Факты о компании:

• 25 лет на рынке
• Лидер приволжского федерального округа по поставкам электротехнической продукции
• 100 000 SKU в 80 номенклатурных группах 
• Складской комплекс более 30 000 кв.м
• 600 сотрудников  в 9 регионах 
• 300 постоянных поставщиков

Показатели компании до внедрения ( 2017 год)

• Оборачиваемость 45-50 дней
• Дефицит по товарам класса А более 4%
• 70 000 SKU
• 21 менеджер в отделе закупок
• Управление запасами в ERP 1C c помощью логики и формул разработаных самостоятельно

Предпосылки внедрения

Собственниками компании было поставлено несколько задач:

• Увеличение объема закупок по ассортименту, количеству артикулов, количеству поставщиков.
• Улучшение оборачиваемости и сокращение дефицита. 
• Снижение операционных расходов на отдел закупок. 

Рассматривалось два варианта решения этих задач - дополнительно нанимать сотрудников в штат, либо оптимизировать деятельность с помощью специализированного ПО.  Поскольку в компании был достаточно высокий уровень управления товарными запасами, то было принято решение сделать акцент на автоматизацию и оптимизацию.

"Управлению товарным запасами мы всегда уделяли достаточно много внимания и были довольны показателями. Около 7 лет потратили, чтобы выстроить эффективную систему, учились на собственных ошибках, вывели собственную формулу, которая нас устраивала по всем классам товаров. У нас была хорошая оборачиваемость, минимум дефицита, все показатели работали хорошо.  Но в связи с ростом компании и  новыми задачами увеличивался объем закупок, количество артикулов, количество поставщиков, стало много ручной работы. В итоге было принято решение о внедрении специализированного ПО.  К выбору подошли серьезно - взяли отдельного человека, который занялся поиском и анализом решений, а в дальнейшем и проектом по внедрению. Было проаназилировано 7 решений по 16 показателям. И итоге остановились на Forecast NOW!” - рассказал Любимов Игорь, ГК “Толедо”.

Основными критериями, по которым выбирали систему были:

• Наличие выбора оптимального прогноза с возможностью самостоятельной установки уровня сервиса. В компании используются различные показатели (дефицит, оборачиваемость,уровень сервиса) по разным группам товаров.
• Оценка точности прогнозирования (значение вероятности прогноза).  Необходимо понимать, с какой вероятностью будет тот или иной спрос на заданном периоде.
• Формирование заказов без участия пользователей. В компании планировали минимизировать участие людей в процессе формирования заказов.
• Прогнозирование промо-акций.
• Учет минимальных и максимальных сумм, веса, габаритов заказов. Система должна была уметь учитывать транспортные ограничения.

Внедрение и использование

Как отметили в компании процесс начала использования Forecast NOW! прошел довольно гладко. Хотя сотрудникам отдела закупок была поставлена задача в обязательном порядке делать расчеты в новой системе, отторжения к программе не было, а скорее наоборот, они довольно быстро в ней разобрались и отметили понятный интерфейс. 

Первый этап внедрения занял около 3-х месяцев. Параллельно с интеграцией с 1C началось тестирование заказов поставщикам через Forecast NOW! Пользователи сравнивали заказы, которые предлагала сделать система Forecast NOW! и те, которые были рассчитаны по собственной методике компании. Когда цифры не сходились, приходилось более детально анализировать позиции и принимать решение вручную. По мере того, как доверие к расчетам, выполненным системой росло, все больше заказов формировалось с помощью новой системы.

“Нас настораживало, когда цифры сильно различались.  Это означало, что кто-то рассчитывает неправильно. Приходилось поднимать попозиционный отчет, изучать его и самостоятельно принимать решения. Здесь нужно отдать должное Forecast NOW!,  мы находили ошибки у себя, в своих расчетах, в своих классификациях. Но также мы находили некоторое несоответствие логики и у Forecast NOW!, давали свои рекомендации, которые после анализа вносились разработчиками в программу ”  - поделился Игорь Любимов,  ГК “Толедо”

Некоторые факты о внедрении:

• 3 месяца заняла настройка программы и анализ корректности по выгрузке данных из ERP. Параллельно тестировались заказы поставщикам
• Адаптация персонала по работе с новой системой прошла достаточно просто по причине высокого уровня автоматизации программы. Данные по заказам в текущем расписании поставок формируются автоматически и переносятся в 1С.
• Через 6 месяцев 85% заказов поставщику формировалось в Forecast NOW!.
• Проектом внедрения новой системы занимался всего один сотрудник, привлекая ресурсы только IT отдела (интеграция с 1С) и отдела закупок (тестирование).

Показатели компании после внедрения (через 2 года использования)

• Оборачиваемость улучшилась на 40%, до 27-35 дней

• Дефицит сократился более, чем в 2 раза, до 1,4-1,7%

• При увеличении количества поставщиков с 240 до 300, увеличении количества SKU с 70 тыс. до 100 тыс., увеличении оборота на 50%  количество менеджеров отдела закупок сократили с 21 до 17 человек.

По отзывам сотрудников, Forecast NOW! стал для них очень полезным инструментом, который помогает с высокой точностью рассчитывать товарные запасы, позволяет автоматизировать множество рутинных задачи и налаживает взаимодействие между людьми и процессами. 

Выступление Игоря Любимова, ГК Толедо, с кейсом о внедрении Forecast NOW! на конференции "Логист.ру/2019"