Управление запасами
Для работы современного предприятия необходимо наладить эффективное движение информационных и материальных потоков, которые доводят товар от производителя или поставщика до потребителя. Планированием, управлением и контролем этих потоков и занимается логистика.
Чтобы эффективно применять логистические методики, необходимо определенным образом организовать работу предприятия. Прежде всего, нужно наладить систему управления запасами. Для этого производится учет объема и ассортимента товарных запасов, которые постоянно контролируются. Сделать это можно при помощи специально обученных сотрудников, которые обязаны периодически предоставлять информацию о приходе и расходе товаров. Другой путь – это создание автоматизированной системы, программы для логистики, которая в автоматическом режиме будет учитывать движение товара на складе.
Организация поставок во многом зависит от прогнозирования спроса на ту или иную группу товаров. Прогнозирование производится на основе календарных планов, которые составляются на основе исследования рынка и опыта работы на нем. Например, часто всплески спроса являются сезонными или связанными с появлением на рынке нового товара или открытием новой торговой точки/проведением маркетинговой акции.
При этом программы для логистики позволят учесть оба фактора:
- Сезонность – путем автоматического расчета коэффициентов
- Растущий тренд – автоматический расчет и введение экспертных оценок
Рассмотрим учет второго фактора:
Рис. 1 Расчет заказа без учета тренда в программе для логистики ForecastNOW!
При этом мы знаем, что в связи с открытием новой торговой точки в июле продажи по экспертным оценкам должны вырасти на 20%:
Рис. 2 Коэффициент роста в программе для логистики ForecastNOW!
Пересчитанный заказ:
Рис. 3 Пересчитанный заказ с учетом коэффициента роста в 20% в течении года.
Как видно, оптимальные запасы и заказы были пересчитаны с учетом тренда.
На основе учета товарных запасов и прогнозирования спроса производится расчет оптимального запаса товара на поточный период. Расчет оптимальных запасов осуществляется с учетом двух основных факторов. Замеряется средняя норма продаж данного вида товара за фиксированный период времени и среднее время транспортировки партии товара. Перемножив эти две величины можно получить общий объем минимального запаса данного товара. При более точном планировании расчет ведется не по средним продажам, а при помощи более сложным алгоритмов: алгоритмы экспоненциального сглаживания, ARIMA, нейронные сети и методы математического моделирования.
Обычно, в автоматизированным системах можно задать сроки поставки разных товаров или вводить их вручную.
Например, мы знаем, что поставщик привезет к нам товар 20.07.2014, а в следующий раз осуществит поставку 25.07.2014. Соответственно нам нужно сформировать запас на эти даты:
Рис. 4 Настройка даты при формировании заказа в программе для логистики ForecastNOW!
После этого система автоматически рассчитает оптимальные запасы и заказы по товарам:
Рис. 5 Автоматический расчет оптимального запаса и заказа по товарам в программе ForecastNOW!
Оптимальный запас система рассчитала исходя из продаж товаров, сезонности и прочих факторов. Разница между оптимальным запасом и общим остатком товара и составляет необходимый заказ на выбранный период.
При расчете потребности необходимо учитывать затраты на закупку и хранение товара, а также скорость его реализации в данный момент и возможные потери от дефицита.
Одним из возможных механизмов соотнесения этих двух факторов является оптимизация уровня сервиса. В этой модели сделаны следующие предположения:
- компания теряет недополученную прибыль от дефицита товаров
- компания несет затраты по хранению товаров на складе
Соответственно оптимальной будет та точка, в которой минимизирована сумма потерь от этих двух факторов.
Поиск этой точки можно проводить через подбор уровня сервиса. Вручную сделать это невозможно, но на помощь могут прийти специализированные программы по управлению товарными запасами.
Рис. 6 Пример расчета оптимального уровня сервиса, выполненный в программе для логистики Forecast NOW!
На рисунке видно, что при плече поставки в 30 дней, затратах на хранение + стоимости альтернативных вложений в 20% оптимальным уровнем сервиса по товару будет 98%.
Подобные расчеты лучше доварить специализированной системе.
Управление закупками
При выборе поставщика необходимо провести анализ по тем позициям, на которые он претендует. Основополагающим документом при этом является его прайс-лист, который регистрируется в рамках заключаемого договора. Среди критериев, которые отвечают надежному поставщику можно выделить:
- желание совместно проводить оптимизацию закупок товара;
- совместная работа над формированием стоимости заказов, которая может меняться в зависимости от непрямых затрат и объема поставляемых партий товара;
- наличие каналов транспортирования и складов, где можно оставить товары;
- желание и возможность заключать долгосрочные соглашения.
После формирования списка поставщиков с ними проводятся встречи, на которых окончательно решаются все вопросы. Как правило, заказчик предлагает определенный испытательный срок, необходимый для того, чтобы оценить надежность партнера. Это позволит снизить количество претензий к минимуму, как и упростить постоянный контроль за его работой, который непрерывно осуществляется профильными сотрудниками или автоматизированными системами. После оценки финансового состояния поставщика можно переходить к заключению долгосрочного договора, с возможностью пересмотра цен на товар при изменении условий на рынке.
Среди сбоев, которые возможны при планировании управления закупками, чаще всего встречаются изменения спроса на товар в ту или иную сторону, которые приводят к его дефициту или избытку. Кроме того, встречается задержка или наоборот, ускорение поставки, оба этих момент желательно предусмотреть в договоре. Те же проблемы возникают и при поставке незапланированных объемов товара. При правильном построении логистической системы, негативный эффект от этих сбоев можно будет свести к минимуму.
Транспортировка
Главными критериями, по которым отбирается транспортные средства, являются стоимость перевозок, регулярный график движения, скорость доставки, приспособленность к транспортировке данного вида груза, безопасность. Для каждой группы товаров данный набор критериев реализуется по-разному, именно на их основе формируется запрос на транспортное средство, осуществляющее перевозки. Принципиальным является совокупное значение расходов на закупку товара, затрат на его перевозку и хранение по отношению к доходам, которые получает предприятие от реализации товара.
Транспортировка товара должна осуществляться по заранее согласованному маршруту, выбранным транспортным средством. Для мелких торговых организаций может подойти схема попутной доставки груза, когда транспорт идет до конечной точки с несколькими промежуточными остановками. Это поможет существенно снизить затраты на транспортировку. Особое внимание нужно обратить на упаковку, которая защищает товар от повреждений и преждевременной порчи. Это могут быть бумажные и пластиковые пакеты или емкости для транспортировки жидкостей, металлизированная пленка и другие защитные материалы. При транспортировке скоропортящихся товаров, транспортное средство должно быть оборудовано дополнительными устройствами, обеспечивающими сохранность товаров.
Согласно Федеральному закону «О защите прав потребителей» товар должен быть промаркирован с целью доведения информации о товаре до потребителя. В маркировку включается наименование, адрес производителя, подтверждение соответствия, сведения о его потребительских свойствах и составе, срок службы или годности товара. Согласно маркировке товар выгружается на складе и хранится с учетом всех требований, содержащихся в маркировке. При этом данные о сроках годности обязательно заносятся в автоматизированную систему управления, которая подскажет предельный срок их реализации.
