Кейс Аквалайф. Как расширить горизонт планирования и сократить время на рутинные операции в десятки раз

Содержание

«Аквалайф» - лидер российского рынка безалкогольных напитков [1]. Компания также  работает еще по нескольким направлениям - кондитерский изделия, снеки и семечки.  Бренды компании: напитки из Черноголовки, конфеты Савинов, напиток Байкал, лимонад Fantola, Снеки Fishka, Раздолье и Потеха. Продукция выпускается на 3 заводах на территории РФ. 

Предпосылки внедрения 

На момент выбора специализированного решения, компания уже имела большой ассортимент продукции. Прогнозы и расчеты товарного запаса на складе для покрытия спроса делали в Excel. Но у такого подхода был ряд недостатков:

  • Применимость Excel была очень ограничена. Сложно было учитывать старую историю продаж, новинки, аналоги и  многие другие нюансы, необходимые для прогнозов. 
  • Вводились новые направления, такие как семечки, снеки и сладости. Объем данных рос, ручные расчеты занимали все больше времени и остро стоял вопрос об автоматизации закупочной деятельности. 
  • Существовала погрешность в прогнозе запасов, которую в компании хотели минимизировать. 

Все это привело к пониманию необходимости внедрения специализированного ПО. Из нескольких решений выбор был сделан в пользу Forecast NOW!. Во-первых, это было оптимальное соотношение цены и качества продукта. Во-вторых, программа была рекомендована несколькими сторонними экспертами. В-третьих, в программе был весь необходимый набор функционала, которых требовался компании. 

Внедрение

Из-за того, что в компании на момент внедрения Forecast NOW! происходила смена одной ERP системы на другую, процесс несколько затянулся. 

“В процессе интеграции у нас конечно возникали некоторые сложности и ошибки. Например с внедрением дополнительных колонок “производство” и “товары в пути”. Но как правило это все в итоге решалось, максимум, что мы теряли - это время. При этом со стороны сотрудников Forecast NOW! всегда была оперативная реакция, разъяснения и в конечном итоге мы эти сложности решали. Не могу сказать, что мы столкнулись с каким-то серьезными трудностями во время процесса внедрения. Скорее это были обычные рабочие момент, что-то делалось быстрее, что-то медленнее.” - Светлана Швецова

“Отдельно стоит сказать про обучение и сопровождение при внедрении. На этом этапе у нас было очень много скайпов. Совместно с Евгением Викторовым мы подробно разбирали модули программы и вопросы, которые у нас возникали по ним. Потом мы также разбирали все ошибки, которые у нас появлялись на этапе настройки программы. И так, небольшими шагами настраивали программу. “ - Светлана Швецова

Одним из основных требований к ПО было наличие возможности проводить глубокую аналитику. Поэтому на этапе внедрения к этому блоку было повышенное внимание. В поддержку поступало много запросов, но большинство из них оперативно решали. Хотя были некоторые нюансы работы компании. на которые приходилось уделять больше времени.. Например, для аналитики по площадкам, необходимо учитывать остатки и формировать прогнозы суммарно по складам. Таких площадок, к слову, по напиткам, три. На каждой площадке несколько складов. Ранее система анализировала и рассчитывала прогноз по каждому складу отдельно. После доработки появилась опция-«суммарно по складам», которая позволяет, выбирая необходимые склады, получить анализ по площадке в целом. 

Штатная эксплуатация

Сейчас программа используется для расчета необходимого товарного запаса на складах. Исходя их этих расчетов, реальных остатков и акционных объемов, учитываемых программой, планируется производство продукции. 

Помимо этого идет работа с промо-акциями. Регулярно проводятся многомиллионные акции, поэтому их учет достаточно важен 

Активно используется блок аналитики. ABC-Анализ по товарам, АBC-анализ по клиентам, анализ излишков, суммарный анализ по складам и площадкам по разным направлениями. При этом отчетами пользуется коммерческий департамент компании и регулрно делает запросы в отдел закупочный логистики. Как утверждают в компании,  Forecast NOW! позволяет построить такие отчеты, которые не получается сделать в других программах. 

Результаты

  • За счет автоматизации процессов сотрудники стали тратить в несколько раз меньше времени на рутинные операции. Выполнение отдельных операций стало быстрее в десятки раз. Так, анализ, который раньше делался вручную в Excel, сейчас сотрудник может сделать в один клик. 
  • Благодаря Forecast NOW! удалось расширить горизонт планирования запасов с 4-х недельных прогнозов до 6-ти недельных. И период планирования планируется расширять. 
  • Удалось стабилизировать остатки. Кривая остатков раньше очень сильно менялась, что создавало дополнительные трудности при прогнозах. Сейчас прогноз остатков стал более предсказуемый и нет резких колебаний. 

“У меня хорошие впечатления от сотрудничества с компанией. За все время сотрудничества не было ни одной ситуации , чтобы наши вопросы и  замечания остались без ответов. Мы постоянно поддерживаем коммуникацию с отделом внедрения и видно, что сотрудники Forecast NOW! заинтересованы в том, чтобы мы достигли поставленных целей.” - Светлана Швецова

Дальнейшие планы

Сейчас перед компанией стоят две большие задачи, которые они хотят решить с помощью Forecast NOW!

Первая задача - расчет совокупного коэффициента акций по всем складам. Компания работает с большим количеством акций. Но сейчас акции заносятся только на один склад. Коэффициенты по акциям рассчитываются индивидуально по каждому складу с учетом его спроса и особенностей. В компании хотели бы использовать возможность вносить данные по акции на одну площадку (несколько складов), а затем рассчитать совокупный коэффициент по акции по всем складам площадки, суммарно. Поэтому решить эту задачу один из приоритетов компании на будущее. Сейчас идет тестовая обкатка решения.   

Вторая задача - возможность распределения отгрузок по площадкам с учетом остатков на складах. Так как в компании 3 действующих завода в разных регионах страны, программа должна будет определять, с какой площадки эффективнее всего будет делать отгрузки конкретному клиенту с учетом остатков, доставки и затрат на логистику. Уже пройден первый этап реализации.  

[1] По данным с официального сайта компании Аквалайф https://aqualife.ru/

Другие публикации

Узнайте, чем программа Forecast NOW! будет полезна именно вашей компании

Оставьте заявку на демонстрацию программы. С вами свяжется менеджер, чтобы подобрать удобное время демонстрации.

Мы подробно расскажем о функциях, которые будут полезны именно вам и рассчитаем экономию от внедрения программы. После чего вы сможете поработать в демонстрационной версии программы самостоятельно.