Интегрированное планирование в цепях поставок – это один из самых сложных процессов в компании. Ошибка в прогнозе может стоить очень дорого. И неважно – это торговая компания, которая закупает товары для дальнейшей реализации, или производство, которое закупает сырье.
В первой части статьи мы рассмотрим, как организован процесс планирование продаж и операций в российских компаниях, какие есть сложности, в том числе неочевидные, и как это сказывается на конечном результате и прибыли. Далее разберем, в чем преимущество использования специализированных решений для управления запасами и какие проблемы они помогают решить. В заключение разберем, в чем принципиальное отличие в подходе Forecast NOW! от других подобных систем.
Как обычно организован процесс интегрированного планирования в компании?
Как правило, в процессе планирования запасов участвуют несколько отделов. Это могут быть финансы, закупки, маркетинг, продажи, логистика, производство, а также другие отделы или отдельные сотрудники.
В общем случае процесс можно разбить на несколько этапов:
- Прогнозирование спроса.
- Прогнозирование товарного запаса (или сырья) на основе уже полученного прогноза спроса.
- Формирование заказов.
- Доставка товаров.
- Приемка и распределение по складам.
Часто для каждого этапа используется собственное ПО. Например, историю продаж выгружают из ERP и загружают в программу для прогнозирования спроса. Далее полученный результат выгружается в Excel, куда вносятся корректировки и результат снова загружается в ERP, либо в другую систему автозаказа и т.д.
Но при этом важно понимать, что каждый из этапов – это отдельный сложный процесс, который требует времени на подготовку и согласование, и в котором участвует много людей.
Возьмем для примера прогнозирование спроса. Чтобы прогноз был корректным, нужно очистить историю продаж, учесть сезонность, тренды, праздники и ряд других параметров. Далее обычно полученный прогноз согласовывается с различными отделами, которые могут внести корректировки.
Например, отдел маркетинга может запланировать промо. Поэтому прогноз может быть скорректирован с учетом их данных. Отдел продаж может иметь собственную экспертную оценку ситуации или план реализации, который не вписывается в прогноз, и будет настаивать на корректировках. Свои корректировки могут внести руководители и аналитики из смежных отделов.
На остальных этапах ситуация будет развиваться похожим образом. В итоге при таком подходе мы имеет ряд сложностей:
- Трудоемкость. Процесс получается очень затянутым. Всевозможные корректировки, согласования, перерасчеты могут занимать дни, недели и даже месяцы. В процесс включены большое количество людей и отделов.
- Высокая вероятность ошибки и низкое качество планирования. Из-за частых корректировок на всех этапах вероятность ошибок резко возрастает. И чем больше объем данных и количество ответственных лиц, тем выше риски. В конце концов, может получиться, что качество планирования будет невысоким.
- Скорость изменения начальных показателей. Ситуация на рынке меняется очень быстро, поэтому те показатели и факторы, которые учитывались при прогнозировании буквально несколько дней назад, могут быть уже устаревшими. В итоге на выходе мы получаем неактуальный заказ.
- У каждого отдела свои планы и показатели. Часто подразделения компании имеет собственные KPI и методологии. И то, чем руководствовались специалисты по прогнозированию, может не совпадать с видением других отделов. Отсюда недопонимание между сотрудниками, многочисленные корректировки и поиск компромиссов. А в итоге прибыль теряет вся компания.
- В 90% случаев виновным оказывается отдел закупок. Неважно, как много согласований было, сколько корректировок разными отделами внесено, ответственность обычно лежит на сотрудниках отдела закупок. Но реальность такова, что закупщики просто не в состоянии учесть огромное количество, факторов и корректировок, созвониться со всеми заинтересованными лицами и согласовать изменения и внести корректировки.. Зачастую это просто невозможно сделать физически в короткие сроки. Все это выливается в обвинения и постоянные споры на совещаниях.
Часть из этих проблем можно решить с помощью специализированной системы управления запасами.
В чем преимущество и недостаток большинства специализированных систем?
Специализированные системы для оптимизации запасов и прогнозирования помогают значительно снизить трудозатраты на расчеты и согласования, повышают качество планирования запасов, а значит, и прибыль компании.
Итак, давайте разбираться, какие преимущества даёт такая система. Основное из них – это, конечно же, автоматизация, которая значительно снижает нагрузку на сотрудников, экономит время и сокращает весь процесс планирования.
Так как все этапы интегрированного планирования теперь находятся в рамках одной системы, то весь процесс идет гораздо быстрее. Не нужно выгружать и загружать данные на каждом этапе, их можно проверять и согласовывать там же.
Второе – единая система поможет синхронизировать KPI и планы отделов таким образом, чтобы они работали на повышение общей прибыли компании. Всё планирование будет проходить в рамках общей методологии, которую использует система. Соответственно снижается количество разногласий между отделами.
Третье – повышается качество прогнозов. Автоматизация процессов помогает исключить человеческий фактор, а значит, ошибок становится меньше. Сокращение цикла планирования и общая методология тоже способствуют повышению качества планирования. А если система еще имеет передовые алгоритмы прогнозирования, то это также окажет существенное влияние на конечный результат.
Всего этого уже достаточно, чтобы задуматься о внедрении такой системы. При правильном подходе специализированное ПО способно сократить стоки на 20-30%, увеличить уровень удовлетворенного спроса на 10-20% и повысить прибыль компании на 15-20%.
В чем же недостаток большинства таких систем? Если вы изучите рынок и поговорите с вендорами, главный недостаток, который станет очевидным – весь процесс по-прежнему остается разбит на этапы. Да, в рамках одной системы, но с остановками.
Прогноз спроса. Остановка, корректировки, согласование. Прогноз товарного запаса на определенную дату. Остановка, корректировки, согласование. Расчёт заказов на определенную дату. Остановка, корректировки, согласование. Формирование заказов и отправка поставщику.
И каждый раз, когда вы останавливаетесь и вносите корректировки, вы увеличиваете страховой запас и ухудшаете качество прогнозов. Даже если нет корректировок, чем больше таких остановок, тем ниже качество итогового прогноза. Каждая новая остановка – это риск того, что изначальные данные уже изменились, а корректировки еще более усугубят ситуацию. Даже если у вас продвинутые алгоритмы, такой подход способен значительно нивелировать эффект от их использования.
Полезный материал
Инструкция по выбору системы управления запасами
В чем отличие Forecast NOW! от других систем
В отличие от большинства подобных систем Forecast NOW! делает сквозное планирование запасов без остановок, начиная от прогнозирования спроса до формирования конечного заказа поставщикам.
Все это делается в один прогон, автоматически, без участия человека. На выходе вы получаете список заказов, который можно согласовать и при необходимости обсудить.
Сквозное планирование без остановок после каждого этапа имеет ряд преимуществ:
- Ключевое из них – нет необходимости прогнозировать несколько разных цифр на разных этапах по отдельности. Можно прогнозировать сразу оптимальный заказ. Это позволяет повысить точность прогноза, снизить суммарный страховой запас, учесть корректно все факторы, такие, как влияние динамики остатков на заказ.
- Повышается качество прогнозов за счет того, что на всех этапах планирования нет ручных корректировок.
- Итоговый расчет заказов становится более точным, так как сокращается время планирования и все исходные показатели и факторы, которые закладываются на начальном этапе, не успевают измениться.
- В несколько раз снижается нагрузка на все отделы, участвующие в планировании. Фактически согласование будет требоваться только на финальном этапе.
На практике же сквозное моделирование по всей цепи поставок делается не один раз, а от 50 000 до 100 000 раз. Такая серия экспериментов позволяет накопить большой массив статистических данных. В каждом из прогонов учитывается вероятность влияния на конечный результат огромного количества факторов и рисков, которые могут возникнуть. Другими словами, программа рассчитывает все возможные варианты развития событий и на основе этих данных выбирает наиболее вероятный из них.
Отдельно стоит сказать, что означает «сквозное моделирование». Недостаточно просто посчитать общий объем заказов для всей компании. Нужно понимать, как запасы будут распределяться по филиалам и РЦ с учётом времени и какой будет спрос. В этом случае получится, что прогнозируется спрос на всю сеть и не учитываются поступления и товарные остатки на конкретных филиалах.
Но, даже если отслеживать изменение суммарных остатков во всей сети на каждый день, нельзя увидеть, что спрос возник на одном филиале, а запас, который вроде бы достаточен для покрытия этого спроса, находится на другом. Сложив остатки вместе и моделируя общий спрос, мы уже не знаем, из каких компонентов они получены.
Соответственно, может получится, что на одном филиале имеются излишки, и эти излишки не дают сделать заказ на другом филиале, на котором, напротив, имеется большой спрос, но нет запасов.
Это сложная задача, которая для решения требует прогнозирования движения остатков внутри компании. В Forecast NOW! такой алгоритм реализован и успешно работает.
Практические рекомендации
по управлению запасами
Про прогнозирование спроса, управление ассортиментом, планирование запасов, автоматизацию расчетов и сокращение стоков
