Факты о компании
ООО «Компания АЮСС» – одна из крупнейших оптовых компаний косметики, парфюмерии и бытовой химии по Дальнему Востоку.
- 4 филиала
- Более 2500 сотрудников
- Более 5000 клиентов
- Дистрибьютор более 40 мультинациональных компаний, таких как Unilever, Colgate-Palmolive, L’oreal, Johnson & Johnson, Kimberly-Clark, Schwarzkopf и др.
- На рынке с 1991 года
Специфика управления запасами
Компания работает с 40 мультинациональными поставщиками. В среднем на одного закупщика приходится около 7-10 контрактов. Он рассчитывает заказы по своим контрактам, каждый раз учитывая рекомендации отдела продаж. Приходится обрабатывать очень много данных. Если к этой работе добавить управление маркетинговыми акциями от поставщиков и трансляцию их на клиентов, понадобится расширить отдел закупок в 2 раза. Объем работы можно оценить по такому факту: за полгода использования Forecast NOW! в программе накопилось больше 24 000 промоакций!
Предпосылки внедрения
В компании пользовались системой автозаказа на базе 1С, но в ней не хватало функционала для работы с планированием промоакций. Рассматривали 2 варианта – доработать существующую систему или внедрять другое решение. От доработки компания в конечном счете отказалась, решили внедрять специализированную программу.
«При выборе решения я рассматривала 5 различных решений. Но в итоге выбор остановила на Forecast NOW! по двум причинам. Первое – в программе было все то, что есть и у других решений, но при этом конечная стоимость была гораздо ниже. Второе – у меня уже был опыт работы с программой, и я смогла бы её очень быстро внедрить».
Заместитель директора по логистике по управлению товарным запасом и товародвижению.
Внедрение и использование
«Если говорить про чистое время на внедрение, то оно заняло около двух месяцев. Примерно две недели мы потратили, чтобы написать обработки для выгрузки данных из 1С. Еще столько же времени чтобы протестировать. Месяц ушел на то, чтобы разобраться с учетом маркетинговых акций, загрузить их в программу и протестировать. После мы уже начали пользоваться программой на регулярной основе».
Заместитель директора по логистике, управлению товарным запасом и товародвижению.
Основные трудности возникали, когда настраивали обмен данными, потому что в компании использовали две версии 1C и данные приходилось синхронизировать. Кроме того, непросто было настроить блок управления маркетинговыми акциями. До внедрения Forecast NOW! с промо почти никто не работал, поэтому процесс нужно было выстраивать с самого начала.
Менеджеры собирали все акции у отдела продаж поставщика в формате Excel и загружали их в систему. На первом этапе тестирования периодически случались накладки с перезаписыванием промо в системе. Это происходило потому что каждый менеджер, который отвечал за свои контракты, мог загружать данные об акциях. В итоге компания выделила одного менеджера из отдела, и он полностью взял на себя работу по загрузке данных, расчету и планированию промо. Права на загрузку были только у него, поэтому больше накладок не было.
«Параллельно с тестированием промо у нас шли еще два процесса. Во-первых, системный аналитик занималась проверкой остатков и сверкой данных, загруженных в систему. Во-вторых, я обучала сотрудников работе в программе. Мы разбирали на примерах, как работают алгоритмы Forecast NOW! и принципы самой системы. Постепенно переводили расчет заказов из Excel в программу. В итоге за месяц мы перевели расчет всех контрактов от 40 поставщиков в Forecast NOW!
Заместитель директора по логистике, управлению товарным запасом и товародвижению.
Выгоды от использования
- Полная прозрачность процессов и заказов, по сравнению с тем, что было раньше. Этот эффект отметили в компании сразу после начала использования.
- Программа в автоматическом режиме учитывает десятки тысяч промоакций. Чтобы делать это вручную, понадобился бы целый отдел.
- Проводить анализ эффективности стало проще в десятки раз. Раньше на то, чтобы сделать отчет по неликвидам и сверхнормативным запасам, уходила неделя. Нужно было выгрузить из учетной системы остатки и продажи, рассчитать средние продажи, рассчитать средние остатки в днях. Далее каждый логист должен был сделать поправку на промо по каждой позиции. Над этим работал весь отдел. Сейчас логист без большого опыта сделает такой анализ за 20 минут. При этом можно быть уверенным, что расчет будет корректным и ничего не потеряется, как при ручном подсчете.
- Стало уходить в несколько раз меньше времени на повседневную работу логистов: расчеты и формирование заказов, проведение аналитики, отчеты отделу продаж и руководству и сопутствующие дела.
- Прогноз уровня сервиса стал точнее. До внедрения программы прогноз уровня сервиса на средние продажи, рассчитанный в 1С, мог резко поменяться с 98% до 70-80% за неделю. Почему? Случилось промо, которое никак не учитывалось в 1C. Forecast NOW! учитывает все промо, поэтому прогноз уровня сервиса более точный.
«Для меня главные плюсы программы – это прозрачность процессов, данных и очень оперативное получение информации о текущей ситуации, которая намного точнее того, что можно посчитать в Excel или любой ERP-системе.
Мне очень нравится гибкость компании – сотрудники готовы слушать предложения, обсуждать их вместе с нами, работать над проблемами и развивать продукт. Это очень много значит. Кроме того, я знаю, что если обращаюсь к любому сотруднику, связанному с проектом, то он будет в курсе всех изменений и сможет в короткие сроки дать ответ. Я могу быть уверена, что не будет долгих переадресаций на узких технических специалистов и ожидания ответа по несколько дней».
Заместитель директора по логистике, управлению товарным запасом и товародвижению.
