5 преимуществ автоматизации в ритейле
В прошлой статье мы разобрали, где проходит граница автоматизации в ритейле, какие задачи можно отдать на откуп программам, а где без человеческого участия пока не обойтись. Теперь рассмотрим подробнее, какие плюсы может дать автоматизация.
Представим, что все данные в компании уже структурированы, бизнес-процессы описаны, ключевые факторы влияния понятны, а информации для принятия решений достаточно. Следующий шаг — автоматизация процессов управления запасами в ритейле. В первую очередь это касается прогноза спроса и продаж, процессов формирования заказов.
Какие преимущества дает автоматизация процессов управления запасами?
1. Синхронизация работы разных отделов
Во-первых, она обеспечивает синхронизацию работы разных отделов. Когда используется единый инструмент для управления процессами или их группами, появляется прозрачность. Например, есть план продаж. Если отдел продаж его корректирует, изменения автоматически учитываются в закупках, чтобы объемы закупок соответствовали новым планам. Все изменения фиксируются в системе, благодаря чему легко отследить любую корректировку.
Особенно важно, чтобы подразделения работали синхронно и имели сопоставимые KPI. Часто бывает так: у отдела продаж задача — продать как можно больше, а у закупок — не допустить излишков на складе. Эти цели нередко конфликтуют. Продажи стремятся закупить больше товара, особенно при длинных сроках поставки, например, из Китая. В итоге возникает риск неликвидных остатков из-за ошибок в прогнозах, и именно отдел закупок несет за это ответственность.
Поэтому необходим единый инструмент, который позволяет формировать планы, вносить в них корректировки и оперативно отслеживать заказы на каждом этапе.
2. Защита от человеческих ошибок
Еще одно важное преимущество автоматизации процессов управления запасами — защита от человеческих ошибок и недобросовестных сотрудников. Например, в отделе закупок возможен сговор с поставщиками или необоснованные изменения заказов. Программное обеспечение минимизирует эти риски: все действия фиксируются, история заказов сохраняется, а любые отклонения можно быстро проверить.
У нас был показательный кейс. Клиент предложил использовать программу исключительно для расчета заказов: программа формирует рекомендации, после чего заказы загружаются в учетную систему, а все дальнейшие изменения происходят уже там. Такой подход оказался не самым эффективным.
Если система формирует заказы, логично вести весь процесс в ней: фиксировать любые правки, отслеживать историю изменений, понимать, почему был изменен объем или состав заказа. Когда корректировки происходят в сторонней системе, возникает разрыв в данных. Даже если учетная система умеет фиксировать причины изменений, на практике часто бывает иначе. В итоге по факту заказано одно, пришло другое, а разобраться в причинах сложно — процесс превращается в бесконечное выяснение деталей.
Без специализированного софта работа по-прежнему полностью завязана на людях. Каждый закупщик может вести заказы по-своему — в Excel или других инструментах, которые понятны только ему. Да, у сотрудников есть экспертные знания по своим категориям, но человеческий фактор никто не отменял. Человек может заболеть, уйти в отпуск или вовсе уволиться, и тогда процесс закупок по определенному ассортименту может просто остановиться.
Наличие единой программы с прозрачными методиками расчета и понятными параметрами снижает эти риски. Даже если один специалист временно не на месте, его задачи может взять другой сотрудник. Да, он может внести какие-то правки и, возможно, не отработает так же глубоко, но программа продолжит выполнять основные функции. Риски ошибок становятся минимальными, а процесс — стабильным и предсказуемым.
3. Освобождение сотрудников от рутинных операций
Один из ключевых моментов, на который стоит обратить внимание, — автоматизация отлично справляется с рутинными операциями. Это, пожалуй, главный тезис, который важно подчеркнуть. Программа — это инструмент для выполнения регулярных, повторяющихся задач. Она незаменима в тактических процессах: оформлении заказов, расчете аналитики, прогнозировании спроса. Причем делает это ежедневно, в четком режиме — каждый день, каждую ночь или каждое утро программа обрабатывает данные по всему ассортименту и всем складам. Она не устает, не уходит в отпуск, не болеет.
Благодаря этому автоматизация закрывает рутинные функции, освобождая людям время для более сложных, нестандартных задач. Появляется ресурс для стратегического планирования и нестандартных решений. Но важно понимать: программа остается именно инструментом для рутинных операций. Она может предоставить данные, которые лягут в основу стратегии, но не заменит стратегическое видение и опыт специалистов.
И еще один немаловажный нюанс. Если вы внедряете программу, особенно сложный софт, не стоит ожидать моментальных результатов. Первые полгода, а возможно, и до года, времени станет уходить даже больше, чем раньше. Потребуется этап тестирования, параллельная работа по старым и новым методикам, настройка автоматических заказов, постепенный перевод поставщиков на новую модель работы, постоянный анализ и корректировки.
Только после того, как система «устаканится» и процессы станут отлаженными, можно говорить об экономии времени и фокусе на стратегических задачах. Но даже тогда программа остается инструментом, чья основная задача — эффективно закрывать рутину.
Если говорить о прогнозировании спроса, современные программные решения, как правило, справляются с этой задачей лучше, чем традиционные методы. В большинстве систем уже реализованы различные подходы: от сложного ИТ-моделирования и технологии цифровых двойников до алгоритмов, основанных на теории ограничений систем или корреляционных моделях. В итоге, среднестатистическая модель программного продукта формирует прогнозы и заказы точнее, чем человек, который опирается на базовые показатели вроде средних продаж.
К тому же, если систему дополнительно обогащать внешними факторами — учитывать акции, сезонные события и другие влияния, — точность прогноза только возрастает.
И снова к основному тезису: автоматизация позволяет синхронизировать работу отделов и эффективно закрывает рутинные операции. Программа стабильно, без усталости и перерывов формирует заказы, рассчитывает прогнозы и выполняет аналитику. А значит, освобождает сотрудникам время, которое можно потратить на более важные задачи, или хотя бы позволить себе небольшую паузу.
Это ключевые моменты, которые стоит учитывать, говоря об автоматизации процессов в ритейле. Однако есть ещё несколько преимуществ автоматизации управления запасами, помимо уже упомянутых.
4. Стабильность работы в краткосрочной перспективе
В первую очередь — это стабильность работы в краткосрочной перспективе. Автоматизированные системы обеспечивают высокую предсказуемость и устойчивость процессов, когда речь идет о ближайших поставках, пополнении запасов и выполнении регулярных операций. Да, программы могут предоставлять данные и аналитику для долгосрочного планирования — например, для формирования заказа на сезон, построения ассортиментной матрицы или бюджетирования. Но основная их сила всё же в краткосрочном горизонте.
Всё, что выходит за рамки текущих месяцев и требует стратегического видения, по-прежнему остается зоной ответственности человека.
Сегодня минимальное участие специалиста может потребоваться в оформлении текущих заказов, но если речь заходит о планах на полгода или год вперед — человеческий фактор остаётся ключевым.
5. Масштабируемость
Если бизнес растёт, открываются новые магазины или склады, расширяется ассортимент, автоматизированная система позволяет справляться с увеличением нагрузки без необходимости пропорционально наращивать штат. Например, у одного из наших клиентов — сети с двумя тысячами магазинов — при масштабировании бизнеса достаточно увеличить команду закупок всего на несколько человек, а не формировать десятки новых позиций. Программа берёт на себя основную нагрузку: автоматизирует процессы, обрабатывает больший объем данных, оперативно интегрирует новых поставщиков или категории товара. Достаточно внести данные — и система начинает работать.
Автоматизация позволяет развиваться быстрее и гибче, не перегружая компанию операционными задачами.
И напоследок — важная рекомендация. Прежде чем запускать автоматизацию, необходимо провести систематизацию процессов. Это два разных этапа, и автоматизация без порядка в бизнес-процессах редко приносит нужный результат.
