Совершенствование закупочной деятельности

28 июля 2014

Правильно организованная закупочная деятельность позволяет не только получать нужное количество товаров в нужное время, но и воздействовать на поставщика или производителя. Такое влияние дает возможность повысить качество поставляемой продукции, а также постоянно обновлять и расширять ее ассортимент, что, в конечном итоге, повышает конкурентоспособность предприятия и помогает максимально удовлетворить потребительский спрос.

Что включает в себя закупочная деятельность?

Совершенствование закупочной деятельности представляет собой целый набор операций. На первом этапе производится отбор и анализ данных, которые необходимы для обоснования решения по осуществлению закупок. Часто необходима фильтрация представленных данных (исключение аномальных продаж, маркетинговых акций и т.п.) Программное обеспечение позволяет сглаживать и фильтровать аномальные продажи автоматически:

 

Рис. 1 Уровень сглаживания и фильтрация выбросов на примере программы Forecast NOW!

 

Исходя из произведенного анализа, производится расчет потребности в товаре с дальнейшим формированием потребительского заказа и управление им.

На основании рассчитанного заказа выявляются поставщики и каналы закупки товара. В процессе работы заключаются договора поставки, согласование ассортимента, учет и контроль выполнения договорных обязательств.

Анализ рынка начинается с исследования характеристик всех потенциальных поставщиков товара. Он включает в себя не только проверку имеющихся источников поставок, но и оценку возможных рисков при выходе на тот или иной рынок. При этом количество критериев анализа ничем не ограничивается – их может быть до нескольких десятков. Как правило, они включают в себя цену, качество, надежность и условия поставки. Дополнительно оценивается финансовая стабильность и кредитоспособность, возможности по увеличению объемов поставок и выполнению экстренного заказа, транспортные расходы. 

Затем рассчитывается потребность в заказе. Расчет выполняется на основе товарных и транспортных ограничений и зависит от бизнес-стратегии предприятия. В программах рассчитанный заказ может выглядеть следующим образом:

 

Рис. 2 Расчет заказа на основе товарных и транспортных ограничений в программе Forecast NOW!

Общий объем заказ рассчитывается как разница между оптимальным запасом и общим остатком товара. Оптимальный запас рассчитывается как сумма планового и страхового запасов.

Естественно, при заказе необходимо учитывать важные условия поставок: кратность поставки, минимальная партия, сроки поставки.

Рассмотрим, как кратность влияет на заказ:

  1. Установим кратность по шести приведенным выше товарам:

 

Рис. 3 Установка кратности в программе Forecast NOW!
 

2. Рассчитаем заказ:
 

 

Рис. 4 Расчет заказа в программе Forecast NOW!
 

Как видно, по всем товарам объем заказа был пересчитан по заданной кратности

Правильные расчеты дают возможность вовремя поставить нужный товар и не завозить тот ассортимент, который в данное время будет пользоваться минимальным спросом – такой тип товара лучше всего доставлять исключительно под заказ.

Поиск поставщиков обычно производится через стандартные механизмы. Это может быть проведение конкурса (тендера), тщательное изучение рекламы данного поставщика, участие в ярмарках и выставках, личные контакты. При этом необходимо обращать внимание на три основных критерия – стоимость товара или услуги, его качество, а также на уровень обслуживания. Кроме того, обязательно нужно обратить внимание на надежность потенциального поставщика. Если первые три условия отвечают всем требованиям, то процесс совершенствования закупочной деятельности можно обратить и на другие критерии:

  • удаленность;
  • срок выполнения текущего и экстренного заказа;
  • управление качеством продукции;
  • кредитоспособность поставщика и прочность его финансового положения.

Как делать закупки эффективнее?

Западные бизнес структуры уже достаточно давно внедряют технологии управления закупочной деятельностью при помощи автоматизации процессов. На нашем рынке данные технологии только развиваются, но уже сегодня можно найти программное обеспечение позволяющее сделать закупочную деятельность гораздо эффективнее и совершеннее. Многие отечественные компании пока еще предпочитают создавать специальные отделы, которые занимаются закупочной деятельностью. В идеале, это достаточно эффективная стратегия, но увеличение количества сотрудников – это лишние расходы. Кроме того, руководство предприятия часто сталкивается с организационными проблемами – возможностью откатов, утечкой служебной информации и других коррупционных деяний. В результате скорость и качество принятия решений может значительно снижаться, что негативно сказывается на состоянии бизнеса.

Современные системы контроля движения товара способны не только учитывать уже совершившееся движение на складах, но и основываясь на уровне запасов, планировать их пополнение. При этом такие системы, анализируя данные в режиме реального времени, учитывают полученные и ожидаемые заказы покупателей, прогнозируют продажи на основе предыдущих циклов и других, заложенных в базу данных параметров, а также оценивают производственные мощности производителей. Эти системы в результате анализа помогут и в выборе новых поставщиков, если возникает такая необходимость. Применение таких систем позволяет уменьшить количество персонала, оптимизировать систему управления закупочной деятельностью и, тем самым, обеспечить непрерывность рабочего процесса, что значительно увеличивает прибыль.

При расчете потребности в заказе большинство автоматизированных систем предлагает разные стратегии работы, которые зависят от позиции руководства предприятия. В зависимости от желания они могут формировать заказ по потребности на данный момент, что подходит для мелких торговых предприятий и позволяет не создавать излишних товарных запасов.

Например, в программе Forecast NOW! есть параметр «точка заказа, дней», позволяющий формировать заказы только в том случае, если общий остаток товара меньше, чем требуется на срок точки заказа:

 

Рис. 5 Точка заказа, дней в программе Forecast NOW!

Теперь сравним заказ с заданной точкой заказа со сделанным с учетом кратности:

 

Рис. 6 Расчет заказа с учетом заданной кратности в программе Forecast NOW!

Можно заметить, что теперь не заказана говядина и рыба, так как на складе достаточно остатков для работы на время точки заказа.

При большом ассортименте товаров обычно рассчитывается сводный заказ по периодам, который учитывает анализ периодичности закупок. Эта стратегия особенно хороша, когда стоимость товара может периодически меняться, а у предприятия есть возможности для его длительного хранения.

Стратегия минимума и максимума помогает пополнять объем товара до его максимально допустимого уровня. При этом закупка производится в тот момент, когда запас понижается до минимально допустимого уровня. Эта стратегия отлично подходит для недорогих товаров, которые пользуются постоянным спросом.

Использование автоматизированных систем показало свою эффективность и при поиске поставщиков. Для этого в список производителей товара вносятся определенные параметры, которые позволяют получить наиболее выгодные предложения. Это можно сделать по каждой позиции товара для нескольких потенциальных поставщиков, включая стоимость и качество, а также транспортные расходы. В результате система контроля закупки товара будет постоянно анализировать текущее положение дел, предлагая наиболее рентабельное решение для данного вида товара на каждый момент времени.
Такая система особенно эффективна при заключении краткосрочных договоров поставки, мотивируя производителя повышать качество товаров и услуг. В то же время, одним из недостатков автоматизированных систем является достаточно высокая вероятность принятия ошибочных решений. Особенно это опасно, если программа не отвечает по своим параметрам нужному роду деятельности. В результате она требует длительной и дорогой настройки, и все равно, вероятность ошибки остается достаточно высокой. Именно поэтому большинство специалистов советуют интегрировать обе структуры управления закупками.
Автоматизация должна быть лишь одним из инструментов, при помощи которых сотрудники работают с запасами товаров. В этом случае эффективность их работы значительно повысится, а программа, кроме рутинных расчетов, будет выполнять контролирующие функции. Процесс совершенствования закупочной деятельности в ваших руках !                

При заказе тест-драйва стартовая версия в подарок

Пожалуйста, указывайте настоящие контактные данные, программа высылается после того как наш сотрудник пообщается с вами.

Оставляя заявку, вы даете согласие на обработку ваших персональных данных.