Автоматизация управления запасами и прогнозирования спроса — тема, вокруг которой много дискуссий. Ранее мы уже затрагивали эту тему и говорили, где проходит граница автоматизации, и какие преимущества можно от нее получить.
Часто компании хотят «сразу поставить программу», но сталкиваются с разочарованием: система не даёт ожидаемого эффекта. Причина часто бывает в неправильно выстроенных процессах и несистематизированных данных.
Разберём, когда автоматизация оправдана, как подготовиться к внедрению системы управления запасами и какие задачи останутся в зоне ответственности человека.
Прежде чем говорить об автоматизации, важно понимать: без систематизации данных она не будет работать эффективно. Эти процессы часто путают, хотя они связаны между собой.
Первый шаг — систематизация данных
Систематизация начинается с постановки целей бизнеса. Например, компания хочет увеличить рентабельность, сократить избыточные запасы или снизить упущенную прибыль. Для этого нужно понять, какие бизнес‑процессы влияют на достижение этих целей.
Допустим, основная проблема — дефициты. Анализ показывает, что они возникают из‑за ошибок в заказах, особенно у определённых поставщиков. Следующий шаг — выявить факторы, которые влияют на эти заказы: условия акций, минимальные партии поставок, кратность заказа и т.д. Все эти данные должны быть собраны и систематизированы в учётной системе.
Ключевой момент: не превращайте программу автозаказа в систему мастер‑данных. Мастер‑данные должны храниться отдельно, а программа должна их использовать для расчётов.
Когда автоматизация действительно нужна
Маленьким компаниям она не всегда выгодна
Не всем компаниям автоматизация нужна одинаково. Для небольшого бизнеса с ограниченным ассортиментом часто достаточно ручного управления. Если ассортимент невелик — например, 200-300 позиций — опытный специалист способен держать всё под контролем: знает особенности товаров, сезонные всплески и влияние акций.
В таких случаях внедрение сложной программы может быть экономически неоправданным. К нам обращались компании с 300 позициями, которые хотели внедрить систему автозаказа, но при этом их текущие ошибки в заказах были минимальны. Стоимость решения в таких условиях может не окупиться.
Автоматизация особенно эффективна, когда ассортимент большой, сеть включает множество магазинов и складов, а процессы распределены между разными отделами. Чем выше масштаб, тем больше экономический эффект от внедрения системы.
В таких условиях система окупается за счёт сокращения запасов, снижения упущенной прибыли и высвобождения рабочего времени сотрудников.
Когда программа не решит проблему
Иногда компании переоценивают роль автоматизации. Программа не заменяет понимания бизнес‑процессов и корректных исходных данных. Прежде чем внедрять решение, может быть полезно провести предпроектное моделирование: оценить объёмы запасов, рассчитать потенциальную экономию и проверить, соответствует ли система масштабам бизнеса.
Например, в нашей практике программа показывает наибольшую эффективность при объёмах складских запасов от 100 млн рублей и выше. Если запасы меньше, стоит рассмотреть упрощённые подходы — например, базовую автоматизацию на уровне учётной системы.
Минимизация рисков: стандартизация процессов
Даже если компания пока не готова к автоматизации, стоит стандартизировать процессы заказа. Это поможет минимизировать риски. Если ключевой сотрудник заболеет или уйдёт, работа не должна остановиться. Для этого создаётся пошаговый workflow или чек‑лист:
- проверить акции и безакционные продажи;
- учесть минимальные партии и кратности;
- сформировать заказ;
- проверить результат.
- И т.д.
Если ассортимент большой, то процесс остаётся тем же, но больше этапов берёт на себя программа: данные загружаются, система выполняет расчёт, а сотрудник контролирует результат.
Программа — это тактический инструмент
В бизнесе очень много неизвестного. Поэтому современные системы прогнозирования и автозаказа — это, прежде всего, тактический инструмент. Они позволяют учитывать множество факторов, влияющих на запасы и продажи: спрос, остатки, цены, сроки поставки.
Программа способна моделировать страховые запасы при разных сценариях развития — через полгода, год или три года. Она помогает планировать ассортиментную матрицу, рост продаж, выбирать механики акций, которые дадут наибольший эффект.
Но стратегические решения — за человеком. Программа даёт данные для анализа, но бизнес‑стратегию определяют специалисты: что развивать, что выводить из ассортимента, куда инвестировать.
Программа может предоставить данные для стратегического анализа:
- провести базовую оценку по ключевым показателям;
- спрогнозировать развитие ситуации;
- подсказать, какие позиции выводить из ассортимента, а какие — вводить.
Но при этом, когда речь заходит о стратегическом планировании бюджета и управлении долгосрочными целями, влияние человека остаётся решающим. Программа способна подготовить основу для анализа, но интерпретация и финальные решения зависят от специалиста.
Проактивность: как система помогает видеть проблемы заранее
Хорошая система прогнозирования и автозаказа не ограничивается расчётом заказов. Она становятся проактивным помощником: анализирует текущую ситуацию и сигнализирует о проблемах, которые требуют внимания специалиста.
Как работает проактивность
Например, Forecast NOW! может сообщить:
- «Продажи резко выросли, но при этом нет никаких запланированных акций, сезонности, изменился тренд — значит надо проверь товар».
- «По этому товару случилась большая продажа — возможен дефицит. Закажи у поставщика или переключись на альтернативу, чтобы не остаться без товара».
- «На одном из складов осталось много товаров, а на другом, наоборот скоро будет дефицит — нужно проверить и возможно сделать балансировку».
Это повышает гибкость: система снимает рутинные операции, а человек фокусируется на нестандартных ситуациях.
Где роль человека остается ключевой
На тактическом уровне программа способна анализировать текущие продажи, прогнозировать спрос и предлагать решения. Но как только речь заходит о стратегических решениях — какие категории развивать, как изменять ассортимент, какие бюджеты закладывать — ответственность полностью лежит на специалистах.
Сотрудничество программы и человека
Чтобы «соединить» алгоритм и экспертизу сотрудников, важно понимать: программа закрывает рутину, а человек вносит профессиональные корректировки и принимает нестандартные решения. Однако здесь есть несколько проблем.
Проблема недоверия к системе
По нашему опыту большинство внедрений сталкиваются с сопротивлением. Сотрудники опасаются, что их заменят: «Программа сама считает заказы — зачем тогда нужен я?»
И эти вопросы вполне объективные. Раньше специалисты глубоко знали ассортимент, умели работать со своими формулами расчёта. Теперь алгоритм берёт это на себя, и возникает ощущение, что опыт обесценен.
В ритейле сейчас есть активный тренд на автоматизацию, но притом люди остаются нужны, изменяется роль человека и появляются новые требования: нужны специалисты, которые умеют дополнять программу экспертизой, принимать решения в нестандартных ситуациях и помогать алгоритму становиться точнее.
Как сформировать доверие к системе
Часто люди не доверяют расчётам, которые делает система. Особенно, когда алгоритмы, используемые в программе, отличаются от того, как привыкли работать сотрудники. Чтобы повысить доверие к системе нужно:
- Разбирать расчёты программы. Показывать, почему система заказывает меньше или больше, чем ожидает сотрудник. Например, визуально товаров на полке стало меньше, но дефицитов нет — значит, запас оптимизирован.
- Использовать экономические метрики. Эффективность оценивается не «на глаз», а по показателям: рентабельность, структура запасов, оборачиваемость, упущенная прибыль.
- Не копировать привычные методы один в один. Если дорогая система сводится к «последние две недели продаж» — она превращается в Excel и теряет ценность.
Подробнее об этом мы писали в статье «Почему не внедряется система управления запасами. Человечески фактор».
Пример из практики. В одной сети внедрили систему стоимостью более 100 млн рублей плюс интеграция. Алгоритмы учитывали сотни факторов. Но пользователи захотели вернуться к привычному методу — анализировать только последние две недели продаж. В итоге дорогая система превратилась в Excel и перестала выполнять свои задачи.
Выводы
- Программа — тактический инструмент. Она снимает рутину и считает заказы, но стратегические решения остаются за человеком.
- Подготовка к автоматизации начинается с систематизации данных.
- Алгоритмы и экспертиза сотрудников должны работать вместе.
- Эффективность системы оценивается по экономическим показателям, а не визуально.
- Чем крупнее компании, тем больших эффект можно получить от автоматизации и тем более она обоснована.
