Планирование, закупки и управление запасами в цепях поставок: как выстроить эффективную систему

Планирование поставок, точные закупки и контроль запасов — ключ к устойчивости и эффективности всей цепи. В этой статье объясняем, как выстроить интегрированную систему, которая поможет избежать дефицита, сократить издержки и поддерживать высокий уровень сервиса.

Связь планирования, закупок и запасов в цепях поставок

Цепочка поставок — это не просто доставка товаров от поставщика к потребителю. Это сложная система взаимосвязанных процессов: планирование, закупки и управление запасами. Нельзя управлять цепочкой эффективно, если каждый из этих процессов изолирован или настраивается по отдельности.

Пример: если закупки не ориентированы на прогноз спроса, это приводит к дефициту или излишкам. Если запасы не синхронизированы с логистикой — возникают простои, срочные закупки и рост затрат. Без качественного планирования невозможно рационально распределить ресурсы и обеспечить своевременное пополнение складов.

Интегрированный подход объединяет:

• прогнозирование спроса;

• планирование потребностей;

• формирование заказов;

• контроль запасов и поставок.

Именно такая модель управления — основа современной системы управления цепями поставок (SCM). Она позволяет строить гибкие, предсказуемые и экономически устойчивые логистические процессы.

Этапы планирования цепи поставок: от прогноза спроса до заказа (расширенная версия)

Планирование цепи поставок (supply chain planning) — это связанный процесс, включающий анализ спроса, расчёт потребностей, синхронизацию с производством, логистикой и закупками. Каждый этап играет ключевую роль в обеспечении бесперебойных поставок при минимальных затратах и рисках.

1. Прогнозирование спроса (Demand Forecasting)

Основной входной параметр для всей цепочки. Методы могут быть простыми (скользящее среднее, сезонная декомпозиция) или продвинутыми (машинное обучение, нейросети). Цель — максимально точно определить объёмы и сроки будущего спроса, чтобы минимизировать как дефицит, так и излишки.

Цель: определить, сколько и каких товаров понадобится в будущем, чтобы заранее спланировать запасы и поставки.

Методы:

• Исторические данные: скользящее среднее, экспоненциальное сглаживание

• Сезонный анализ: выявление циклов, пиков, трендов

• Регрессионные модели: учет внешних факторов (погода, маркетинг, экономика)

• Продвинутые методы: машинное обучение, нейросети, анализ социальных трендов

На практике:

• Прогноз спроса — это не «раз в год», а регулярный процесс.

• Современные ERP и BI-системы позволяют делать мультиуровневый прогноз: по товарам, регионам, каналам продаж.

Ошибки:
Игнорирование сезонности, отсутствие взаимодействия между отделами продаж и закупок, «ручные» Excel-прогнозы без валидации.

2. Расчёт потребностей (MRP/APS)

На основе прогноза система рассчитывает потребности в сырье, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции. Используются инструменты MRP (Material Requirements Planning) или APS (Advanced Planning & Scheduling). Это позволяет точно определить, что, когда и в каком количестве закупать или производить.

Цель: на основе прогноза спроса и текущих запасов определить, что, в каком объёме и когда нужно заказать или произвести.

Инструменты:

• MRP (Material Requirements Planning): классический подход расчёта потребности в материалах.

• APS (Advanced Planning and Scheduling): расширенная версия с учётом ограничений — графиков производства, мощностей, логистических окон.

На практике:

• MRP/APS используют информацию из ERP: остатки, заказы, сроки поставок, производственные мощности.

• Результатом является рекомендованный график заказов на сырьё, полуфабрикаты и готовую продукцию.

Ошибки:

• Отсутствие точных производственных данных

• Несогласованность параметров между складами и планированием

• Нерегулярное обновление параметров пополнения (min/max, страховой запас)

3. Планирование графиков поставок (Replenishment Planning)

После расчёта потребностей формируются графики пополнения, учитывающие: длительность поставки, производственные циклы, ограничения по складам и транспортировке, страховые запасы. Часто это выполняется в SCM-модуле ERP-систем, где данные автоматически синхронизируются между отделами.

Цель: выстроить календарь поставок так, чтобы избежать дефицита или излишков.

Что учитывается:

• Сроки выполнения заказа поставщиком

• Производственные циклы (в днях)

• Транзитное время

• Нормативы страхового запаса

• Местоположение склада и ограничение по загрузке

Инструменты:

• Планировщики в ERP (SAP, 1С, Oracle)

• SCM-системы (Kinaxis, Blue Yonder, O9)

• TMS-модули (учёт логистики и маршрутов доставки)

На практике:

• Построение графиков пополнения может быть как централизованным (по всей сети), так и деконцентрированным (по регионам).

• Часто используются пересчёты каждые 7–14 дней, особенно при нестабильном спросе.

Ошибки:

• Игнорирование сезонности и акций

• Планирование только «по остатку на складе», без учёта пути

• Недостаточный запас в пути (in-transit stock)

4. Формирование заказов и контроль их исполнения (Procurement Execution)

На основе графиков автоматически формируются заявки на закупку. Далее подключается процесс согласования, выбора поставщиков, оформления договоров и контроль исполнения заказов: от отгрузки до приёмки на складе. 

Цель: оформить и отправить заказ, проконтролировать его выполнение, доставку и приёмку.

Этапы:

• Генерация заказа (на основании MRP или вручную)

• Согласование условий (цена, объем, сроки)

• Контроль исполнения (отгрузка, логистика, сроки)

• Приемка на складе и учёт в ERP

Инструменты:

• P2P-системы (Procure-to-Pay) — автоматизация полного цикла

• Supplier Portals — взаимодействие с поставщиками

• BI-дэшборды — контроль сроков, KPI, отклонений

На практике:

• Ключевой KPI — OTIF (On Time In Full): насколько своевременно и полно поставка выполнена.

• Контроль может вестись в реальном времени через TMS или EDI-интеграцию с поставщиками.

Ошибки:

• Неактуальные контракты и цены

• Плохая коммуникация с поставщиками

• Отсутствие автоматического контроля сроков отгрузки и поставки

Эффективное планирование цепи поставок — это не просто расчёт остатков, а построение прогнозно-ориентированной системы, синхронизированной с производством, логистикой и закупками. Компании, которые внедряют автоматизированные подходы к каждому этапу, добиваются лучшей управляемости, снижения затрат и повышения уровня сервиса.

Эффективное управление закупками: выбор поставщиков и контроль качества

Управление закупками — один из ключевых процессов в цепочке поставок. Его задача — не просто «купить дешевле», а обеспечить стабильное снабжение бизнеса качественными ресурсами в нужные сроки и на лучших условиях с точки зрения рисков, сервиса и общей стоимости владения (TCO).

Как выбрать поставщика: основные критерии

1. Цена — важно не только сравнивать прайс-листы, но и учитывать общую стоимость владения (логистика, упаковка, сроки поставки, условия оплаты).

2. Качество продукции — наличие сертификатов, стабильность характеристик, возвратность брака.

3. Надёжность — соблюдение сроков поставки, устойчивость к внешним сбоям, готовность к форс-мажорам.

4. Гибкость и доступность — способность быстро реагировать на изменение объёмов, срочные запросы, нестандартные требования.

5. Репутация и compliance — прозрачность происхождения продукции, соблюдение этических норм, соответствие отраслевым стандартам.

Методы оценки поставщиков

• Матрица Кралича (Kraljic Matrix) — позволяет классифицировать закупаемые позиции по критичности и риску.

• Рейтингование по KPI — срок исполнения, отклонения по качеству, возвраты, уровень сервиса.

• Аудиты и опросные листы — особенно важны при работе с новыми или международными поставщиками.

• SRM (Supplier Relationship Management) — автоматизированные системы управления отношениями с поставщиками.

Стратегические партнёрства

Эффективное управление закупками — это не только выбор, но и развитие поставщика:

• Долгосрочные соглашения;

• Совместное планирование;

• Интеграция в ERP/SCM;

• Совместное управление запасами (VMI, CPFR).

Контроль качества поставок

• Входной контроль на складе (по плану выборки, рискам, категориям);

• Периодические аудиты поставщиков;

• Реестр несоответствий, штрафы, корректирующие действия;

• Прямое взаимодействие между закупками и службой качества.

Управление запасами: как избежать излишков и дефицитов

Наличие товара на складе само по себе не говорит об эффективности: слишком много — деньги «заморожены», слишком мало — теряется выручка. Управление запасами в цепях поставок — это баланс между обеспечением бесперебойности и минимизацией затрат.

Методы оптимизации запасов

1. ABC/XYZ-анализ

Позволяет классифицировать запасы по значимости:

• ABC — по доле в обороте или прибыли (A — 20% позиций, дающих 80% оборота).

• XYZ — по предсказуемости спроса (X — стабильный, Z — хаотичный).

Как применять: для каждого класса устанавливаются свои параметры управления — страховой запас, частота пополнения, уровень сервиса.

2. EOQ — экономичный размер заказа

Формула расчёта оптимального количества закупаемой продукции, при котором суммарные затраты на заказ и хранение минимальны. Используется как ориентир для настройки параметров пополнения в ERP.

3. JIT (Just-In-Time) и Lean Supply Chain

Модели, в которых запасы сводятся к минимуму, и поставки происходят в момент возникновения потребности. Требуют высокой точности и устойчивых отношений с поставщиками.

Важно: JIT подходит не всем — высокие логистические риски, важна надёжность и географическая близость поставщика.

4. Управление точкой заказа и страховым запасом

• Точка заказа (ROP) — момент, когда необходимо делать новый заказ.

• Страховой запас — буфер для покрытия неопределённостей спроса или сроков поставки.

Расчёт ROP и страхового запаса может автоматизироваться в ERP/SCM и зависеть от статистики потребления и надёжности поставщика.

 

Автоматизация управления запасами через ERP позволяет:

• видеть полную картину остатков по всей цепи (включая в пути);

• быстро реагировать на колебания спроса;

• оптимизировать распределение по складам и каналам.

Закупочная логистика: управление поставками от заказа до склада

Закупочная логистика — это связующее звено между размещением заказа и фактическим поступлением товара на склад. Её задача — обеспечить, чтобы нужный товар прибыл в нужное место, в нужном объёме, в нужное время и с минимальными рисками.

Основные этапы закупочной логистики:

1. Размещение заказа у поставщика
   Формируется заявка на закупку на основе MRP/APS или прогноза потребностей. Важно учитывать не только цену, но и условия поставки (IncoTerms, упаковка, графики отгрузки).

2. Контроль отгрузки и сроков доставки
   Здесь важно обеспечить:

• отслеживание отгрузки (через EDI, TMS, порталы);

• контроль сроков доставки;

• проверку полноты и качества документов (инвойсы, спецификации, сертификаты).

Инструменты: TMS, интеграция с перевозчиками, автоматические уведомления, логистические KPI (например, % доставок без отклонений).

3. Приёмка и размещение товара
   Поставка проходит контроль при входе:

• визуальная проверка, счётчики, контроль по серийным номерам;

• пересчёт и сканирование;

• размещение в WMS-системе по адресному хранению;

• оформление возвратов при браке.

4. Управление документооборотом и информацией

• сопоставление заказа, накладной и фактического поступления;

• обновление остатков в ERP/WMS;

• фиксация отклонений и возвратов;

• формирование отчётов для закупок, логистики и бухгалтерии.

Пример: если поставщик задерживает отгрузку на 3 дня, но об этом узнают на этапе приёмки — это потеря времени и продаж. При цифровом контроле сроков с помощью интегрированной логистики можно оперативно перенаправить заказ или изменить приоритеты на складе.

Какие факторы влияют на ценообразование в закупках и управлении поставками?

Ценообразование — это не только цена за единицу товара, указанная в счёте. Реальная стоимость закупки формируется под влиянием множества логистических, контрактных и рыночных факторов. Понимание этих факторов помогает закупщикам эффективно управлять затратами и вести обоснованные переговоры с поставщиками.

Основные факторы, влияющие на закупочную цену:

1. Объём закупки и схема поставки

• Крупные партии дают скидки (объёмные, скейлинговые).

• Регулярные закупки — аргумент для снижения цены.

• Оптимальный экономичный размер заказа (EOQ) позволяет снизить удельные затраты на хранение и логистику.

2. Условия оплаты

• Предоплата даёт скидку, но повышает финансовые риски.

• Отсрочка платежа может компенсироваться в цене.

• Валюта и график оплаты влияют на контрактную гибкость и бюджет.

3. Логистика и доставка

• Условия доставки (EXW, FCA, DDP) влияют на стоимость всей цепочки.

• География поставщика определяет уровень фрахта, пошлин, сроков.

• Включение доставки в цену снижает прозрачность, но упрощает расчёты.

4. Сроки и условия контракта

• Долгосрочный контракт снижает риски и даёт возможность договориться о фиксированных ценах или индексировании.

• Уровень сервиса, штрафы, бонусы за своевременность также включаются в ценообразование.

5. Внешние и рыночные условия

• Колебания валют, мировые цены на сырьё, тарифы и санкции напрямую влияют на стоимость закупки.

• Рост цен на логистику (например, из-за дефицита контейнеров) может увеличить общие закупочные издержки на десятки процентов.

Пример: в 2023 году рост стоимости морских перевозок из Юго-Восточной Азии привёл к увеличению закупочных цен для европейских компаний даже при сохранении заводской цены поставщика.

Как управлять затратами:

• Использовать TCO-анализ (total cost of ownership)

• Вести централизованный реестр цен и условий

• Пересматривать контракты на основе бенчмаркинга и индексаций

• Включать логистические и финансовые параметры в расчёт закупочной эффективности

 

Заключение: Почему интеграция планирования, закупок и управления запасами важна для бизнеса?

Эффективная цепочка поставок — это не сумма отдельных процессов, а единая система, в которой все звенья работают синхронно. Только при тесной интеграции:

• прогноза спроса,

• закупочной стратегии,

• управления запасами,

• логистики и складов —

бизнес способен быстро реагировать на изменения, минимизировать издержки и обеспечивать высокий уровень обслуживания клиентов.

Ключевые выгоды интеграции:

• Сокращение операционных затрат за счёт точного планирования и избегания излишков

• Снижение рисков дефицита и срывов поставок

• Повышение оборачиваемости и сокращение замороженных средств

• Рост клиентской удовлетворённости благодаря точности поставок

Цепочка поставок становится конкурентным преимуществом, когда её планирование, закупки и запасы работают как единый организм.