Кейс компании Элер. Как сократить время на рутинные операции в 6 раз, автоматизировать расчёты и выстроить системный подход к закупкам

Содержание

О компании

  • Компания Элер” занимается оптово-розничная продажей товаров для дома и огорода.
  • 2 магазина и склад размером 4000 кв. м.
  • 15 000 SKU
  • Использует Forecast NOW! c 2017 года.

Предпосылки внедрения

Компания имеет широкий ассортимент продукции, которая подвержена сезонности и редкому спросу. Товары реализуется через 2 собственные торговые точки. Так как площадь складских помещений достаточно большая, а канал продаж относительно нее узкий,  то приходится тщательно планировать запасы, чтобы избежать излишков, и удовлетворить потребность в спросе. 

Планирование запасов проводилось вручную, интуитивно,  и это отнимало много времени. Фактически все рабочее время менеджеров было занято расчетами заказов и их проверкой.

“Еще одна предпосылка для внедрения - это оценка работы сотрудников. Мне нужно было привязать мотивацию сотрудников к их работе, чтобы они работали не только за чистый оклад. И здесь нужна была регламентация и систематизация работы с закупками. Просто к объему закупок или объему продаж привязать менеджера было сложно, потому что есть очень много факторов, на которые он не может влиять” - Юрий Кистенев, коммерческий директор компании "Элер"

Внедрение и использование

Решение о внедрении Forecast NOW! в компании приняли после проведения предпроектного исследования.

“Основные сложности при внедрении возникли с персоналом - объяснить сотрудникам, что теперь они работают по-другому, и зачем это нужно. Я хотел,  чтобы сотрудники поняли принципы работы программы и приняли изменения. И здесь пришлось подключать уже административный ресурс” - Юрий Кистенев, коммерческий директор компании "Элер"

Несколько раз сотрудники пытались отказаться от пользования программой, ссылаясь на то, что она неправильно считает. Но каждый раз, когда начали разбираться, выяснилось, что дело в человеческом факторе, либо неправильно выставленных параметрах. В каждом случае, после разбора ситуации, возвращались к использованию ПО.

Что касается технической части внедрения, то она прошла относительно быстро и без каких либо сложностей. В компании использовали 1С, интеграцию с которой выполнили за месяц. Еще 2 месяца потребовалось на то, чтобы обкатать программу в тестовом режиме на ограниченном количестве заказов и поставщиков. 

“Помимо прогнозирования спроса и расчета заказов, больше всего мы пользуемся различной аналитикой, в частности, анализом эффективности, ABC-анализом и категорийным менеджментом. Продажи в различных разрезах очень удобный и информативный инструмент. Если подключить цены реализации, то он позволяет прогнозировать, как изменения цен сказываются на продажах. 

Активно пользуемся анализами в динамике. Они позволяют оценить перспективы работы с определенным ассортиментом или с компанией. Периодически пользуемся планированием промо. В период пандемии, когда магазины были закрыты, этот функционал помог нам спланировать будущий спрос и рассчитать запасы” - Юрий Кистенев, директор компании Элер.

Итоги внедрения

“Основной эффект от внедрения программы -  за счет сокращения рутинных операций в несколько раз у менеджеров освободилось время, чтобы поднять голову от расчетов и заняться другой важной работой - думать об улучшениях, исследовать и анализировать тренды, заниматься маркетингом, больше уделять времени общению с поставщиками и обучению.

Еще одно важное преимущество -  теперь у каждого менеджера всегда есть список заказов, который он должен сделать на предстоящий период. И, если человек уволился или отсутствует по какой-то причине, его работу можно быстро переключить на другого сотрудника. Ему не нужно детально разбираться в категориях товара. Если параметры в программе правильно выставлены, то не важно, что он будет закупать - бананы или керамическую плитку. Сотрудники становятся более универсальными и нет привязки к одному конкретному человеку”  - Юрий Кистенев, коммерческий директор компании "Элер"

 

  • Вложения в программу окупились уже через год. За счет оптимизации товарных запасов поток свободных денежных средств значительно увеличился.
  • Около 90% заказов рассчитываются автоматически и не требуют корректировок. 
  • Один менеджер курирует порядка 5000 SKU, причём по разным направлениям. На момент внедрения было около 8000 SKU, расчетами занимались 3 человека на полную ставку и один на полставки. Сейчас объем заказов вырос на 40%, всего около 15000 SKU, расчетами занимаются 3 человека.
  • У менеджеров освободилось достаточно свободного времени, чтобы заниматься переговорами с поставщиками, анализировать рынок и исследовать тренды. Раньше менеджеры успевали делать только расчеты.
  • Систематизация работы помогла выстроить систему мотивации для сотрудников. Теперь есть понятные KPI, которые завязаны на объеме закупок, эффективности инвестиций в товарный запас и уровне сервиса. Вся эти параметры рассчитываются в Forecast NOW! и менеджеры могут влиять на свою эффективность.
  • Регламентированность процессов позволила быстро передавать дела по формированию заказов с одного сотрудника на другого в случае увольнения или болезни. Замещающий сотрудник может очень быстро сформировать заказ через программу. Ему нет необходимости быть специалистом именно по этим категориям товаров. 
  • Время на формирование заказа сократилось в 6 раз. Раньше в среднем, что сформировать и проверить заявку для одного поставщика в ручном режиме уходило около 1,5 дней. Сейчас на это тратится в среднем 1,5-2 часа с учётом анализа заявки. 
  • Программа помогла регламентировать бизнес-процессы, связанные с закупками в компании. Раньше заказы формировались больше на основе собственного опыта и интуиции сотрудников. Не было календаря заказов.  Сейчас есть календарь и план закупок, заказы делаются на сроки, которые рекомендует программа. На основе этого теперь можно рассчитать бюджеты и заниматься финансовым планированием. 
     

Другие публикации