– Александр, для каких компаний предназначен разработанный Вашей командой продукт Forecast NOW! – программа для прогнозирования спроса и оптимизации запасов?
Александр Грицай: Наш программный продукт ориентирован на оптово-розничные торговые компании, будь то розница или дистрибуция. Это компании, у которых есть свой склад, постоянный ассортимент, которые реализуют продукцию не под заказ, а со склада, и планируют удовлетворять регулярный спрос. Обычно у наших компаний-клиентов от 500 товарных наименований, объем склада от 10 миллионов рублей до миллиардов рублей. По сфере деятельности это совершенно разные компании, так как у нас есть решения для всевозможных групп товаров: стройматериалы, электротовары, термотехника, автозапчасти, бижутерия, парфюмерия, бытовая химия. И в то же время есть решения для продуктовых сетей, в том числе, для скоропортящихся продуктов питания. Наша система позволяет решать задачи в компаниях, у которых есть распределительный центр, и в компаниях, у которых есть филиалы.
– А опыт работы с производственными компаниями есть у Вас?
А.Г.: Нет, с производственными компаниями в настоящий момент мы не работаем. Хотя можем автоматизировать им ту часть, которая отвечает за планирование объемов продукции, которые нужно произвести, чтобы удовлетворить спрос. То есть, то, что касается непосредственно планирования спроса. Самой же системы, которая разворачивала бы это до нужного уровня (какое сырье нужно заказать, когда, на какой фабрике), у нас в настоящий момент нет. Но в ближайших стратегических планах есть понимание о необходимости разработки такого модуля.
– Александр, ранее Вы описали компании, для которых предназначен продукт. А на каком этапе развития компании Вы рекомендуете внедрять автоматизированную систему управления запросами?
А.Г.: Считаю, что на разных этапах автоматизированные системы управления запросами будут различны в зависимости от того, насколько велика компания, как построены бизнес-процессы и так далее. На начальном этапе это могут быть самостоятельные доработки 1С, которые покрывают потребности компании. Дальше – это может быть развитие в Excel, с какими-нибудь макросами, которые реализуются сотрудниками. Но на определенном этапе количество товарных позиций переходит границу в тысячи, увеличивается количество складов, либо спрос сам по себе является достаточно сложным, непрогнозируемым, например, как стройматериалы или другой редкий спрос – автозапчасти. И в этом случае в Excel уже можно запутаться, а писать самостоятельные настройки для компании будет очень дорого, потому что нужно иметь соответствующие компетенции, либо отвлекать IT-отдел на поддержку таких продуктов. Поэтому наступает тот момент, когда компания понимает, что нужно покупать готовый, существующий программный продукт, то есть задумается о системе автоматического управления запасами. По нашему опыту этот момент наступает, когда собственник или даже коммерческий директор компании, изначально занимавшиеся закупкой товара, понимают, насколько их достаточно дорогое время используется не по назначению.
С другой стороны, понимание компании о необходимости автоматизировать процесс закупки приходит и в случае достаточно бурного развития компании, открытия множества филиалов, когда становится нерентабельно увеличивать штаб закупщиков. Обычно в таких компаниях к этому моменту уже есть какая-то система учета и рабочая группа людей, которые самостоятельно предпринимали какие-то попытки, и они готовы возглавить процесс. То есть у компании уже должны быть поставлены бизнес-процессы в учетной системе. Однако не у всех это сделано, и порой компании, желающие внедрить наш программный продукт, сначала приходят к понимаю принципов работы системы, а потом уже к осознанию важности и первичности отладки бизнес-процессов в учетной системе. Я говорю о том, чтобы правильно создавались и закрывались заказы, были необходимые данные в информационной системе. Иногда такого нет.
Если все эти факторы совпадают, тогда уже можно говорить о внедрении автоматизированной системы управления запасами. Здесь стоит отметить еще такой момент: не все автоматизированные системы подходят любой компании, поэтому нужно рассматривать их с точки зрения потенциальных инвестиций, которые компания вкладывает, и той выгоды, которую она получит от этого внедрения. К примеру, если малому бизнесу подарить существующую самую дорогую «навороченную» систему, то она принесет ему больше вреда, чем пользы, потому что потребуется нанимать дополнительных сотрудников, новые компетенции и т.д. То есть для компаний каждого уровня необходимо выбирать релевантный программный продукт.
– Полностью с Вами согласна в том, что программный продукт должен соответствовать уровню развития менеджмента и компетенциям. А какие проблемы в управлении запасами в компаниях позволяет решить Ваш программный продукт?
А.Г.: Проблемы нескольких классов. Например, если говорить про аптечные сети, то у них основная проблема – это дефицит товара, потому что в аптеках производится заказ уже по факту отсутствия товара. Большинство аптек ведут просто записи в тетрадках, и они (записи) появляются только после того, как запрашиваемого товара не оказывается в наличии. И товар будет отсутствовать еще некоторое количество времени, например, два дня, пока он не приедет. То есть в случае с аптечным бизнесом – это, в основном, сокращение дефицита и увеличение уровня удовлетворенного спроса на 5-7%, иногда даже на 10-15%.
Если же говорить про другие компании, например, строительных материалов или электротоваров, то здесь задача состоит в том, чтобы правильно сбалансировать товарный запас между группами. Основная проблема в том, что компании, которые прошли тренинги и семинары по управлению запасами, знают о группе АА, тщательно за ней следят, что приводит в итоге к перезатариванию. Этот факт мы обнаруживаем, когда проводим анализ и видим, что как раз в этой группе сосредоточен излишний запас. А на другие группы, которые не попали в группу АА, обращается слишком мало внимания или вообще про них забывают, отчего там возникает дефицит. Таким образом, перераспределение товарного запаса с излишков в дефициты позволяет, с одной стороны, увеличить оборачиваемость запасов группы АА, и увеличить годовую рентабельность. С другой стороны, мы сокращаем дефицит за счет того, что средства, которые лежали в ненужном товаре, вкладываются в товары, по которым наблюдался дефицит.
Есть компании, у которых присутствует другая проблема – это когда неконтролируемые закупки осуществляются сотрудниками на местах. Эти люди просто берут необоснованные цифры, а руководители компании потом не могут понять, почему те или иные закупки были осуществлены. В нашем продукте предусмотрен модуль, который позволяет контролировать закупки и, соответственно, понимать, почему какие-то корректировки были сделаны менеджером и посмотреть отклонения от рекомендации системы. То есть руководитель получает инструмент контроля закупок, планирование становится прозрачным.
Еще одна проблема, с которой часто сталкиваются компании – это большая текучесть кадров среди закупщиков. Так, если человек приходит на новое место и ему необходимо заниматься закупками какого-то сложного ассортимента, например, материалов для баннерной рекламы, то ему нужно глубоко погрузиться в эту тему, прежде чем он сможет начать работать. Замена сотрудников, их болезнь, отпуска – это все ведет к дефициту, неправильным закупкам. А наш программный продукт, помимо оптимизации и сокращения затрат на хранение, позволяет автоматизировать процесс, минимизировав риски человеческого фактора. Наша экспертная система имеет внутри себя базовые цифры, которые помогут новому сотруднику в работе с продуктом. Безусловно, он может вносить свое экспертное мнение, но оно уже будет основано на цифрах.
– Таким образом, компания уходит от зависимости от уровня подготовки, знаний, расторопности сотрудников?
А.Г.: Да, совершенно верно.
– Также автоматизированные системы позволяют значительно повысить производительность труда, не так ли?
А.Г.: Безусловно. У нас есть пример, когда дилер компании «Ситроен», занимавшийся закупками, тратил четыре часа на монотонный просмотр десятков тысяч позиций по запчастям. После внедрения программного продукта мы вышли на то, что закупками занимается кладовщик, тратя на это всего 20 минут. То есть производительность труда увеличивается на порядок.
Не все компании хотят сокращать людей, но наш программный продукт позволяет перераспределить штат таким образом, чтобы некоторые сотрудники не просто составляли заказы, выполняя монотонную работу, а переходили на новый уровень и занимались аналитическими работами. Например, исследовали различные товарные группы, их динамику, проводили анализ эффективности управления товарными запасами и оценивали направление движения компании, корректировали планы. Именно такую возможность – переход на более высокий уровень и отказ от рутины предоставляет наш программный продукт.
– Бесспорно, повышение производительности труда – это один из самых весомых результатов внедрения именно автоматизированной системы управления запасами.
Беседовала Ольга Правук ( Профиль Facebook)
Материал взят отсюда:uprzapasami.ru/Александр Грицай: Каким должен быть программный продукт по управлению и оптимизации товарных запасов. Часть 1
