Работа любого предприятия связана с доставкой и хранением продукции или товаров. Это сопряжено с дополнительными расходами, необходимыми для поддержания непрерывного производства или высокого уровня продаж. Однако избыточные объемы, образующиеся в результате неправильной стратегии закупки товара, могут привести к образованию неликвидных остатков и повышению складских расходов.
Если же запасы будут недостаточными, это приведет к возникновению дефицита и снижению качества обслуживания, и, как следствие, – снижению прибыли. Одним из наиболее эффективных способов оптимизировать управление запасами является внедрение специализированной программы, позволяющей упорядочить запасы, уменьшить складские издержки, автоматизировать закупки и улучшить оборачиваемость финансовых средств. О том, как выбрать программу, читайте в статье: “Как выбрать систему управления товарными запасами и не потратить бюджет впустую”.
Учет товарных запасов
Внедрение программы управления возможно только при правильном учете товарных запасов. Именно он позволяет получить полную информацию о наличии товара в данный момент времени и управлять его движением. Контролируется доставка и получение, расход при реализации, передвижение и состояние товарного запаса. Полученная информация вводится в программу, после чего она предоставляет функционал, который позволяет рассчитать оптимальный запас товаров, с учетом введенных параметров по страховому объему товара и прогнозированию спроса.
Прогнозирование
Важнейшим аналитическим инструментом программы для управления запасами является возможность прогнозирования спроса. Современные программные продукты используют целую серию функциональных возможностей, с помощью которых производятся различные типы анализа управления запасами по отдельным товарным позициям. Наиболее универсальным является АВС-анализ, позволяющий распределить товар по основным категориям. Именно с его помощью формируется товарный запас по всем товарным группам. Еще одним популярным инструментом является отслеживание основных показателей работы складов, на протяжении определенного времени. Это позволяет спрогнозировать затраты на хранение по оборачиваемости, дефицитности и покрытию спроса. Далее может рассматриваться оптимальный уровень сервиса, который учитывает стоимость альтернативного финансирования и оплаты хранения запасов. Часто предлагается аналитический инструмент, позволяющий выявлять проблемные виды товаров, чаще всего попадающих в неликвид или образующих складские остатки.
Расчет оптимальной стоимости запаса с учетом желаемого уровня сервиса
Высокий уровень сервиса повышает рентабельность торгового предприятия, но традиционно считается, что он требует высокого уровня запаса. Однако излишние запасы приносят значительные убытки, что негативно влияет на прибыльность предприятия. Один из наиболее эффективных способов расчета – кросс АВС-анализ, с помощью которого можно сортировать товары по двум характеристикам, например, по выручке и частоте продаж.
Разбив товары на группы от АА до СС, можно при помощи разработанного алгоритма рассчитать оптимальную стоимость заказов.
Пример проведения кросс ABC – анализа в программе Forecast NOW!
1. Выбор параметров
2. Проведение анализа:
3. Настройка оптимального уровня сервиса в зависимости от группы.
Товарам, вносящим наибольший вклад в выручку и чаще всего продающимся назначается более высокий уровень сервиса (99 – 99,9%), каждой следующей группе – на 1% меньше.
В примере товарам группы AA назначен уровень сервиса в 99%.
Расчет потребностей
Расчет потребностей осуществляется на основе предварительного анализа, исходя из полученных ранее данных. При этом учитывается предполагаемый уровень сервиса, напрямую связанный со страховыми запасами товаров. По некоторым группам используется стратегия минимального товарного остатка. Он позволяет добавлять определенное количество товара к заказу, независимо от того, сколько единиц может потребоваться. Это удобно, когда необходим определенный минимальный объем товара независимо от спроса, например, для того, чтобы выставить его на прилавке. Рассчитывая потребности следует учитывать, что товары групп АА и ВА пользуются стабильным спросом и не требуют большого страхового запаса, а наибольший запас требуют товары категории СА и СВ, поскольку спрос на них спрогнозировать достаточно сложно.
В программных продуктах расчет потребностей по каждому товару происходит автоматически.
Например, в Forecast NOW! расчет займет 10-20 мин, при этом уже будет учтен заданный уровень сервиса.
Формирование заказов
Программа для управления запасами автоматически формирует заказы, которые затем обрабатываются менеджерами. При этом они должны обращать внимание на сроки поставки, которые должны быть таким, чтобы на складе не возник дефицит товара. В большинстве случаев поставщик доставляет товар партиями определенной кратности. Это означает, что товар заказывается с точностью до указанного числа. Например, если кратность имеет значение 5 единиц товара, то при заказе 1 единицы программа округлит заказ до 0, а при заказе 3 единиц до 5. При этом кратность может регулироваться, а окончательное решение принимает менеджер по поставкам. Кроме того, программа может просчитать весо-габаритные характеристики товара, что позволит снизить затраты на его транспортировку.
Таким образом, в общих чертах механизм формирования заказов с помощью программных средств выглядит следующим образом:
- Настройка оптимального уровня сервиса (например, по результатам кросс ABC-анализа)
- Настройка параметров поставки (кратность и т п.)
- Формирование заказа
В Forecast NOW! :
Пример настройки кратности для поставщика в Forecast NOW!
Пример. Расчет потребности в товарах и формирование заказа.
Пример. Сформированный в программе Forecast NOW! заказ
