Закупочная логистика, функции и методы

Не зависимо от того, в какой сфере работает предприятие, сущность и задачи закупочной логистики сводятся к обеспечению его работы. В любом виде деятельности — производстве, торговле или услугах, практически всегда возникает необходимость закупок:

• Комплектующих или материалов;
• Товаров для реализации;
• Канцтоваров;
• Необходимой для оказания услуг или производства техники.

Что такое закупочная логистика простыми словами?

Закупочная логистика — это управление и организация процесса закупок товаров, сырья, материалов и услуг, направленное на удовлетворение потребностей компании с минимальными затратами и рисками. По сути, это весь комплекс операций от планирования и выбора поставщика до контроля поставки на склад.

Какие задачи решает закупочная логистика?

Закупочная логистика решает следующие основные задачи:

• Планирование и прогнозирование потребности предприятия в товарах и материалах;

• Поиск, отбор и оценка поставщиков;

• Оптимизация условий поставок (цены, сроки, качество);

• Минимизация расходов на закупки и управление рисками поставок;

• Организация и контроль процесса доставки и приёмки товара;

• Управление запасами, чтобы избежать их избытка или дефицита;

• Анализ эффективности закупок и постоянное улучшение закупочных процессов.

Что относится к закупочной логистике?

К закупочной логистике относятся следующие операции и функции:

• Планирование потребностей компании;

• Прогнозирование закупок и нормирование запасов;

• Поиск и оценка поставщиков;

• Переговоры и согласование условий закупки;

• Заключение договоров на поставки;

• Оформление и размещение заказов поставщикам;

• Организация транспортировки и доставки товара;

• Приёмка и контроль качества поступающих товаров;

• Управление закупочными запасами;

• Аналитика закупочной деятельности и её оптимизация.

Какие операции относятся к закупочной логистике? (поиск поставщиков, оформление заказов, контроль поставок)

На практике к закупочной логистике относятся следующие операции:

• Поиск и оценка поставщиков: выбор надежных партнеров, которые способны обеспечить своевременные поставки товаров и материалов нужного качества и количества.

  Пример: предприятие регулярно проводит мониторинг рынка поставщиков, сравнивает цены, качество и сроки поставок, выбирая оптимального партнера.

• Оформление и размещение заказов: формирование и отправка заказов поставщикам на закупаемые товары и материалы.

  Пример: менеджер по закупкам ежемесячно формирует заказы согласно прогнозам продаж и производственным планам, согласует условия с поставщиками и отправляет заказы.

• Контроль поставок и приемка товара: проверка соблюдения условий поставки по срокам, количеству и качеству продукции.

  Пример: после поступления партии сырья на склад сотрудник отдела логистики сверяет документы с фактическим количеством товара, проверяет соответствие спецификациям и качеству.

Эти операции обеспечивают бесперебойную работу компании, а также позволяют минимизировать издержки и повышать общую эффективность бизнеса.

Основные вопросы закупочной логистики (на примерах)

Закупочная логистика в практической деятельности любого предприятия сталкивается с необходимостью ответить на несколько основных вопросов:

Что закупать? (выбор товара и планирование закупок)

Этот вопрос связан с точным определением ассортимента и наименований, которые необходимо закупить. Ответ на него требует взаимодействия с отделами продаж, производства, маркетинга и аналитики. Правильный выбор основан на:

• Данных о продажах: какие товары ходовые, какие снижаются в спросе.

• Ассортиментной стратегии: какие позиции должны быть обязательно в наличии, какие можно закупать реже или выводить.

• Сезонности: например, закупка школьных товаров летом, новогоднего ассортимента — осенью.

• Анализе аналогов: если товар-оригинал временно недоступен, важно знать, чем его можно заменить.

Пример: В розничной сети товаров для дома закупщик перед сезоном весна-лето проводит анализ прошлогодних продаж и формирует план закупок садового инвентаря, мебели, средств от насекомых. Также уточняются новые модели и аналоги, чтобы расширить ассортимент.

В каком количестве закупать? (методы расчета потребности, EOQ)

Правильный расчет количества товара — ключевой фактор в закупках. Для этого часто применяют метод экономичного размера заказа (EOQ), позволяющий оптимизировать расходы на закупки и хранение.

Пример: Предприятие ежемесячно закупало крупную партию сырья, но обнаружило, что из-за избытка товара на складе возникают дополнительные затраты на хранение. Применив метод EOQ, компания определила оптимальный размер партии, снизила запасы и сократила складские расходы на 20%.

Когда закупать? (определение сроков и периодичности)

Точное определение времени закупки помогает избежать как избытка, так и недостатка запасов. Здесь важен точный прогноз и учёт сроков поставок. 

Важно определить момент времени, когда нужно инициировать заказ, чтобы избежать дефицита и при этом не переполнить склад. Учитываются:

• Время на поставку (lead time),

• Страховой запас (safety stock),

• Прогноз продаж.

Пример: если среднее потребление товара — 50 ед./день, срок поставки — 10 дней, страховой запас — 100 ед., то точка заказа:

Точка заказа = (50 × 10) + 100 = 600 ед.

То есть, при достижении уровня 600 шт. на складе нужно делать новый заказ.

У кого закупать? (выбор и оценка поставщиков)

Выбор надежного поставщика — один из важнейших этапов закупочной логистики. Выбор поставщика влияет на цену, сроки, стабильность поставок и риски. Этап включает:

• Сбор и сравнение коммерческих предложений.

• Анализ по критериям: цена, сроки, условия, гарантии, логистика, репутация.

• Проведение тестовых закупок, аудита поставщика.

• Оценка по KPI: уровень сервисности, процент брака, количество сбоев в поставках.

Пример: поставщик А предлагает цену ниже, но срок поставки — 20 дней, а поставщик B — дороже на 5%, но поставка за 2 дня. При высоких требованиях к оборачиваемости и рисках дефицита, компания выберет поставщика B.

На каких условиях закупать? (согласование договоров и условий поставок)

Грамотное согласование условий договора позволяет компании защитить себя от финансовых рисков и минимизировать возможные проблемы с поставщиками.

Ключевые элементы:

• Цена (фиксированная, гибкая, скидки за объем).

• Сроки и график поставки.

• Условия оплаты (предоплата, отсрочка, частичная оплата).

• Ответственность за просрочку, брак.

• Условия возврата, гарантийные обязательства.

Пример: Предприятие договаривается о более выгодных условиях оплаты (например, отсрочке платежа), снижении цены при заказе большого объема и прописывает штрафные санкции в договоре на случай задержек поставок.

Как закупочная логистика влияет на прибыль компании?

Закупочная логистика напрямую влияет на прибыльность бизнеса, вот на что конкретно:

• Снижает издержки: оптимизация закупочных цен, минимизация излишков и затрат на хранение.

• Повышает оборачиваемость запасов — деньги не «заморожены» в складе.

• Обеспечивает своевременность поставок — меньше потерь из-за дефицита.

• Повышает клиентский сервис: товары в наличии = продажи не теряются.

• Снижает операционные риски — компания не зависит от одного поставщика или колебаний цен.

Пример: сеть магазинов внедрила Forecast NOW! и смогла на 15–20% сократить закупки без потерь в продажах, увеличив оборачиваемость и уменьшив расходы на логистику. Это привело к росту чистой прибыли на 8% за год.

Функции и методы закупочной логистики.

Эффективность работы и себестоимость услуг и товаров зависит, в том числе, и от того, как устроена организация закупочной логистики на предприятии. Этот раздел деятельности оказывает влияние на прибыль, поэтому он заслуживает детального анализа.

Функции и методы закупочной логистики — не просто теория, это инструментарий, который применяется отделом закупок. К самым непосредственным функциям относятся:

• Работа с поставщиками: поиск наиболее выгодных предложений, их оценка и отбор. Выбор производится с учетом всех значимых критериев — цен, времени доставки, расстояния, дополнительного сервиса;
• Расчет потребности в ресурсах, необходимых для работы организации;
• Расчет оптимальных закупочных партий по разным видам материальных ресурсов и товаров для продажи;
• Согласование закупочных цен, заключение договоров поставки;
• Отслеживание выполнения сроков доставки;
• Проверка соответствия качества поступающих материалов и товаров;
• Расчет нормативных уровне запаса для каждого вида ресурса и поддержание этого уровня на складе.

Исходя из перечисленных функций, становятся понятны цели и основные задачи закупочной логистики: обеспечение бесперебойной работы предприятия — продаж, производства или оказания услуг. Если сравнивать работу предприятия с движением автомобиля, то механизм функционирования закупочной логистики нужен для того, чтобы машина все время была на ходу. Этот механизм обеспечивает постоянную подачу топлива и масла и своевременную замену деталей.

Поставщики, распределяя объемы поставок между покупателями и доставку товаров, ведут расчеты в рамках распределительной логистики. Взаимосвязь распределительной и закупочной логистики очевидна, так как все, что у поставщиков относится к распределительной сфере логистики, у покупателя является закупками — и это два звена одной логистической системы.

Дав понятию «закупочная логистика» определение, которое включает в себя снабжение бесперебойного процесса торговли или производства и поддержание уровня минимальных запасов, выделим основные проблемы закупочной логистики. Это необходимость точного расчета минимального запаса, который будет, с одной стороны, снижать издержки на хранение, а с другой стороны обеспечивать бесперебойность работы компании, пока следующая партия товаров будет доставлена от поставщика.

Логистика закупок должна быть встроена в общую систему целей организации. Например, если компания проводит акцию «При покупке дорогого товара, в подарок стимулирующий небольшой товар», то логистика должна быстро среагировать и поставить необходимое количество не только дорогого товара, но и подарков. На первый взгляд, это не сложно, но если у компании много магазинов и в каждом отмечается разный спрос акционный товар, то на расчеты и доставку необходимо время. Поэтому большинство проблем закупочной логистики решается хорошей автоматизацией, например, при помощи программы Forecast Now! с возможностью быстрого внесения изменений.

Закупочная логистика на примере предприятия

Реальный пример: компания «Лазурит» — один из крупнейших мебельных брендов в России с более чем 500 салонами и 80 000 м² складских площадей — столкнулась с проблемой неэффективного планирования закупок. Расчеты велись вручную в Excel, сотрудники в разных регионах применяли свои методики, что приводило к несогласованным заказам, завышенным остаткам и человеческим ошибкам.

Для решения задач компания внедрила систему Forecast NOW!, которая позволила автоматизировать расчеты заказов и учитывать большее количество факторов при планировании: сезонность, аналоги товаров, ассортиментную матрицу. Благодаря автоматизации был упрощен процесс работы для региональных логистов, снижено влияние человеческого фактора и повышена точность заказов.

После внедрения новой системы расчеты заказов перешли от локальных сотрудников к централизованной платформе. Программа анализирует спрос, остатки, аналоги товаров и формирует рекомендации по закупке. Сотрудники в регионах больше не тратят время на ручные вычисления — они получают готовый заказ и подтверждают его. Освободившиеся ресурсы были направлены на стратегические задачи.

Какие ошибки допустили и как их решили?

Ошибка: Заказы рассчитывались вручную, часто по-разному в каждом регионе — это приводило к ошибкам и излишним остаткам. Также сотрудники не всегда обладали нужной квалификацией.

Решение: автоматизация расчета заказов в Forecast NOW! позволила устранить влияние человеческого фактора. Ошибки, вызванные субъективными методиками и нехваткой навыков, были исключены. Количество сотрудников, занятых в расчете заказов, сократилось вдвое — без ущерба для точности.

Современные методы оптимизации закупок

Система поставок точно в срок в закупочной логистике. (JIT)

Такая система позволяет экономить на складских издержках, так как доставка выполняется прямо в торговый зал или на место монтажа, к производственному участку. По сути, это система закупки под заказ — как только в товаре возникает потребность, он покупается. Потребность может определяться, например, так. Пришел покупатель, и он готов не только купить товар, но и подождать, пока его привезут. В этом случае, магазин привлекает покупателей за счет цены и сервиса. Также потребность может определяться приближением уровня запаса к минимальному, после чего сразу делается очередная закупка.

ABC-анализ в закупочной логистике

Этот метод помогает разделить товарный ассортимент по степени влияния на общий оборот компании. Все товары распределяются на три категории:

• A — самые важные позиции, которые приносят основной доход (например, 20% ассортимента дают 80% прибыли).

• B — товары средней значимости с умеренным вкладом в оборот.

• C — наименее важные товары с минимальной долей в прибыли, но большим количеством позиций.

ABC-анализ позволяет сконцентрировать усилия на управлении ключевыми товарами (категория A) и оптимизировать запасы менее значимых позиций.

XYZ-анализ в закупочной логистике

Этот метод используется для оценки стабильности и предсказуемости спроса. Все товары делятся на три группы:

• X — товары с устойчивым, стабильным спросом, который легко прогнозировать.

• Y — товары с сезонными или цикличными колебаниями спроса.

• Z — товары с нестабильным, хаотичным спросом, который сложно предсказать.

XYZ-анализ помогает планировать закупки более точно: для стабильных позиций можно минимизировать запасы, а для товаров с нестабильным спросом закладывать страховой запас.

EOQ (Economic Order Quantity) — экономичный размер заказа

Формула EOQ позволяет определить оптимальный размер партии закупки, который минимизирует совокупные затраты на размещение заказов и хранение запасов. EOQ помогает найти баланс: закупать товары не слишком часто, чтобы сократить издержки на логистику, но и не держать избыточные запасы на складе. Такой подход снижает затраты и улучшает оборачиваемость товаров.

Закупочная логистика — это не просто «процесс закупок», а стратегически важная часть всей цепи поставок, напрямую влияющая на финансовые показатели, устойчивость и конкурентоспособность бизнеса. Грамотно выстроенная система закупок позволяет обеспечить предприятие нужными товарами и материалами в нужный момент времени, избежать сбоев, оптимизировать запасы и значительно сократить издержки.

Регулярная оптимизация закупочной логистики особенно важна в условиях быстро меняющегося рынка, нестабильных сроков поставки и роста конкуренции. Те компании, которые системно пересматривают свои закупочные процессы, внедряют аналитику и цифровые инструменты (например, Forecast NOW!), получают значительное преимущество: экономят ресурсы, ускоряют оборачиваемость, снижают дефицит и улучшают качество клиентского сервиса.

С чего начать внедрение и оптимизацию закупочной логистики:

1. Проведите аудит текущих закупочных процессов: выявите слабые места, дублирующие операции, неэффективные решения.

2. Используйте ABC/XYZ-анализ и расчеты потребности (EOQ), чтобы понять, что закупать и в каком объеме.

3. Оцените своих поставщиков и условия работы с ними — возможно, есть потенциал для улучшения цен или сроков.

4. Внедрите систему автоматизации: ERP, SRM или специализированное решение по управлению закупками и прогнозированию, например, Forecast NOW!.

5. Регулярно анализируйте закупочные KPI (точность заказов, оборачиваемость, потери от дефицита) и корректируйте стратегию.

Чем раньше компания начнет выстраивать управляемую и цифровую закупочную логистику, тем быстрее увидит результат в виде устойчивого роста, снижения затрат и повышения прибыли.