Excel – это самый распространенный инструмент для управления запасами. Часто даже крупные компании с миллиардными оборотами используют его для прогнозирования спроса и расчета заказов. При этом по мере роста компании и товарооборота использование Excel может снижать эффективность работы и конечную прибыль. Зачастую люди привыкают к инструменту и не замечают, как это происходит.
Если вы используете Excel в качестве инструмента для управления товарными запасами, обязательно посмотрите это видео. В нем мы рассказываем, с какими сложностями сталкиваются компании при управлении товарными запасами в программе Excel.
Недостатки, о которых рассказываем в видео:
- Еxcel имеет большие возможности по форматированию и вводу данных. Но это сильно ограничивает автоматизацию процесса.
Вы можете вводить данные в любом удобном для вас виде. Это большой плюс для Excel как инструмента одноразового использования и средства визуализации. Вы можете делать с данными что захотите. Но в результате данные получаются слабоструктурированными и не имеют ясного формата. Они пригодны для использования человеком, но никак не автоматизированной системой. А это сказывается на скорости и точности обработки. К тому же нельзя исключать человеческий фактор – невнимательность и ошибки. - Совместное использование Excel – это трудоемко и чревато ошибками.
Управление запасами – процесс сложный, а главное совместный. Excel – инструмент для работы одного человека. Когда вы передаете ваш файл другому сотруднику, зачастую создается его копия. Копии хороши, скорее, для чтения, но не изменения и добавления информации. А если вы работаете с пятью или десятью людьми, то потом объединить результаты их работы достаточно сложно. А главная опасность в том, что даже небольшая ошибка может привести к потере прибыли. - В Excel не проверяется точность исходных данных и нет возможности отследить все изменения.
Для системы управления запасами очень важна точность исходных данных. Если она ниже критического порога, то от нее скорее будет вред, чем польза. В Excel нет возможности отслеживания изменений и обеспечения целостности хранимых данных. Т.е. любой сотрудник может случайно изменить значение в ячейке, что приведет к необратимым последствиям. Узнать, когда и кем было произведено это изменение, практически невозможно. А если Excel используется для первоначального ввода информации, то дело обстоит еще хуже, так как Excel не осуществляет проверку и контроль над тем, какие данные вводятся в ячейки. - Отсутствие детализации по отчетам учетных систем в Excel.
Стандартные отчеты учетных систем выгружают данные в Excel в обобщенном виде. Это означает, что над данными уже произведена некоторая операция по их группировке – по неделям или, к примеру, по месяцам. Сам процесс группировки уже является необратимым, а значит, связан с потерей значащей информации. Современные алгоритмы требуют как можно большей детализации, иначе это сказывается на качестве прогнозов. Также в Excel может становиться недоступна дополнительная информация, которая может быть использована при прогнозировании, например, товарные группы или сведения о поставщиках. - Автоматизация процесса на больших данных невозможна
Автоматизация процесса на больших объемах данных с большим количеством ограничений и условий невозможна из-за отсутствия базы данных как таковой. Причина в том, что отсутствует система управления этой базой данных. Такая система позволяла бы апеллировать большими объемами информации и сложной структурой данных. Сделать это в Excel практически невозможно.
