О компании
- Компания «Элер» занимается оптово-розничная продажей товаров для дома и огорода.
- 2 магазина и склад размером 4000 кв. м.
- 15 000 SKU
- Использует Forecast NOW! c 2017 года.
Предпосылки внедрения
Компания имеет широкий ассортимент продукции, которая подвержена сезонности и редкому спросу. Товары реализуются через 2 собственные торговые точки. Так как площадь складских помещений достаточно большая, а канал продаж относительно нее узкий, приходится тщательно планировать запасы, чтобы избежать излишков и удовлетворить потребность в спросе.
Планирование запасов проводилось вручную, интуитивно и отнимало много времени. Фактически все рабочее время менеджеров было занято расчетами заказов и их проверкой.
«Еще одна предпосылка для внедрения – это оценка работы сотрудников. Мне нужно было привязать мотивацию сотрудников к их работе, чтобы они работали не только за чистый оклад. И здесь нужна была регламентация и систематизация работы с закупками. Просто к объему закупок или объему продаж привязать менеджера было сложно, потому что есть очень много факторов, на которые он не может влиять», – говорит Юрий Кистенев, коммерческий директор комп.ании «Элер».
Внедрение и использование
Решение о внедрении Forecast NOW! в компании приняли после проведения предпроектного исследования.
«Основные сложности при внедрении возникли с персоналом – нужно было объяснить сотрудникам, что теперь они работают по-другому, и зачем это нужно. Я хотел, чтобы сотрудники поняли принципы работы программы и приняли изменения. И здесь пришлось подключать уже административный ресурс», – Юрий Кистенев, коммерческий директор компании «Элер».
Несколько раз сотрудники пытались отказаться от пользования программой, ссылаясь на то, что она неправильно считает. Но каждый раз, когда начали разбираться, выяснилось, что дело в человеческом факторе, либо неправильно выставленных параметрах. В каждом случае после разбора ситуации возвращались к использованию ПО.
Что касается технической части внедрения, она прошла относительно быстро и без каких-либо сложностей. В компании использовали 1С, интеграцию с которой выполнили за месяц. Еще 2 месяца потребовалось на то, чтобы обкатать программу в тестовом режиме на ограниченном количестве заказов и поставщиков.
«Помимо прогнозирования спроса и расчета заказов, больше всего мы пользуемся различной аналитикой, в частности, анализом эффективности, ABC-анализом и категорийным менеджментом. Продажи в различных разрезах очень удобный и информативный инструмент. Если подключить цены реализации, то он позволяет прогнозировать, как изменения цен сказываются на продажах.
Активно пользуемся анализами в динамике. Они позволяют оценить перспективы работы с определенным ассортиментом или с компанией. Периодически пользуемся планированием промо. В период пандемии, когда магазины были закрыты, этот функционал помог нам спланировать будущий спрос и рассчитать запасы», – Юрий Кистенев, директор компании «Элер».
Итоги внедрения
«Основной эффект от внедрения программы в том, что за счет сокращения рутинных операций в несколько раз у менеджеров освободилось время, чтобы поднять голову от расчетов и заняться другой важной работой – думать об улучшениях, исследовать и анализировать тренды, заниматься маркетингом, больше уделять времени общению с поставщиками и обучению.
Еще одно важное преимущество – теперь у каждого менеджера всегда есть список заказов, который он должен сделать на предстоящий период. И, если человек уволился или отсутствует по какой-то причине, его работу можно быстро переключить на другого сотрудника. Ему не нужно детально разбираться в категориях товара. Если параметры в программе правильно выставлены, не важно, что он будет закупать – бананы или керамическую плитку. Сотрудники становятся более универсальными и нет привязки к одному конкретному человеку», – Юрий Кистенев, коммерческий директор компании «Элер».
- Вложения в программу окупились уже через год. За счет оптимизации товарных запасов поток свободных денежных средств значительно увеличился.
- Около 90% заказов рассчитываются автоматически и не требуют корректировок.
- Один менеджер курирует порядка 5000 SKU, причём по разным направлениям. На момент внедрения было около 8000 SKU, расчетами занимались 3 человека на полную ставку и один на полставки. Сейчас объем заказов вырос на 40%, всего около 15000 SKU, расчетами занимаются 3 человека.
- У менеджеров освободилось достаточно свободного времени, чтобы заниматься переговорами с поставщиками, анализировать рынок и исследовать тренды. Раньше менеджеры успевали делать только расчеты.
- Систематизация работы помогла выстроить систему мотивации для сотрудников. Теперь есть понятные KPI, которые завязаны на объеме закупок, эффективности инвестиций в товарный запас и уровне сервиса. Вся эти параметры рассчитываются в Forecast NOW!, и менеджеры могут влиять на свою эффективность.
- Регламентированность процессов позволила быстро передавать дела по формированию заказов с одного сотрудника на другого в случае увольнения или болезни. Замещающий сотрудник может очень быстро сформировать заказ через программу. Ему нет необходимости быть специалистом именно по этим категориям товаров.
- Время на формирование заказа сократилось в 6 раз. Раньше в среднем, что сформировать и проверить заявку для одного поставщика в ручном режиме уходило около 1,5 дней. Сейчас на это тратится в среднем 1,5-2 часа с учётом анализа заявки.
- Программа помогла регламентировать бизнес-процессы, связанные с закупками в компании. Раньше заказы формировались больше на основе собственного опыта и интуиции сотрудников. Не было календаря заказов. Сейчас есть календарь и план закупок, заказы делаются на сроки, которые рекомендует программа. На основе этого теперь можно рассчитать бюджеты и заниматься финансовым планированием.
