Кейс "Порядок". Сократили время на подготовку заказов в 7,5 раз.

Содержание

Сеть супермаркетов «Порядок» используют Forecast NOW! с 2018 года. В феврале 2020 года компания поделилась результатами внедрения системы. В конце 2021 года мы повторено побеседовали с руководителем отдела снабжения и добавили в кейс результаты изменения за 1,5 года.

Факты о компании

  • 25 лет на рынке оптовой торговли товарами для дома и дачи (компания «Спектр»)
  • 10 лет на рынке розничной торговли (супермаркеты «Порядок»)
  • 35 супермаркетов в 22 городах
  • Ежедневно магазины посещает 60 000 тыс. человек
  • Собственный интернет-магазин
  • Оптовое и розничное направление
  • Более 40 000 SKU уникальных позиций

Предпосылки внедрения

До внедрения Forecast NOW в компании использовали собственную разработку - систему автозаказа на базе 1C, работающую по методологии ТОС. На ней компания работала до осени 2018 года. Так как каждый магазин уникален и его настройки персонализированы, то обеспечение товаром было достаточно трудоемким процессом. Подготовка заказа на один магазин с учетом оформления документов и формирования поставок занимала в среднем около 2,5 часов.

Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения сети "Порядок", рассказывает о том, как работала компания ранее:

В связи с активным развитием сети основной задачей было оптимизировать формирование и расчет заказов.  В первую очередь это касалось повышения качества расчетов. Необходимо было снизить корректировки заказов, так как это занимает много времени. Следовательно точность заказов должна быть достаточно высокой. Поскольку всегда имеет место человеческий фактор, то система должна была максимально автоматизировать процесс.

Предпосылками для внедрения стала необходимость:

  • Увеличить скорость и точность формирования заказов
  • Минимизировать ручные корректировки
  • Повысить оборачиваемость.
  • Повысить процент наличия и снижения доли неликвидных товарных запасов

Вячеслав Рымарь о предпосылках внедрения:

Процесс внедрения и настройки

В ноябре 2018 года было принято решение о необходимости использования автоматизированной системы управления запасами. Был проведен тендер на выбор системы, оценивались все распространенные решения, которые есть на рынке.

Выбор решения был достаточно сложным. Как и для любого другого продукта, сложно оценить, насколько хорошо он подойдет для конкретной компании и особенностей рынка, на котором она работает, пока не начнешь максимально использовать весь его функционал. Тестовые варианты и имитационное моделирование дает определенное видение, но не позволяет легко принять решение.

Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения сети “Порядок”.

После тщательного анализа  было принято решение о внедрении Forecast NOW!. Имея на момент выбора существенный опыт в управлении запасами, именно в Forecast NOW! сотрудники компании нашли функционал, которого ранее им не хватало.

Одна из приоритетных вещей, которая повлияла на выбор - это учет коэффициентов сезонности. Для нас это было важно, поскольку большая часть ассортимента  в некоторых случаях имеет коэффициент вариации сезонности 2, 3 и даже 4 в отношении среднего. И здесь нельзя просто смотреть по ретроспективе на прошлый месяц, не оценивая перспективы на будущее, не оценивая вероятность на горизонт планирования. Без оценки истории прошлых лет и без расчета коэффициента сезонности управлять очень сложно.

Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения сети “Порядок”.

Кроме того, как отметили в компании, помимо непосредственно функционала расчета и формирования запаса в Forecast NOW! было множество дополнительных возможностей: системная работа с ассортиментом, аналитический модуль, отчетность.

В конце ноября 2018 года начался процесс интеграции Forecast NOW! с учетной системой компании (1С), после чего последовало тестирование. Для этого было выбрано 2 магазина сети. На них в течении полугода сотрудники изучали программу, вносили корректировки, настраивали правила, чтобы максимально автоматизировать работу, пробовали работу консольной утилиты, в том числе для расчета ночных балансировок.

“Выбранный вариант тестовой эксплуатации программного продукта позволил плавно подготовиться к масштабированию на всю сеть. Сотрудники заказчика изучили возможности Forecast NOW!, совместно с отделом внедрения выработали подходы к настройке ключевых параметров и адаптировали программу под свои бизнес-процессы.

Викторов Евгений, руководитель отдела внедрения Forecast NOW!

Одной из главных задач было повышение точности расчетов с применением коэффициентов сезонности. Для их настройки и тестирования потребовалось несколько итераций. Как признаются в компании, самое сложное было пересчитать коэффициенты сезонности не индивидуально по каждому коду, а совокупно по всей сети розницы.

Расчет индивидуальных коэффициентов не дает никакого эффекта: если рассчитывать персонально каждую позицию в каждом магазине, то сезонная вариация перемешивается вместе с акциями, дефицитом и другими факторами, которые сильно искажают статистику. Были проработаны коэффициенты сезонности совокупно по всей сети розницы, разделив весь товар на более чем 4000 сезонов и сегментов сезонов, объединив все товары в определенные сезонные группы. На это было потрачено больше всего времени.

По итогам тестирования, с июня 2019 года в течение 2 месяцев компания перевела все оставшиеся магазины сети на заказ товаров через Forecast NOW! по всему ассортименту.

Еще 2 месяца занял этап донастройки системы по остальным магазинам сети. Учитывая обратную связь от магазинов, дорабатывались настройки программы, корректировался уровень сервиса и норма запасов.

С сентября по декабрь 2019 была проведена финальная итерация донастройки программы по всей сети. В компании настроили расчет коэффициентов сезонности по всем сегментам с использованием автоправил. Это позволило максимально автоматизировать все расчеты по заказам и полностью переключиться на Forecast NOW! без внесений существенных дополнительных корректировок в заказы.

Вячеслав Рымарь о процессе внедрения:

Результаты внедрения на февраль 2020 года

С помощью Forecast NOW! нам удалось повысить качество  управления запасами в компании, сделать этот процесс более систематизированным и автоматизированным

Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения сети “Порядок”.

  • Оборачиваемость запасов в днях до внедрения была на хорошем уровне, но в связи с активным ростом компании динамика показателя стала ухудшаться. Использование Forecast NOW! позволило стабилизировать ситуацию  и во 2-й половине 2019 года остановить ухудшение оборачиваемости.
  • Существенно сократилось время формирования заказа, с  2,5 часов до 1 часа в среднем для одного супермаркета. При этом корректировки минимальны.
  • При использовании Forecast NOW! удалось не расширяя штат сотрудников увеличить количество магазинов и  подключить оптовое направление. Ранее один менеджер обслуживал 3-5 магазинов, сейчас 5-7 магазинов и 50-120 оптовых поставщиков.
  • Доля неликвидных товарных запасов снизилась на 0,5 п.п.
  • Отчет по анализу эффективности товарных запасов позволил по-новому подойти к структуре остатков в магазинах Сети. И в комбинации с ABC-анализом удалось наметить новые направления в оптимизации запасов ПРК

Также в компании выделили ряд преимуществ программного продукта:

  • Ночные балансировки (между рц и филиалами) и  ночные расчеты, которые позволили получать готовые заказы, практически не требующие корректировок  (⅔ магазина формируется ежедневно).
  • Программа позволяет работать с каждым магазином с учетом их особенностей. В компании существует несколько форматов магазинов, ассортимент которых различается. Для каждого из этих форматов был разработан и настроен индивидуальный подход к управлению запасами. В дальнейшем  управление разными форматами было автоматизировано с помощью автоправил.
  • Инструмент, который позволяет подходить системно к управлению запасами: расчет заказов, всесторонний анализ ситуации, отчетность.
  • Использование АВС-анализа и Анализа эффективности позволяет находить сверх запасы и распределять их по сети, не используя распределительный центр.
  • Анализ эффективности позволяет оценить структуру запасов и дать четкое представление, о том какую оборачиваемость дают конкретные группы товаров. Это дает понимание о направлении развития.
  • Независимость продукта от любой другой учетной системы открывает хорошие перспективы настройки и использования.
  • Гибкие настройки и возможность обрабатывать большие объемы данных.

Вячеслав Рымарь о некоторых преимущствах Forecast NOW!:

Дальнейшее использование

Сейчас компания держит курс на повышение оборачиваемости с использованием инструментов формирования заказов и работы с ассортиментом.

Мы рассчитываем получить здесь эффект благодаря управлению ассортиментом с использованием Forecast NOW!. Здесь я вижу очень хороший потенциал и перспективы в этом направлении.

Вячеслав Рымарь -руководитель отдела снабжения.

Успешному внедрению Forecast NOW! поспособствовали системный подход в внедрению программы внутри заказчика, его готовность к изменениям и совместная оперативная работа отдела внедрения программы и куратора проекта. Также отмечу, что коллеги из сети супермаркетов «Порядок» помогают улучшать и развивать программный продукт для решения бизнес-потребностей в сфере управления товарными запасами.

Евгений Викторов - руководитель отдела внедрения Forecast NOW!

Результаты использования на декабрь 2021 года

  • С момента начала использования программы открыто 17 супермаркетов и 1 РЦ. Количество поставщиков выросло в 2 раза.  Штат отдела снабжения не изменился.
  • На текущий момент в компании 47 магазинов и 2 РЦ. Все они управляются через Forecast NOW! Настроена иерархия складов - часть магазинов привязаны к одному РЦ, часть - к другому. При формировании потребности магазинов учитывается их расположение и принадлежность к  РЦ.
  • В 7.5 раз сократилось время на подготовку заказов. В среднем уходит 20 минут на то, чтобы подготовить заказ для одного супермаркета, провести верификацию, рассчитать балансировки и сформировать поставки. В горячий сезон время может увеличиваться до 30 минут. Этого удалось добиться за счет автоматизации балансировок и более детальной настройки параметров. В феврале 2020 года на такие расчеты требовалось около 1 часа. До начала внедрения программы на это уходило около 2,5 часов.

“Для открытия новых магазинов также используется Forecast NOW! По времени это удается сделать гораздо быстрее, чем в феврале 2020 года. И в целом мы накопили опыт, как управлять программой, как подготавливаться к сезону, как реагировать на изменения и на что нужно влиять, как делать балансировки, объединять и разделять заказы.” - Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения.

  • Автоматизировано управление ассортиментом с учетом стелажного хранения в магазинах.Основная цель внедрения Forecast NOW! в 2018 году - оптимизировать заказы. Программе передается матрица товаров, а она уже рассчитывает, в каком количестве необходимо заказать. Сейчас управление ассортиментом осуществляется автоматически исходя из наличия товаров на полках и стеллажах в магазине. Таким образом настраивается товарная матрица под каждый отдельный супермаркет. 

"Уровень наличия товаров в магазинах составляет 91% при ассортиментной матрице 25 000 SKU. Показатели по неликвидам и оборачиваемости у нас держатся на стабильном уровне. А при условии открытия новых магазинов и сложности самой отрасли - это очень неплохие результаты. И в целом проблемы с out-off-stock стоками мы не замечаем.” - Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения. 

  • Открыт интернет магазин. Для него формируется потребность через программу как для отдельного канала сбыта. 
  • В дальнейшем планируется использование программ для формирования запасов на РЦ под потребности маркетплейсов - Ozon и Wildberries.

Как изменилась работа сотрудников отдела снабжения с внедрением Forecast NOW!

Программа помогла высвободить время сотрудников отдела снабжения. До внедрения программы 70% времени занимала работа с магазинами - расчет потребности и формирование заказов. 20% - работа с поставщиками, 10% времени - аналитика.

После внедрения поставки стали формироваться раньше, быстрее формируются рейсы и сократились сроки доставки на 1 день.

Формирование заказов в рознице теперь занимает - 35% времени. Еще 40% времени занимает работа с поставщиками. При этом их количество увеличилось почти в 2 раза и открыт еще один РЦ. У сотрудников освободилось время, чтобы работать с номенклатурой, управлять ассортиментом, участвовать в других проектах и  развивать новые направления, например, работа с маркетплейсами. При этом штат сотрудников остался прежним. 

“Forecast NOW! помогла нам высвободить время сотрудников, чтобы взять на себя дополнительный функционал и расширить сферу деятельности.” - Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения. 

Интервью с Вячеславом Рымарь на ММЛФ-2020

Другие публикации