Цели оптимизации запасов
Нормально развивающееся торговое предприятие обязательно должно создавать некоторый товарный запас. Так как от этого в значительной мере зависит прибыльность бизнеса. При этом сам факт их наличия предполагает определенный убыток, но при правильной системе оптимизации запасов, в длительной перспективе, он оборачивается дополнительной прибылью.
Правильно спланированная и произведенная оптимизация запасов позволит минимизировать затраты на них, не закупая неликвидный товар, который не будет реализован. В то же время, это позволяет увеличить прибыль за счет непрерывности оказания услуг, на которые есть постоянный спрос.
Довольно значительный эффект может дать автоматизация управления товарными запасами (в случае если у компании значительный товарный ассортимент и сложная бизнес-логика)
Рис. 1 Реальная экономия по запасам при использовании специализированного программного обеспечения Forecast NOW!.
В современном торговом бизнесе важнейшим фактором успеха обслуживания является достаточный уровень запасов, который позволяет наладить бесперебойное обслуживание потребителей, тем самым, повышая рейтинги предприятия и его прибыльность.
При этом необходимо обязательно соблюдать баланс между максимальным и минимальным уровнем складских запасов. Цель оптимизации постоянно поддерживать такой уровень, который не позволит появиться дефициту, и в то же время избавит компанию от излишних затрат на хранение неликвидного товара на складах.
Таким образом, важно соотносить возможные потери от дефицита товара с затратами на их хранение. Одним из возможных механизмов является оптимизация уровня сервиса. В этой модели сделаны следующие предположения:
- компания теряет недополученную прибыль от дефицита товаров
- компания несет затраты по хранению товаров на складе
Соответственно оптимальной будет та точка, в которой минимизирована сумма потерь от этих двух факторов.
Поиск этой точки можно проводить через подбор уровня сервиса. Вручную сделать это невозможно, но на помощь могут прийти специализированные программы по управлению товарными запасами.
Рис. 2 Пример расчета оптимального уровня сервиса, выполненный в программе Forecast NOW!
На рисунке видно, что при плече поставке в 30 дней, затратах на хранение + стоимости альтернативных вложений в 20% оптимальным уровнем сервиса по товару будет 98%. Если мы увеличим уровень сервиса до 99%, то потери на стоимости хранения запасов будут больше, чем компенсированные потери от дефицита. И наоборот, если снизим уровень сервиса до 97%, то дефицит даст больше потерь, чем мы сэкономим на хранении.
Такой анализ можно провести по всем товарам:
Рис. 3 Оптимальный уровень сервиса в программе Forecast NOW!
Типичные ошибки при оптимизации запасов. Переоптимизация
При проведении оптимизации запасов нужно придерживаться определенной системы, которая позволит избежать типичных ошибок. Важно, что переоптимизация запасов может привести к негативным явлениям, существенно снижающим прибыль торгового предприятия.
Называется три типичные ошибки, допускаемые при оптимизации товаров. Это:
- излишнее сокращение затрат на запасы,
- излишний заказ на основные группы товаров и
- неопределенность критериев оптимизации.
В тех случаях, когда менеджер необоснованно сокращает запасы, возникает дефицит товара и, как следствие, его недостаток в рабочем секторе. В результате предприятие не получает возможную прибыль, а также страдает вся система сервиса, поскольку покупатель уходит неудовлетворенным.
Если же товары категории АА (наиболее важные) заказываются в избытке, зачастую остаются неликвидные запасы, что приводит к необоснованному повышению цен и снижению конкурентоспособности предприятия. Кроме того, при торговле важно охватывать как можно более широкую гамму товарных групп. Они могут не приносить большую прибыль, но повышают качество сервиса, что в конечном итоге благотворно влияет на бизнес. Именно поэтому при выборе критериев оптимизации необходимо рассматривать целый комплекс проблем, который позволит определить правильную стратегию, приносящую наибольшую прибыль.
Как это применяется на практике
На первичном этапе производится строгий учет товаров, определяются их группы, и оценивается уровень их реализации в течение определенного периода времени.
Существует несколько систем учета товаров, которые используются в зависимости от размеров и сложности управления запасами на предприятии.
Простейший тип учета – применение красной линии, то есть того уровня, ниже которого не должно опускаться количество товарных запасов. Очень удобно, если при этом заказ производится автоматически при помощи специализированной системы.
Например, в программе Forecast NOW! есть параметр «точка заказа, дней», позволяющий формировать заказы только в том случае, если общий остаток товара меньше, чем требуется на срок точки заказа:
Рис. 4 Настройка параметра точка заказа дней в программе Forecast NOW!
Второй тип учета основан на использовании двухсекторной стратегии для рабочего и резервного секторов. Здесь сигналом к приобретению является исчерпание запасов в рабочем секторе. После этого он заполняется резервным товаром, что является сигналом к размещению заказа на новый товар. Эта стратегия помогает точнее определить оптимальный объем закупаемого товара.
Наиболее точным является учет товара на основе АВС- анализа. Для этого товары разбиваются на категории по популярности. При этом очень удобно использовать правило, которое гласит, что 20% ассортимента дают 80% от выручки. Разбив товар на группы можно автоматизировать его поступление на склад, точно спрогнозировав необходимое количество.
Возможно также проведение кросс ABC анализа (по двум параметрам)
Например,
Рис. 5 Кросс АВС (Прибыль/ Ед. – Продажи, ед.) в программе Forecast NOW!
Результатом будет формирование групп товаров, по которым нужно установить различный уровень сервиса.
Уровень сервиса выставляется экспертным путем, возможные значения см на рис.:
Рис. 6 Основные значения уровня сервиса
Производя процесс оптимизации, особое внимание следует обратить на товары группы АА, которые дают наибольшую часть прибыли и объема продаж. Именно их поставки необходимо контролировать особенно тщательно. Это лучше делать двухсекторным методом, который позволяет быстрее реагировать на изменения рынка. Товары групп В и С, как менее востребованные, можно пополнять методом красной линии.
Стратегия оптимизации запасов оправдает себя только при условии полного контроля. Для этого на предприятиях вводят дополнительные штатные единицы, управляющие своевременным пополнением товарного запаса. Более дешевое и, в ряде случаев, более эффективное решение – внедрение на предприятии автоматизированной системы, которая после выбора критериев оптимизации будет в автономном режиме генерировать заказы, корректируемые менеджером по закупкам.
При внедрении автоматизированных систем существенно сократится время формирования заказа и уменьшится возможность ошибки.
