Управление современным торговым предприятием невозможно без эффективного планирования закупок. Огромный ассортимент товаров, жесткая конкуренция, резкие колебания спроса – все эти факторы требуют применения точных и оперативных методов учета товарных ресурсов.
В общем случае спрос оценивается уровнем продаж товара. То есть количество и ассортимент закупаемого товара должны компенсировать спрос на него. При достаточных запасах товаров, потребность в них компенсируется доставкой со складов. При уменьшении запасов товара производится закупка недостающих позиций у поставщиков. В этом случае и приходится решать такие вопросы, как: что закупать, у кого, когда и в каком количестве.
Сколько закупать?
Для оценки количества и ассортимента закупок наиболее популярен метод АВС и XYZ анализа. С его помощью производится группировка товаров по их значимости и на основе этого принимаются решения о необходимости их закупки.
ABC – анализ показывает вклад товара в определенный параметр (продажи, выручка и т.д.), XYZ – анализ показывает стабильность выбранного параметра у товара.
Рис. 1 Пример проведенного ABC-XYZанализа по продажам в программе ForecastNOW!
Чем товар находится правее и выше, тем лучше и стабильнее он продается.
Проведя классификацию товаров и составив матрицу АВС-XYZ, можно сделать следующие выводы:
АХ и ВХ – товары из этих групп отличаются высоким товарооборотом и стабильностью. Эти товары должны всегда быть в наличии, причем, благодаря хорошей прогнозируемости их расхода нет необходимости поддерживать избыточный страховой запас.
Обычно для товаров этих групп выставляются высокие значения уровня сервиса обслуживания клиентов.
Рис. 2 Уровень сервиса обслуживания клиентов на примере программы ForecastNOW!
AY и BY – характеризуются высоким товарооборотом, но отличаются недостаточной стабильность продаж. Поэтому, для их постоянного наличия, необходимо иметь достаточный страховой запас.
AZ и BZ – высокий товарооборот и низкая прогнозируемость продаж. Попытка поддерживать избыточный страховой товарный запас по товарам этой группы может привести к значительному увеличению общих товарных запасов компании. Для товаров из этой группы рекомендуется разработать отдельную систему заказов. Часть из них можно перевести на заказы с фиксированным объемом (суммой), для другой части – обеспечить более частые периодические поставки, для третьей – выбрать поставщиков, которые расположены недалеко от склада. Для самых нестабильных подгрупп этой группы можно повысить периодичность контроля и даже поручить работу с этими товарами отдельному (желательно достаточно опытному) менеджеру.
С
Товары, входящие в группу С, обычно составляют порядка 80% ассортимента компании. XYZ-анализ поможет значительно повысить эффективность управления товарами данной группы.
Для товаров из подгруппы СХ оптимальной будет постоянно-периодичная система заказов, что позволит снизить страховой товарный запас.
Товары группы CY могут поставляться по системе с постоянным объемом (суммой) заказа, но при этом необходим достаточный страховой запас (в пределах имеющихся у компании финансовых и складских резервов).
Группа товаров CZ – это все новые товары, товары, поставляемые под заказ, и товары случайного спроса. Часть этих товаров можно без ущерба для товарооборота вывести из ассортимента, а остальную часть необходимо внимательно контролировать, так как неликвиды таких товаров часто являются причиной убытков.
При этом автоматические системы управления запасами позволят выявить новые товары и товары, продающиеся под заказ (не складские) и предложат пользователю заказать их вручную:
Рис. 3 Достоверность товара на примере программы ForecastNOW!
Рис. 4 Общие выводы по управлению товарными запасами в зависимости от их группы
Выбор периода планирования закупок
Выбор периода планирования зависит от следующих параметров:
- сезонность продаж (недельная или месячная, продажи стабильны или значительно отличаются по месяцам)
- срок поставки товара (период планирования запасов должен быть соотнесен со сроками поставки: если товар доставляется Вам 3 месяца, то планировать склад на неделю бессмысленно)
Особое внимание при составлении планов следует уделить предприятиям, торгующим товарами с редким спросом (стройматериалами, запчастями для автомобилей, бытовой техникой и т.п. ). Типичная проблема таких компаний в том, что финансирование на закупку товаров выделяется на месяц, а оптимальный период планирования закупок для товаров подобных категорий составляет полгода. При попытке сократить этот срок до месяца большинство товаров попадет в группу Z, что значительно затруднит планирование спроса.
Расчет оптимального запаса с учетом сезонности продаж
Серьезное влияние на результаты расчетов может оказать и сезонность спроса на некоторые товары. Без учета этого фактора даже вполне "стабильные" товары могут попасть в группу Z. Для эффективного анализа сезонного спроса необходимо выделить этот параметр из фактических данных. Чтобы исключить сезонный фактор из данных о продажах, значения продаж делятся на соответствующие сезонные коэффициенты (свои для каждой группы товаров), что позволяет значительно снизить коэффициент вариации. Для расчета сезонных коэффициентов используются показатели сезонных трендов – значений прогнозов продаж на каждый месяц.
При этом при планировании запасов сезонность лучше рассчитывать по группе товаров, так как у одного товара слишком велик случайный фактор.
Сезонность можно рассчитать при помощи систем управления товарными запасами
Рис. 5 Расчёт сезонности по группе товаров «кондитерские изделия» в программе ForecastNOW!
У кого закупить
Кроме изучения спроса на товары не менее важным в планировании закупок является правильный выбор поставщиков товаров.
Закупка товаров может производиться:
- на промышленных и сельскохозяйственных предприятиях (в том числе и местных);
- у индивидуальных предпринимателей и населения;
- на оптовых базах и в оптово-посреднических структурах;
- в иностранных компаниях и их представительствах.
Выбор поставщиков осуществляется в зависимости от общего состояния рынка товаров, объема и ассортимента товаров, которые может предложить конкретный поставщик, от уровня цен, надежности и еще множества факторов, которые необходимо выяснить перед заключением договора. Для получения актуальной информации о поставщике проводится первичное и вторичное исследование рынка.
При первичном (или прямом) изучении рынка используются следующие источники информации:
- предварительные переговоры с поставщиками, а также общение с их клиентами и конкурентами;
- переговоры с фирмами-посредниками;
- посещение выставок продукции и общение с представителями компаний-производителей;
- выезд непосредственно на территорию предприятий-поставщиков для объективной оценки их технических возможностей.
При вторичном (косвенном) исследовании рынка проводится тщательно изучение имеющихся документов и прочей доступной информации. Для этого используются:
- биржевые бюллетени, обзоры рынка, содержащие прямую или косвенную информацию о поставщиках;
- упоминания поставщиков в прессе и специальных фирменных журналах;
- сравнение цен и условий поставок, содержащихся в различных каталогах, проспектах, газетах и прочих рекламных изданиях;
- информация о поставщиках, представленная в Интернет, включая как официальные сайты компаний, так и отзывы о них, размещенные на сторонних ресурсах.
Все полученные данные сводятся в таблицу, где по горизонтали перечисляются критерии отбора (цены, качество и комплектность товара; удаленность и надежность поставщика и т.п.), а по вертикали заносятся сами поставщики. В соответствующих клетках каждому потенциальному поставщику по каждому критерию по пятибалльной шкале выставляется оценка – от "0" (неприемлемо) до "5" (отлично). Далее, показатели суммируются и, на основании полученных оценок, отбираются наиболее перспективные компании, с которыми и заключаются договора на поставку товаров.
