Один из частых вопросов, которые нам задают на мероприятиях: “Как понять, что компании нужно внедрять систему управления запасами?”. Чаще всего нас спрашивают компании, которые быстро растут и не хотят упустить момент, когда нужно переходить от ручного управления в Excel к автоматизации процессов. Но иногда и достаточно крупные сети не понимают, нужно ли им внедрять SCM.
Рассмотрим 6 признаков того, что пора задуматься о внедрении специализированной системы управления запасами.
1. Излишки по одним товарам и дефицит по другим
Первый и самый очевидный признак - это наличие неликвида по одним товарным позициям и дефицита по другим. Не всегда можно точно определить процент дефицита, но если ходовой товар часто отсутствует на полке, то компания упускает прибыль. Такая же ситуация и с излишками.
Если это системная проблема и проявляется регулярно, то уже этого достаточно, чтобы понять, что необходимо менять подход - внедрять специализированную систему или нанимать консультанта.
2. Нет прозрачности в процессах управления запасами
Вы не знаете, почему были заказаны те или иные товары в определенном объеме. И проверить это вы тоже не можете. Каждый сотрудник полагается на собственные методы расчета, собственную экспертность или договоренность с поставщиками.
Вы не можете в режиме реального времени получить оперативную информацию о количестве заказов, товаров на складе и филиалах, перемещения, акциях и т.д. Всё это требует длительной подготовки отчетов и часто невозможно разобраться без человека, ответственного за это направление.
Если нет прозрачности в процессах, а уход сотрудника может сказаться на эффективности работы, то это повод систематизировать деятельность.
3. Вы не знаете ключевые показатели эффективности управления запасами
Вы не знаете, какая у вас оборачиваемость, уровень сервиса 1 и 2 рода, какая упущенная прибыль, упущенный спрос, рентабельность запасов и др. И обычно не можете их посчитать, либо это требует участия нескольких сотрудников и одну-две неделю времени.
Знание ключевых KPI дает компании возможность сравнить себя с бенчмарками по отрасли и понимать, насколько эффективно она управляет запасами и можно ли что-то улучшить. Подробнее об этом мы писали в статье “Ключевые показатели эффективности управления запасами”.
4. Сотрудники отдела закупок постоянно загружены и часто делают ошибки в заказах
Знакома вам ситуация, когда сотрудники отдела постоянно загружены прогнозами, расчетами, бесконечными согласованиями и нет времени даже на то, чтобы анализировать рынок и отслеживать новые тренды? А в пиковые периоды, например, сезонности или подготовки к новому году, отдел работает наизнос, часто даже сверхурочно и всё равно постоянно в авральной ситуации.
При такой интенсивности вероятность совершения ошибок очень высока. Иногда они стоят компании очень дорого - упущенная прибыль или гора неликвидов, которую реализуют потом со скидкой, либо вовсе списывают.
К сожалению, без автоматизации части операций здесь не обойтись, иначе компания будет вынуждена набирать всё новых и новых сотрудников по мере роста, а ошибки будут стоить только дороже. И это существенная причина задуматься о внедрении специализированной системы.
5. Низкое качество прогнозов
Точность прогнозирования часто является мерилом эффективности управления запасами. Если качество прогнозов вас не устраивает, есть два пути, как его можно улучшить.
Первый вариант - нанимать дорогостоящих экспертов в вашей отрасли. Оно подходит для компаний, у которых небольшое количество SKU. В противном же случае штат сотрудников будет расти, а ежегодный ФОТ может быть сопоставим с покупкой бессрочной лицензии на специализированное ПО.
Второй вариант - внедрение системы управления запасами.
6. Заказ неоптимального количества товара у поставщиков из-за необходимости учета огромного количества параметров
Рассчитать необходимый товарный запас для покрытия спроса - это только половина дела. Просто взять и заказать его у поставщиков вряд ли получится. В реальных условиях всегда есть некоторые ограничения: кванты поставки, минимальная партия заказа, минимальный бюджет, ограничение вместимости транспортных средств, стоимость обработки строки заказа и т.д.
Всё это надо рассчитать, выбрать оптимальных поставщиков и оптимальные условия поставки, иначе вся предыдущая работа будет проделана напрасно. И это требует значительных трудозатрат, поэтому часто компании вынуждены соглашаться на условия поставщика, которые не всегда оптимальны. Изменить такое положение дел может внедрение системы автозаказа. Она будет автоматически рассчитывать оптимальные варианты, которые выгодны в первую очередь компании.
