История офиса

12 декабря 2017

В феврале 2017 года мы переехали в наш новый офис. По удобству и комфорту он превзошёл все предыдущие. Вот несколько свежих фотографий с места работы:

Рабочее пространство и переговорные

Рабочее пространство и переговорные

Зона отдыха и кабинет директора

Зона отдыха и кабинет директора

 

А вот фото с нашего первого места работы, для сравнения:

Рабочее пространство, переговорная, кабинет директора и иногда зона отдыха - 4 в одном!

Рабочее пространство, переговорная, кабинет директора и иногда зона отдыха – четыре в одном!

Наши первый и второй офисыНаши первый и второй офисы

На создание нового рабочего места ушло очень много сил и времени; было задействовано большое количество людей, поэтому нам хочется рассказать, как появилась эта красота и кто в ответе за неё.

 

Первые мысли о переезде

Первые мысли о комфортном месте для работы появились после прохождения акселерации во ФРИИ. Удобное рабочее пространство, переговорные, отдельная кухня, зоны отдыха – перед глазами был отличный пример того, к чему стремиться и что должно быть в офисе для эффективной и комфортной работы.

От мыслей к действию мы перешли только через несколько лет, когда находиться в старом офисе стало совсем невыносимо: было душно и тесно, пахло краской и сигаретами. Визуально тоже обстановка радости не вызывала.

Парадный вход старого офиса

Парадный вход старого офиса

В поисках офиса

Поиски офиса начались в первой половине мая 2016 года, и лишь десятого августа мы нашли подходящий вариант. Около ста дней потратили на поиски, звонки риелторам, осмотры. Мы побывали в тридцати или сорока офисах, и большинство из них практически не отличалось от нашего прежнего места работы. Чем больше офисов мы смотрели, тем яснее становилось понимание того, что нам нужно: хорошее освещение, качественная вентиляция, отдельный вход. Наши запросы по метражу офиса в процессе поиска выросли с 50-60 до 100-150 квадратных метров. Периодически попадались неплохие варианты, но либо мы их упускали, либо появлялся некий стоп-фактор, который полностью менял наше мнение, и мы сами отказывались. Бывали случаи, когда мы находили хорошее место там, где вероятность отыскать его крайне мала, например, в ТЦ «Семь морей», на пятом этаже. Казалось бы, раз это торговый центр, то там должно быть шумно из-за магазинов. Но ситуация оказалась иной: на пятом этаже всего два магазина были открыты, а арендаторы остальных павильонов давно съехали, так что людей там можно было встретить очень редко, тем более что в 2017 году подняться пешком на пятый этаж, чтобы просто что-то посмотреть, – на грани фантастики. Там нам попался офис с большими окнами и прекрасными видами на город:

Вид с 5 этажа. ТЦ 7 морей

ТЦ «Семь морей». Вид с пятого этажа

Мы опоздали на неделю, и там открылась фотостудия:

Источник фото: http://biglittletver.ru/otkrytie-dobroj-fotostudii-na-tverskom-prospekte-3

Из-за того что почти во всех сдаваемых офисах было однообразное дешёвое оформление, мы стали смотреть новые или отреставрированные дома без ремонта.

Верхний этаж в ТЦ Универ. Тестирование.

Верхний этаж в ТЦ «Универ». Тестирование

Смотрели лофт, который находился в процессе ремонта и достройки. Оформлено было хорошо, но дешёвые варианты нас не устраивали из-за плохого освещения. Например, в одном из помещений было всего два маленьких окошка, да и те в потолке. В месте, где было много света, оказались высокие цены, так как там был отдельный парадный вход, и оно больше подходило под кафе или магазины.


В первой половине августа все звёзды сошлись, и мы нашли место, которое нас устроило по расположению, условиям и цене. Дело оставалось за малым: сделать ремонт. После этапа поиска это казалось чем-то попроще. Любое дело тогда казалось чем-то попроще: этап поиска нас сильно утомил.

Наш новый офис. Первая встреча.

Наш новый офис. Первая встреча.

Дизайнера нашего нового места работы мы нашли по знакомству, через дизайнера нашего сайта.

Дизайнер сайта Forecast NOW! - Борис Адамов

Дизайнер офиса Forecast NOW! - Ольга Сидоренко

Идеи по поводу того, как должен выглядеть офис, шли потоком. В специально созданном для этого чате внутри компании мы постоянно вели дискуссии, как оформить, как сделать функционально, где будет расположено основное рабочее пространство, где кабинет директора, где кухня, почему нужны переговорные. Вот примеры идей, которые были на этапе обсуждения:

 

В результате мы пришли к более-менее общей концепции, но всё равно часть идей оставалась очень разноплановой, нужно было их упорядочить и найти единый стиль.

Первое обсуждение проекта с Ольгой прошло в начале сентября. Мы, наверное, около часа рассказывали о том, что хотим и чего точно не хотим.

На следующую встречу Ольга пришла уже с первыми набросками нашего помещения, на которых было изображено, что и где будет находиться. Таких набросков было пять-семь, и, благодаря им, стало наглядно видно, какие вещи не реализуемы, а какие нужно сделать иначе. Мы сидели с этими набросками и прямо на них чертили изменения, много обсуждали и решали, что и как должно быть.

После нескольких таких обсуждений Ольга пришла с 36-страничным документом, где были 3d визуализация офиса, развёртки стен, планы размещения электрики, мебели, вентиляции, сантехники и т.д., а также полное и подробное описание, где, что и за сколько покупать.

Вот пример того, что там было:

На 3д моделях офис выглядел красиво, на казался чем-то нереальным.

На 3d моделях офис выглядел красиво, но казался чем-то нереальным.

С октября начался ремонт. В итоге на всё обустройство офиса ушло примерно четыре с половиной месяца, и на новое место мы переехали в середине февраля 2017 года. Из-за отсутствия подобного опыта мы неправильно рассчитали сроки и думали, что нам понадобится в два раза меньше времени. 

В процессе стройки пришлось изрядно побегать по магазинам и на сам объект, чтобы выбрать на свой вкус наиболее подходящий материал, например кирпич, керамогранит, подобрать цвета, найти краску, сделать тестовые выкрасы под цвет стен.

Тринадцать тонн кирпича превратились в перегородки. Число «тринадцать тонн» нас пугало: боялись, вдруг от тяжести провалимся и уйдем на этаж ниже))

Этап стройки был долгим, тяжёлым и очень затратным по времени. Например, одни кирпичи мы выбирали несколько дней. Катались на такси по всем магазинам, где они продавались, даже начали в них разбираться. В итоге выбрали кирпич Ржевского кирпичного завода.

Затратным ремонт оказался не только по времени, но и по деньгам. Сумма, которую мы планировали потратить на ремонт, – пятьсот тысяч рублей; итоговая сумма оказалась в пять раз больше.

Результатом работ мы остались очень довольны, считаем, он стоит своих денег. Качество ремонта на высоком уровне, всё сделано в соответствии с тем, что было представлено в 3d моделях.

 

Какие факторы повлияли на выбор офиса?

На начальном этапе выбора офиса было немного условий: местоположение, цена и общая площадь. В дальнейшем они переросли в увесистый список, и в итоге мы учитывали следующие факторы:

  • Местоположение в центральном районе, чтобы все сотрудники могли добраться до офиса на общественном транспорте.
  • Цена за квадратный метр (комментарии излишни).
  • Общая площадь – искали от ста метров и больше.
  • Наличие хорошего ремонта или возможность сделать его самостоятельно, добавить перегородки, например для переговорных, провести провода и так далее.
  • Круглосуточный доступ к офису – не хотелось искать вахтёров или охранников на случай, если произойдет форс-мажор; кроме того, сотрудники работают по разным графикам, и одни из них приходят рано утром, а другие уходят поздно вечером.
  • Электроснабжение – далеко не каждый арендодатель был готов предоставить такие мощности, которые мы запрашивали; также было важно, чтобы электричество не отключали.
  • Звукоизоляция, чтобы не было слышно соседей, и возможность сделать звукоизоляцию внутри офиса, чтобы не было слышно тех, кто общается по телефону или скайпу.
  • Вентиляция и возможность поставить кондиционеры – мы искали офис летом, и в большинстве мест, которые мы смотрели, было очень душно.

После переезда в новый офис мы продолжаем его обустраивать: поставили звукоизоляцию в переговорных, повесили кондиционеры, появляется новая техника, которую нужно монтировать.

Из последнего, что добавили, – это датчик контроля за углекислым газом и приборы увлажнения, чтобы было комфортнее находиться в офисе.

Практические советы по ремонту офиса

Мы работали не напрямую с рабочей бригадой, а через компанию. Работа напрямую позволяет сэкономить деньги, однако зачастую возникает проблема, связанная с тем фактом, что одни и те же люди являются одновременно и исполнителями, и теми, кто сдаёт работу. В чём именно заключается проблема при работе напрямую с бригадой? В том, что, если, принимая работу, вы видите, что выполнена она не так, как вам хотелось бы, вам приходится доказывать рабочим, что, например, плитка положена криво.

Мы работали через компанию «Центр строительных решений», которую возглавляет Максим Викторович Верижников. Максим и его компания выполняли роль буфера: мы общались только с ним, и нам не приходилось контактировать с рабочими, Максим выполнял эту работу за нас. Если мы говорили, что что-нибудь положено криво, например кирпичи, и нужно это переложить, Максим адекватно воспринимал нашу критику и уже сам показывал и доказывал рабочим, что им нужно исправить. Мы с этим не возились. 

По аналогичному принципу мы работали и над оформлением офиса. Мы полностью доверились дизайнеру, и всю ответственность и полномочия передали ей, не дёргаясь и не разрываясь, какое решение принимать нам, а какое Ольге. Все вопросы, которые возникали, полным списком перенаправлялись Ольге. Мы согласовали и утвердили макет, как всё должно выглядеть, а дальше, если в процессе появлялась необходимость в каких-либо корректировках, например, передвинуть розетки или что-нибудь ещё, то всё переадресовывалось Ольге.

Такой формат работы был удобен потому, что, во-первых, мы не тратили своё время, во-вторых, если постоянно вмешиваться, то получится твоя работа, а не работа дизайнера, в-третьих, ответственен за результат был один конкретный человек. На наш взгляд, такой подход был наиболее комфортным и для Ольги, так как мы полностью ей доверяли и не вмешивались в рабочий процесс.

Также хотелось бы пару строк написать по поводу работы с ремонтными бригадами, а именно финансовой стороны вопроса.
Было два сценария работы с бригадой. Первый – рабочие составляли смету, мы смотрели, в какую сумму нам обойдутся разные варианты, после чего утверждали конечный вариант сметы, и ни на рубль не выходили за пределы обозначенной суммы. Даже если в процессе ремонта возникала непредвиденная необходимость что-либо докупить, рабочие брали эти расходы на себя. Второй сценарий – когда мы торопились, не согласовывали смету, и все дополнительные финансовые затраты ложились на нас, что зачастую оказывалось большим сюрпризом из-за изменений в ходе работ.

Если есть возможность, то все сметы нужно согласовывать предварительно, до начала работ, чтобы безошибочно планировать бюджет и знать стоимость различных вариантов.
Всегда договаривайтесь заранее, чтобы сумма, согласованная в смете, не изменялась, рабочие сами оценили свой труд, расходы и риски относительно необходимого количества материалов, взяли на себя ответственность за то, чтобы материалов хватило.
В ходе работ были моменты, которые мы продумали заранее.

Бесперебойное питание

Была произведена установка блока бесперебойного питания на все розетки. Теперь во всём офисе они автоматически стабилизированы, и при отключении электричества работа компьютеров поддерживается ещё в течение получаса, что позволяет в спокойном режиме завершить все процессы и выключить устройство.

Масштабируемость

Масштабируемость мест была продумана в самом начале, ещё на этапе дизайна. Необходимо было добавить, как минимум шесть рабочих мест. Были заранее подготовлены макеты, изображающие, как и где должны были разместиться дополнительные столы для сотрудников, которых компания планирует нанять в будущем.

Аренда

Мы взяли помещение в долгосрочную аренду, а именно на десять лет. Это важно потому, что перед тем, как вложить большую сумму денег в ремонт помещения, необходимо быть уверенным, что тебя не выгонят из него через год. В договоре аренды мы прописали условия о возможном повышении цены: её можно пересмотреть лишь раз в пять лет и только на сумму, обусловленную инфляцией.

Краска для кабель-канала

Хороший кабель-канал с розетками поставляется только в стандартных цветах: белом и чёрном. Но нам нужен был жёлтый цвет. Для этого мы покрасили их специальной краской, которой покрывают автомобили в машинном цеху. В итоге кабель-канал хорошо служит, ничего не отдирается.

Вещи, которые мы не продумали или сделали не оптимально

Мы не до конца продумали размещение и работу вентиляции. Решив сэкономить, заплатили 350 вместо 550 тысяч рублей. В итоге пришлось докупить два кондиционера, которые обошлись нам в 150 тысяч рублей, и в сумме сложилась та же самая цена. Мы могли бы сразу её заплатить и получить более функциональную вентиляцию, которая бы обеспечивала температурный баланс в переговорных комнатах и нагревала и охлаждала всё помещение равномерно. Таким образом, денег мы потратили столько же, но проиграли по функционалу.

Индивидуальное освещение рабочих мест получилось слишком ярким, поэтому мы планируем его доработать и установить диммеры. Изначально мы о них даже не думали, поэтому проводка для регулятора не была заложена, и сейчас нам предстоит найти способ, как эту проблему обойти.

Помещение мы принимали, к сожалению, с уже приклеенным гипсокартоном. Он был положен неправильно, шов шёл всё время одинаково, и из-за этого могли появиться трещины. Нас об этом предупредили заранее, поэтому мы придумали несколько вариантов решения. Самый дорогой вариант – снимать весь гипсокартон и заново всё перекладывать; это увеличило бы и сроки, и расходы.  Второй вариант – попытаться выровнять гипсокартон. Мы выбрали самый дешёвый вариант: нашли и специально заказали на заводе рельефную краску с конкретным уровнем зерна. Пробовали разные уровни и смотрели, какой из них будет, во-первых, скрывать максимальное количество дефектов, в том числе дефекты углов, стыков гипсокартона, и, во-вторых, красиво при этом смотреться. Идея полностью себя оправдала, офис выглядит стильно, и изъянов дешёвого гипсокартона не видно.
 

При заказе тест-драйва стартовая версия в подарок

Пожалуйста, указывайте настоящие контактные данные, программа высылается после того как наш сотрудник пообщается с вами.

Оставляя заявку, вы даете согласие на обработку ваших персональных данных.