Чем система управления запасами полезна именно директору по закупкам? Речь идет о торговых компаниях — ритейлерах и дистрибьюторах. Под системой понимаем программу, которая автоматизирует расчет и формирование заказов, прогнозирование спроса, распределение товаров и оптимизацию запасов.
Система управления запасами — это не только инструмент для автоматизации рутинных операций. Для директора по закупкам она становится стратегическим ресурсом, который помогает управлять рисками, повышать эффективность отдела и напрямую влиять на финансовые показатели компании.
Сокращение излишков и дефицита
Первое и часто самое важное - это оптимизация товарных запасов. Дефицит по одним товарным позициям и излишки по другим — типичная проблема торговых компаний. Система управления запасами способна сгладить эти перекосы, сделать планирование запасов более сбалансированным и предсказуемым. Для директора это значит: меньше замороженного капитала на складах и меньше потерь выручки из-за отсутствия товара.
Финансовая предсказуемость
Система помогает прогнозировать потребность на месяцы вперед и равномерно распределять закупки. Это снижает риск кассовых разрывов: компания не замораживает деньги в излишках и не сталкивается с дефицитом ликвидности для нужных товаров. Директор получает инструмент для более точного планирования бюджета и согласования его с собственником или финансистами.
Экономия на логистике
Автоматизация оптимизирует партии и график поставок, снижая число срочных и дорогостоящих доставок. Заказы формируются ровно в нужном объеме, с учетом складских возможностей и сезонности. Для директора это означает экономию на перевозках и меньше проблем с перегрузкой складов или простоями.
Контроль нагрузки и рост производительности
Работа в закупках сопряжена с переработками и большой нагрузкой. Часто повседневные расчеты заказов отнимают большую часть времени и сотрудники не успевают заниматься другими задачами. Система управления запасами помогаем снять рутинные операции с людей. Они перестают перерабатывать, появляется время на отдых и стратегические задачи. Это сказывается на качестве работы отдела, растут показатели. Для директора это означает рост продуктивности отдела без расширения штата и снижение текучести из-за перегрузок.
Прозрачность и контроль KPI
Система работает по единой методологии: прогнозы и заказы формируются прозрачно и одинаково для всех сотрудников. Директор в любой момент видит, кто и на каком основании сделал заказ. Это снижает риск ошибок и сговора с поставщиками, упрощает разбор неудачных решений. Работа отдела становится более управляемой, а KPI — объективными и понятными.
Снижение конфликтов внутри компании
Единая методология расчетов делает работу отдела прозрачной и понятной для всех. Финансы, логистика и закупки работают с одинаковыми данными, а спорные ситуации разбираются быстрее. Для директора это снижение конфликтов, упрощение коммуникации и более согласованная работа подразделений.
Поиск и удержание сотрудников
Подбор специалистов в закупки всегда сложен и дорог. Автоматизация снижает зависимость от численности отдела: те же сотрудники могут обрабатывать больший объем заказов. При масштабировании бизнеса и открытии новых магазинов можно обойтись тем же штатом сотрудников, что уже есть, либо увеличить его незначительно. Это частично снимает проблемы поиска и адаптации новых сотрудников.
Снижение зависимости от отдельных сотрудников
Частая ситуация, когда товарная категория и группа категорий завязаны на одном сотруднике. Только он владеет информацией, о том как и что нужно заказывать, делает это с помощью собственной методологии. А иногда и все контакты с ключевыми поставщиками завязаны на нем. При болезни и уходе из компании такого человека - последствия могут быть ощутимы. Наличие управляемой и понятной системы управления запасами позволяет серьезно снизить такую зависимость от сотрудников. Они по прежнему остаются востребованы, но в случае чего, можно быстро передать «проблемную» категорию другому сотруднику. Для директора это означает управляемость и снижение рисков.
Выбор оптимальных поставщиков
Часто компания имеет несколько поставщиков для одного и того же товара. Стоимость и условия поставки могут различаться, в том числе и в зависимости от конкретной партии товара. Каждый раз анализировать прайсы и условия поставки вручную - трудоемкая задача, особенно если поставки регулярные, например, несколько раз в неделю.
Система управления запасами может помочь решить эту проблемы. При наличии такого функционала она будет находить оптимальных поставщиков в автоматическом режиме по большому набору критериев. Директору это дает экономию времени, снижение затрат и уверенность, что отдел закупок работает в интересах бизнеса.
