Эффективность деятельности любого предприятия во многом зависит от правильного управления запасами. Этот процесс невозможен без спланированной и своевременно организованной системы закупок. При правильном снижении уровня запасов рентабельность предприятия резко возрастает за счет снижения расходов на складские помещения и других затрат, связанных с доставкой и хранением товара. В то же время, слишком малый уровень запасов приводит к недостатку товара и снижению уровня его реализации, что негативно влияет на бизнес. Обеспечить минимальный необходимый запас товаров на складах поможет автоматизация закупок на предприятии.
Цели автоматизации закупок
Главной целью автоматизации закупок является постоянное пополнение товарного запаса таким образом, чтобы он был максимально реализован до момента следующей поставки. Это идеальный вариант ведения бизнеса, достижение которого гарантирует получение наибольшей прибыли от предпринимательской деятельности. Достигнуть подобной эффективности мешают многие факторы, основными из которых являются:
- значительное количество времени, необходимое на формирование и оформление заказа;
- наличие человеческого фактора;
- отсутствие планирования закупок.
Система управления закупками
Все эти проблемы помогает решить внедрение системы автоматизации закупочной деятельности. Данная система позволяет значительно сэкономить время, поскольку самостоятельно анализирует уровень запасов, который остался на складе и в соответствии с введенной программой формирует новые заказы, которые корректирует менеджер, на что у него уходит значительно меньше времени, чем на самостоятельное формирование пакета закупок.
Так, в программе Forecast NOW! заказ на 9500 позиций занимает 2-5 мин:
Предприятиям, отказывающимся от автоматизированных систем закупок, приходится держать целый штат менеджеров, которые должны управлять системами оптимизации запасов. Опыт показывает, что подобная стратегия имеет целый ряд недостатков, которые негативно сказывается на бизнесе, которые можно объединить под единым названием «человеческий фактор». Это довольно высокая вероятность ошибки при оформлении многочисленных документов или желание получить дополнительную прибыль только для себя при заключении договора поставки, так называемый «откат». Автоматизация закупок позволит нивелировать эти недостатки, поскольку система самостоятельно анализирует состояние рынка и подбирает нужных поставщиков, исходя из потребностей предприятия, и формирует заказ, в котором нет ошибок, свойственных человеку.
Дополнительно автоматизированная система отслеживает динамику спроса на все виды товара. Это позволяет ей помогать в планировании количества закупаемого товара, причем не только с учетом текущего момента, но и динамики, заложенной в нее на протяжении длительного времени, например, при сезонных колебаниях спроса на определенные виды товара.
Так, в программе Forecast NOW! Можно рассчитать показатели сезонности и программа учтет их при составлении заказа:
Пример расчета и учета сезонности в Forecast NOW!
Поэтапное внедрение
Перед внедрением автоматизированной системы заказов, необходимо провести комплекс мероприятий по их учету и контролю движения, как в торговые сети, так и между складами предприятия. Для этого группа специалистов должна произвести инвентаризацию, а так же используя складские документы, отследить продажи и движение товаров. Результатом данного исследования должен стать пакет документов, который регламентирует расписание заказов, с учетом изменения спроса на них путем календарного планирования.
На следующем этапе определяется стратегия осуществления автоматизированных закупок. Проще всего настроить систему на закупки через равные промежутки времени, например, раз в три дня, или в неделю, или в месяц. Данная стратегия проста в применении, но не отражает сезонных и текущих изменений рынка, поэтому может давать сбои. Это приведет к дополнительной (ручной) обработке заказов и потере времени. Более эффективно стратегией является пополнение запасов при снижении их количества. Для этого полезным будет определить не только минимальный, но и максимальный уровень запасов. В этом случае автоматическая система в тот момент, когда количество товара приближается к минимальному значению, делает заказ таким образом, чтобы приблизить его к максимальной норме. В результате обеспечивается постоянно пополнение склада, но количество товара будет оставаться в некотором коридоре.
Однако рассчитать оптимальные значения минимального и максимального запаса по всем позициям довольно сложно.
Например, в программе Forecast NOW! Минимальный запас определяется параметром «точка заказа, дней», позволяющим формировать заказы только в том случае, если общий остаток товара меньше, чем требуется на срок точки заказа:
Точка заказа, дней в программе Forecast NOW!
Максимальный запас рассчитывается по каждой товарной позиции (оптимальный запас):
Соответственно, если товара на складе меньше, чем хватит на точку заказа, то программа предложит заказать товара до оптимального запаса.
Расчет заказа в программе Forecast NOW!
Стратегии доставки товара
При определении количества товара нужно исходить из стратегии доставки товара. Это может быть создание товарных запасов или подвоз товара под заказ. Товарные запасы создаются разными способами.
Один из наиболее популярных способов– запас создается после того, как весь товар отправлен на реализацию. Это дает время закупить нужное количество, снижая до минимума риск закупки излишних объемов.
В другом случае устанавливается минимальный запас, при достижении которого автоматически формируется заказ. Подвоз товара под заказ производится при возникновении потребности в нем, когда он полностью реализован.
Этот способ наиболее эффективен экономически, поскольку позволяет минимизировать складские затраты. Но при этом велик риск, что при сбое поставок предприятие лишится прибыли, поскольку товар не поступит на реализацию.
Данный способ хорош в тех случаях, когда на предприятии идеально отлажена логистическая структура не только внутри него, но и по всей цепочке поставщиков.
