ГК «Энергомикс» – крупный дистрибьютор электротехники и товаров народного потребления: бытовой химии, хозяйственных товаров, сантехники, видео- и аудиотехники, товаров для дома. Поставляет товары от мировых и отечественных производителей. Также есть собственные торговые марки.
- Более 25 лет на рынке
- Около 100 представительств на территории РФ
- 9 распределительных центров на территории РФ
- На каждом РЦ поддерживается 30 000 SKU
- Более 500 000 SKU активных товарных позиций
- 30 000 – активная клиентская база
- Более 380 активных поставщиков
Специфика управления запасами в компании
Компания представлена практически на всей территории РФ, за исключением Дальнего Востока. При этом имеет более 500 000 активных товарных позиций по широкому спектру товаров. Масштабность процессов управления товарными запасами порождает высокую стоимость ошибок для компании в реальных деньгах, потребность в систематизации процессов и наличии эффективной системы. Поэтому компания вынуждена уделять этим процессам особое внимание.
Также в силу распределенности подразделений остро стоит вопрос доставки товаров по дальним направлениям, например, на территории Сибири. Логистика стоит дорого, и перераспределять товары, которые оказались не востребованы по этим направлениям, экономически затратно. В таких регионах нужна высокая точность расчетов и прогнозирования.
Управление запасами и формирование всех заказов происходит централизованно в главном офисе компании в Екатеринбурге.
Предпосылки внедрения
Политика компании подразумевает постоянное развитие, и процессы управления запасами не стали исключением. Более 10 лет в компании использовали собственное решение, разработанное на базе 1С. На момент внедрения эта система была достаточно эффективной и позволила повысить производительность труда сотрудников, облегчить работу с заказами.
Но спустя 10 лет использования стало понятно, что она морально устарела и уже не устраивает по ряду причин:
- Требовалось большое количество повторяющихся ручных настроек при формировании каждого заказа. Это отнимало много времени сотрудников.
- Система требовала большой объем вычислительных ресурсов серверов. Иногда при увеличении нагрузки приходилось ставить расчеты заказов в очередь. При увеличении количества поставщиков, клиентов и заказов эта проблема становилась всё существеннее.
- В методике расчета не учитывались важные факторы такие, как сезонность, дефициты и аномальные выбросы. На больших объемах всё это сложно было отследить, что в итоге приводило к избыточному товарному запасу по одним позициям, искусственному выпадению некоторых позиций из ассортимента и ухудшению оборачиваемости.
По совокупности всех недостатков стало понятно, что решение требует замены.
«Если говорить о тех проблемах и вызовах, которые стояли перед нашей компанией, они похожи на проблемы других компаний, но с оглядкой на масштабность компании и, как следствие, проблем. Это вопросы оборачиваемости складских запасов, вопросы оперативного формирования огромного количества заказов. К примеру, на момент начала внедрения Forecast NOW! у нас создавалось порядка 500 уникальных заказов поставщикам. Это и высокая загруженность сотрудников, и потребность в квалифицированных специалистах, либо в упрощении работы этих специалистов», – говорит Вячеслав Яковлев, куратор проекта внедрения, руководитель отдела направления сантехники и товаров для дома ГК «Энергомикс».
Изучение современных методик в закупочной деятельности, научных исследований, которые осуществлял учредитель бизнеса, привели к выводу, что нужно внедрять современные практики и наработки в компании. Было принято решение использовать уже готовое специализированное решение российского производства.
Выбор решения
Был проведен анализ рынка предложений. Оценивались функциональные возможности систем, стоимость и сложность внедрения и адаптации: сколько ресурсов потребуется, собственных и привлеченных. Была собрана обратная связь от пользователей этих продуктов. На основании всех этих критериев принимали решение.
«Относительно Forecast NOW! мы пообщались с другими электротехническими компаниями, которые уже использовали программу и в целом получили от них позитивную обратную связь», – Вячеслав Яковлев.
На основании всех этих критериев было принято решение о выборе Forecast NOW!
Внедрение и использование
Процесс внедрения от начала и до момента, когда вся компания вышла на стабильную эксплуатацию системы с понятными критериями, занял чуть больше года. Сам процесс несколько раз замедлялся частично из-за загруженности IT-отдела компании, а также из-за специфики бизнеса приходилось делать некоторые доработки системы и тестировать их. Например, возникли сложности с распределением прав доступа, которые были доработаны специалистами Forecast NOW!
На этапе внедрения было приложено достаточно много усилий, чтобы донести до сотрудников пользу от внедрения. В старой системе было всё уже настроено, и любой процесс адаптации проходит через период, в течение которого снижается эффективность, увеличиваются трудозатраты, так как новая система не настроена должным образом.
Несмотря на то что в компании уже много лет работают хорошие специалисты, этот этап оказался достаточно сложным, что также оказало влияние на скорость внедрения.
«Одним из сложных моментов при внедрении было непонимание пользователей, как считает программа. Если в старой программе сотрудники все понимали и могли на калькуляторе перепроверить работу, то в Forecast NOW! заложено очень много факторов, которые влияют на заказ и товарный запас. Проверить это уже не так просто. А когда пользователи не понимают, то у них появляется недоверие к расчетам. И обучению этому, разбору конкретных кейсов, пришлось уделить дополнительное внимание», – Вячеслав Яковлев.
«Преодоление сопротивления сотрудников, по нашему опыту, один из самых сложных этапов. И простых решений здесь не существует. Очень важно, чтобы внутри компании был человек с широкими полномочиями, который будет помогать преодолевать естественное сопротивление. Он должен, с одной стороны, иметь возможность использовать административный ресурс, а с другой – обеспечить взаимодействие поддержки вендора с сотрудниками компании», – Евгений Викторов, руководитель отдела внедрения Forecast NOW!
В компании также отметили, что не всё во время интеграции и дальнейшего тестирования шло по плану, возникали некоторые сложности, но техническая поддержка их отрабатывала, все заявки принимались и шли в работу.
Сейчас программа используется для формирования заказов в автоматическом режиме, формирования складской матрицы для торговых точек и складов,
аналитике запасов и торговой деятельности в целом
«Программа оказалась полезна не только с точки зрения закупочной деятельности, но и для торговой команды. Как пример, могу привести кейс, когда потребовалось сделать ABC и FMR анализ для определения изначального расположения в ячейках хранения продукции на складе, на котором внедряется WMS система.
Аналитики в самой WMS на тот момент еще было недостаточно, но чтобы снизить потери на этапе внедрения, я подготовил и отправил отчет, чтобы расположение товаров в ручном режиме сделали максимально эффективными с точки зрения частоты обращений и отгрузок продукции», – Вячеслав Яковлев.
Результаты внедрения
Самое сложное оказалось оценить изолированное влияние программы на результаты компании, так как уже есть ранее накопленные неликвиды на складах, есть специфика возвратных товаров с удаленных складов, а также параллельно идет оптимизация других процессов. С учетом масштабов бизнеса провести детальную аналитику по всем этим факторам – непростая задача.
Поэтому было выбрано одно из направлений – аэрозольные краски, на котором смогли бы оценить работу программы без накладки других внешних факторов, которые есть в компании.
Получили следующие результаты:
- с 45-50 дней до 30-35 дней снизилась оборачиваемость складских остатков.
- На 20% снизились потери от дефицита в сезон. Программа хорошо справилась с учетом сезонного роста продаж. В текущем и прошлом году прошли сезон без критического дефицита, который до этого возникал ежегодно.
- Снизился уровень негативного фона от торговой команды. Практически не было сообщений ни от клиентов, ни от команды, что есть дефицит товаров.
- При этом был отмечен прирост продаж данной продукции.
Также в компании оценили комплексное влияние программы:
- Повышение производительности труда. Сотрудники перестали задерживаться по вечерам и на выходных. При этом их работа не страдает, а количество обработанных заказов растет.
«Совершенно точно повысилась производительность труда сотрудников, особенно после внедрения автоматического формирования заказов ночью. Мы видим, что сейчас у сотрудников появилось значительно больше времени, чтобы они могли взаимодействовать с торговой командой, работать с оптимизацией остатков, с возвратами и аналитикой ассортимента», – Вячеслав Яковлев.
- При увеличении общего числа отгрузок, количества обслуживаемых SKU и поставщиков штат компании не изменился. На 20% в среднем вырос объем обрабатываемых заказов логистами.
- Повысилось качество прогнозирования запасов и продаж, что позволило компании минимизировать дефициты.
«С моей точки зрения, для нашей компании ключевая польза Forecast NOW! – это комплексное повышение эффективности работы отдела закупок в части формирования заказов», – Вячеслав Яковлев.
