Для обеспечения эффективной деятельности предприятия необходимо обратить внимание на снижение затрат по хранению запасов. Лучшее решение для этого – сокращение запасов предприятия. Но делать это нужно правильно, иначе не избежать проблем, которые приведут к серьезному снижению прибыльности за счет образующегося дефицита.
Зачем нужно сокращать запасы предприятия?
Любой товар стоит денег, при этом те запасы, которые находятся на складе, и в которые вложены средства, могут принести прибыль только в отдаленной перспективе, а за их содержание и аренду складов приходится платить. Это означает, что если сократить запасы предприятия к минимуму, удастся высвободить максимум средств для ведения бизнеса.
Такая экономия достигается за счет трех основных факторов:
- снижения затрат на хранение,
- сокращения фонда оплаты труда и
- увеличения оборачиваемости товара.
Прежде всего, предприятию не придется брать в аренду или строить обширные складские площади, а также обеспечивать надлежащее хранение товара, что может при длительных сроках сделать его использование нерентабельным. Кроме того, для обслуживания складов требуется персонал, которой при сокращении запасов можно будет сократить или перепрофилировать. Дополнительно при снижении запасов увеличивается и оборачиваемость товаров, которые поступают от поставщиков или непосредственно от производителей.
Проблемы при сокращении запасов
Неправильный подход к сокращению запасов может вместо прибылей за счет экономии принести довольно чувствительные убытки. Для того чтобы не попасть на «подводные камни», необходимо знать, какие затруднения могут возникнуть при сокращении товарных запасов предприятия. Главной проблемой является высокий риск появления дефицита товаров. Чтобы избежать этого, следует подвергнуть товары АВС-анализу, который позволит выделить наиболее востребованные группы, приносящие наибольшую и наименьшую прибыль. Соответственно по первой категории нужно будет делать наибольший заказ, по второй – наименьший. Чтобы сделать анализ более гибким, используют двухмерную структуру классификации товара. Если этого не сделать, то неизбежно снизится уровень обслуживания клиентов, а значит и их количество. Все это приведет снижению прибыли на предприятии и потери конкурентоспособности. То есть при неправильном подходе сокращение запасов на предприятии ухудшит его работу, зато при правильной организации – это существенно повысит его рентабельность.
Одним из инструментов, позволяющем не до пустить дефицита товара по важным позициям и сократить неликвидные запасы является уровень сервиса. Уровень сервиса показывает возможность вероятность удовлетворения спроса по товару. Чем важнее товар, тем выше по нему уровень сервиса и меньше вероятность дефицита. Чем товар менее важен, тем соответственно ниже уровень сервиса по нему.
Задать оптимальный уровень сервиса можно несколькими способами.
Первый, наиболее простой – исходя из результатов кросс-ABC анализа.
Например провести кросс ABC анализ по прибыли на единицу – продажам:
Рис. 1 Кросс АВС (Прибыль/ Ед. – Продажи, ед.) в программе Forecast NOW!
Результатом будет формирование групп товаров, по которым нужно установить различный уровень сервиса.
Уровень сервиса выставляется экспертным путем, возможные значения смотри на рисунок:
Рис. 2 Основные значения уровня сервиса
Более сложный способ расчета оптимального уровня сервиса доступен в программных средствах.
. В этой модели сделаны следующие предположения:
- компания теряет недополученную прибыль от дефицита товаров
- компания несет затраты по хранению товаров на складе
Соответственно оптимальной будет та точка, в которой минимизирована сумма потерь от этих двух факторов.
Поиск этой точки можно проводить через подбор уровня сервиса. Вручную сделать это невозможно, но на помощь могут прийти специализированные программы по управлению товарными запасами.
Рис. 3 Пример расчета оптимального уровня сервиса, выполненный в программе Forecast NOW!
На рисунке видно, что при плече поставке в 30 дней, затратах на хранение + стоимости альтернативных вложений в 20% оптимальным уровнем сервиса по товару будет 98%. Если мы увеличим уровень сервиса до 99%, то потери на стоимости хранения запасов будут больше, чем компенсированные потери от дефицита. И наоборот, если снизим уровень сервиса до 97%, то дефицит даст больше потерь, чем мы сэкономим на хранении.
Такой анализ можно провести по всем товарам:
Рис. 4 Оптимальный уровень сервиса в программе Forecast NOW!
Правильная организация сокращения запасов
Для проведения двухмерного АВС-анализа товары объединяются в группы по двум основным параметрам. Как правило, первый параметр – самые доходные, а второй – наиболее популярные товары, спрос на которые легко спрогнозировать. Опыт показывает, что это не всегда одно и то же. Например, товар категории АС будет приносить наибольшую прибыль, но при этом частота его продаж будет достаточно невысока и, что очень важно, мало прогнозируема.
К основным группам товара при таком анализе можно отнести:
- АА и ВА – это товары, пользующиеся наибольшим спросом, но поскольку спрос на них, хоть и высок, но стабилен, нет смысла делать большой страховой запас, при этом необходимо обеспечить их стабильные поставки.
- АВ и ВВ – имеют нестабильный спрос, поэтому страховой запас этой категории товаров необходимо увеличить на случай его резкого повышения.
- АС и ВС – отличаются высоким уровнем прибыльности при очень нестабильном и непрогнозируемом спросе. Чтобы обеспечить товарный запас этой категории на должном уровне потребуется слишком много дополнительных складских площадей. Для каждого наименования товара такого типа нужно искать отдельное решение, например, обеспечить частые поставки, выбрать поставщика, находящегося в непосредственной близости и т.д. Если этого не удастся, то не нужно делать излишнего страхового запаса.
На товары группы С (по доходности) нужно обратить особое внимание, поскольку они обычно составляют 70-80% от всего ассортимента на предприятии. При сокращении запасов этой группы нужно распределить их следующим образом:
- СА – использовать систему постоянных заказов, что позволит снизить страховой запас и сэкономить значительные средства.
- СВ – пользуется нестабильным спросом, поэтому при его заказе можно использовать систему постоянного заказа, но при этом обеспечивать стабильный складской запас.
- СС – в эту категорию входят товары спонтанного спроса или новинки, появившиеся на рынке. Поэтому данная категория поставляется под заказ, иначе можно получить неликвидные остатки, приводящие к прямым убыткам.
