На сегодняшний день формирование заказов поставщика — сложный процесс. Необходимо учитывать продажи товаров в прошлом, сезонность продаж, условия поставок и другие параметры. С учетом того, что номенклатура торгового предприятия включает в себя огромное количество наименований, пополнение складских запасов представляет собой очень трудоемкую задачу.
Что такое автоматический заказ (автозаказ)?
Один из путей решения проблемы — расширение штата сотрудников, занимающихся закупками. Но этот вариант имеет большое количество недостатков — это возможность ошибки, присущей любому человеку, существенное увеличение затрат, высокая вероятность откатов и т.п.. Еще один способ решения проблемы — формирование автоматического заказа, который осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения. После предварительной настройки, такая программа способна не только в автоматическом режиме генерировать заказ товара, но и прогнозировать изменение спроса на различные его виды.
Для чего это нужно?
Использование автозаказа позволяет удовлетворять потребность в товаре с минимальным привлечением обслуживающего персонала. Этот подход представляет собой сложную электронную систему с возможностью ручной корректировки. Вся необходимая информация о ценах, транспортных расходах, истории продаж, финансовом состоянии поставщиков берется из специализированных баз данных. В результате заказ формируется заранее, что позволяет менеджеру значительно сократить время на его доработку. В результате на формирование заказа затрачивается гораздо меньше времени.
Например, заказ на 11000 позиций может занимать от 1 до 10 мин:
Рис. 1 Процесс формирование заказов в программе Forecast NOW!
При работе программы c автозаказом выдерживаются введенные заранее параметры, которые регулируют минимальный и максимальный уровень заполнения склада, потребность в товаре, что позволяет максимально эффективно покрывать текущий дефицит товаров, не приобретая лишнего. Это оптимизирует работу предприятия, позволяя снизить расходы и повышая прибыли.
Пример снижения объема запасов при использовании автоматического заказа:
Рис. 2 Экономия при использовании автозаказа.
Еще одним достоинством автозаказа является повышение точности заказа. Она достигается за счет:
- увеличения точности прогноза спроса
- автоматического учета различных факторов (сезонность, тренд, продажи аналогов и т.д.)
- исключения фактора человеческой ошибки
Многие системы автозаказов используют различные алгоритмы прогнозирования под разные товары. Например, нельзя одинаково подходить к товарам с гладким спросом (продаются стабильно, почти каждый день) и редким (среднее расстояние между фактами продаж больше 1,5 дня). Соответственно, программы сами определяют, какой характер спроса на товар (или это может ввести пользователь):
Рис. 3 Выбор метода прогнозирования на примере программы Forecast NOW!
Следствие внедрения автозаказа
Учитывая большое количество позиций, которые приходится обрабатывать при формировании заказа товара, автоматизация заказа позволяет значительно расширить ассортимент продукции. Программа делает заказ по всем позициям, которые забиты в прайс-лист. После проверки менеджером формируется окончательный заказ. Чтобы при ручном наборе создать столь обширный заказ, потребуется столько времени, что он станет неактуальным. Таким образом, внедрение систем автоматизации позволяет значительно расширить ассортимент, тем самым, повышая прибыльность бизнеса.
Дополнительную прибыль от внедрения автоматизации можно получить за счет экономии на заработной плате, поскольку для оформления заказа не нужно будет содержать профильный отдел. Возможность синхронизации с мощностями производителя, гибкость графика заказа и выбора транспортной стратегии — все это позволяет получить дополнительные доходы от оптимизации закупок.
Внедрение автоматического заказа
Важно и то, что внедрение автозаказа не предусматривает кардинальной перестройки работы закупочных подразделений. Их главная задача остается неизменной — проводить точный учет данных, что является непременной составляющей автоматической системы. Особое внимание нужно обращать на соответствие этих данных реальным потребностям, иначе из-за случайной ошибки невозможно будет правильно определить объем закупаемого товара.
На следующем этапе определяется модель управления складскими запасами. Наиболее популярными являются две модели. Первая предполагает периодические закупки, согласно среднестатистическим показателям продаж. Это позволит постоянно пополнять все товарные позиции, периодически корректируя их вручную. Дополнительно можно водить специальные критерии, меняя периодичность заказа, например, раз в месяц или раз в квартал, количество товара или предпочитаемых производителей.
Обычно пользователь системы задает расписание поставок, характерное для каждого поставщика:
Рис. 4 Расписание поставок для каждого поставщика в программе Forecast NOW!
После этого программное обеспечение на основании множества товаре (его спросе, сезонности, тренда продаж и т.п.) формирует расписание заказов.
Рассмотрим на примере.
Для товаров одного поставщика выставим расписание поставок:
1. Зададим расписание поставок для товаров конкретного поставщика «Матрица»
Рис. 5 Расписание поставок для конкретного поставщика в программе Forecast NOW!
Рис. 6 Расписание поставок для конкретного поставщика в программе Forecast NOW!
2.Сформируем расписание заказов для товаров этого поставщика с 15.07.2014 по 22.07.2014
Рис. 7 Формирование расписания заказов для конкретного поставщика в программе Forecast NOW!
Посмотрим результаты формирования расписания:
Рис. 8 Результат формирования расписания для конкретного поставщика
Система сформировала расписание поставок с учетом даты последнего размещения заказа, сроков поставки и периодичности заказа.
После сформированного расписания заказов система, опираясь на исторические данные о спросе и прочие факторы, зная даты формирования заказ сможет автоматически рассчитать все необходимые заказы:
Рис. 9 Автоматический расчет заказов в программе Forecast NOW! с 21.07.14 по 24.07.14
Рис. 10 Автоматический расчет заказов в программе Forecast NOW! с 24.07.14 по 27.07.14
Другой моделью управления запасами является модель нефиксированного расписания поставок. В этом случае система будет формировать заказ, если общий остаток товара меньше, чем требуется на срок точки заказа
Точка заказа минимум должна быть больше или равна времени поставки от размещения заказа до поступления его на склад.
Такой функционал может быть полезен компаниям, для которых важно, чтобы прием товара происходил равномерно и постоянно.
Выводы
Таким образом автозаказ поможет:
- увеличить точность расчета объемов заказа
- сократить время формирования заказа
- сократить затраты на заработную плату
- в конечном итоге повысить прибыль предприятия
