Управление запасами: цели, методы, модели и современные технологии (тест)

Без управления запасами невозможно построить современную логистику и выстроить полноценные цепи поставок (SCM). Избыточные запасы замораживают капитал и увеличивают затраты на хранение, а их нехватка приводит к дефицитам и потерям клиентов. Баланс между этими крайностями достигается только при использовании методов, моделей и технологий управления запасами. Управление запасами или контроль над состоянием запасов – это попытка сбалансировать требуемые запасы и спрос на них с целью минимизации расходов на закупку и хранение.

В этой статье мы разберём: что такое управление запасами, какие цели и задачи оно решает, какие существуют принципы и модели, как работают разные методы и современные технологии управления. Материал будет полезен студентам, закупщикам, логистам и менеджерам по цепям поставок.

Что такое управление запасами?

Управление запасами — это процесс планирования, контроля и регулирования уровня запасов для обеспечения бесперебойной работы предприятия при минимальных издержках. Проще говоря, это поиск баланса между двумя задачами: не допустить дефицита и при этом не создавать излишков, которые «съедают» оборотный капитал.

В логистике управление запасами рассматривается как часть общей системы движения товаров: от закупки сырья и материалов до поставки готовой продукции конечному потребителю. В цепях поставок (SCM) эта функция становится стратегической — именно от неё зависит устойчивость и гибкость всей цепи.

Сравнение в разных сферах:

• В торговле управление запасами означает контроль товарных остатков на складах и в магазинах, чтобы товары были всегда доступны для покупателей.

• На складе это система учёта, оптимизации площадей и страхового запаса, позволяющая избегать как пустых полок, так и переполненных стеллажей.

• В производстве управление запасами связано с обеспечением ритмичности выпуска: наличие сырья, полуфабрикатов и компонентов должно соответствовать графику производства.

Таким образом, управление запасами — это неразрывная часть логистики и бизнес-процессов.

Что такое запасы?

Запасы – это количество хранящегося товара, планируемого для какого-либо использования. Они могут храниться на предприятии (т.е. – непосредственно на нем или поблизости от него для немедленного использования); или на удаленном складе или в центре распределения для использования в будущем. За исключением компаний, применяющих принцип управления запасами «точно в срок» (just-in-time), в большинстве случаев говоря о запасах, подразумевается, что количество хранящегося товара превышает потребности компании на текущее время (т.е. на ближайшие несколько часов). 

Зачем нужны запасы и почему ими нужно управлять

Запасы — это страховка бизнеса от неопределённости. Они помогают компании пережить колебания спроса, задержки поставок и непредвиденные ситуации. Без них невозможно обеспечить бесперебойное производство и стабильность в торговле. Однако важно понимать, что каждый лишний день хранения товара увеличивает издержки, поэтому управлять запасами нужно осознанно.

Запасы создаются по ряду причин. К ним относятся: сглаживание колебаний спроса; компенсация длительных сроков поставки; страхование от сбоев и неопределённости в логистике; увеличение объёма закупки и производства за счёт эффекта масштаба.

Эти причины универсальны, но проявляются по-разному:

• В FMCG страховой запас гарантирует, что полки в магазинах не будут пустыми даже при всплеске продаж.

• В производстве наличие сырья и полуфабрикатов позволяет не останавливать линии при сбое поставщика.

• В фармацевтике обязательные остатки спасают от дефицита критически важных препаратов.

Вывод: запасы нужны всегда, но их объём должен быть управляемым. Избыточные остатки ведут к замороженному капиталу и потерям, а нехватка — к срывам заказов и падению уровня сервиса.

Зачем же компании хранят больше запасов, чем нужно на текущий момент для обеспечения их деятельности? Таблица ниже содержит ряд причин, по которым и создается в итоге «переизбыток» запасов:

Таблица 1

	ЯНВ	ФЕВ	МАР	АПР	МАЙ	ИЮН;
Спрос	50	50	0	100	200	200
Производство	100	100	100	100	100	100
Запасы на конец месяца	50	100	200	200	100	0

Причина 1: Удовлетворение спроса

Для того чтобы компании продолжали оставаться в игре, им необходимо иметь в наличие товары именно в тот момент, когда они понадобятся покупателю. Если товаров нет в наличии, то розничному продавцу придется сделать дополнительный заказ. Если же у покупателя есть возможность приобрести товар у другого поставщика, то он может выбрать именно этот вариант, вместо того, чтобы ждать, пока к первому розничному продавцу поступит дополнительный заказ. Следовательно, во многих случаях, если товара нет в наличии, то навсегда упускается возможность его продажи.

Причина 2: Обеспечение бесперебойной работы

Для производства своего продукта производитель должен иметь ряд компонентов (сырье, комплектующие или компоненты для сборки). В случае возникновения дефицита чего-либо вышеперечисленного, производитель просто не сможет завершить производство продукта.

Создание запасов между двумя последовательными операциями также помогает предотвратить их взаимозависимость. Центр производства обычно зависит от предыдущих операций, поставляющих ему компоненты для продолжения работы. Если же он прекратит работу, то все последующие центры придется закрыть из-за отсутствия для них работы. Если же между центрами создан некоторый уровень запасов, то какое-то время они смогут функционировать до того момента, как основной центр не возобновит работу.    

Причина 3: Сроки выполнения (leadtime)

Сроки выполнения – это время, прошедшее с момента размещения заказа (на покупку, направленного в магазин  или на производство, направленного на завод) до момента фактического получения заказанного товара.

Если поставщик (сторонняя компания, внутренний отдел или завод) не может поставить товар по требованию, то компания вынуждена иметь запас этих товаров. Чем выше сроки выполнения, тем большее количество запасов должна иметь компания.  

Компании, применяющие принцип «точно в срок» (just-in-time / JIT), например, Nissan в г.Смирна, штат Теннесси, могут иметь крайне низкий уровень запасов. Доставка товаров грузовыми машинами осуществляется 18 раз в день. Однако, сроки выполнения заказа на сталелитейных заводах могут достигать трех месяцев. Это означает, что компании, использующие их продукцию должны размещать заказ как минимум за 3 месяца. В то же время, для продолжения производства необходимо иметь в наличие трехмесячный запас этой продукции.  

Причина 4: Страховка

Запасы также могут создаваться в качестве страховки от роста цен и инфляции. Продавцы обычно звонят закупщикам незадолго до планируемого повышения цен. Это дает покупателю возможность приобрести товар в избытке, но по цене ниже той, которая была бы, если бы покупатель ждал до того момента, когда действительно возникнет потребность в закупке.

Причина 5: Скидка за количество приобретаемого товара

Часто при покупке большого количества товаров компаниям предлагаются скидки. Это обычно приводит к тому, что приобретается большее количество товаров, чем нужно на самом деле. Однако, если размер скидки достаточен, чтобы компенсировать дополнительные расходы на хранение, возникшие в результате приобретения излишков товара, то решение приобрести большое количество товара оправдано.

Причина 6: Потребность в сглаживании спроса

Иногда запасы необходимы для того, чтобы обеспечить сглаживание спроса на рынке, спрос на котором непредсказуем. Рассмотрите прогноз спроса и план производства, указанные в Таблице 1.

Обратите внимание, как создание запасов позволило компании обеспечить стабильное производство (избавившись тем самым от расходов на наем и обучение новых сотрудников), создавая в тоже время запасы в преддверие увеличения спроса. Фактически, это часто называется прогнозируемым запасов. В сущности, использование запасов позволило компании переместить потребности спроса на более ранние периоды, тем самым сгладив спрос.    

Цели и задачи управления запасами

Эффективное управление запасами строится вокруг баланса: с одной стороны, нужно поддерживать высокий уровень обслуживания клиентов, а с другой — избегать избыточных затрат на хранение.

Основными целями управления запасами являются обеспечение бесперебойности поставок и снижение уровня издержек. Поддержание оптимального объёма запасов позволяет удовлетворять потребности клиентов, в то время как минимизация издержек повышает эффективность работы предприятия.

Из этого следуют ключевые задачи управления запасами:

• предотвращение дефицита и срывов поставок;

• сокращение издержек на хранение и транспортировку;

• повышение оборачиваемости товарных запасов;

• прозрачный контроль остатков и прогнозирование потребности;

• поддержание оптимального уровня сервиса для клиентов.

Ответ на вопрос: «Какова цель эффективного управления запасами?» — это создание такой системы, где товар всегда доступен для клиента, но при этом компания не тратит лишние деньги на избыточные складские остатки.

Основные принципы управления запасами

Чтобы управление запасами работало эффективно, компании должны опираться на базовые принципы. Эти принципы помогают избежать крайностей: избыточных складских остатков или, наоборот, дефицита.

• Достаточность. Запасы должны покрывать потребности клиентов, но не быть «мертвым грузом». Если остатки превышают оборачиваемость в 2–3 раза, капитал компании оказывается замороженным.

• Экономичность. Хранение всегда стоит денег: аренда склада, логистика, персонал, списания. Управление запасами должно минимизировать эти издержки.

• Прозрачность. Все участники цепочки поставок (закупки, склад, продажи) должны иметь актуальные данные по остаткам. Без этого появляются ошибки, эффект хлыста и дефициты.

• Гибкость. Запасы должны адаптироваться к изменениям спроса: росту в сезон, акциям, кризисным ситуациям.

Практическая связь с KPI:

• Оборачиваемость показывает, сколько раз за период запасы полностью обновились.

• Уровень сервиса — сколько заказов выполняется без дефицита.

• Точность прогнозов напрямую влияет на то, насколько компания избегает излишков.

Пример: «Just in Time» (JIT) — это принцип, при котором запасы на складе минимальны, а поставки приходят ровно к моменту потребности. Такая модель позволяет сократить издержки на хранение, но требует идеальной работы с поставщиками и высокой точности прогнозов.

Типы и системы управления запасами

Для практики важно понимать, что запасы бывают разных типов, и каждый из них требует своей логики управления.

Четыре типа управления запасами:

1. Текущие запасы — формируются для удовлетворения ежедневного спроса. Пример: продукты в супермаркете, расходные материалы в производстве.

2. Страховые запасы — «подушка безопасности» на случай задержек поставки или роста спроса. Пример: фармацевтика или запчасти для сервисного обслуживания.

3. Сезонные запасы — создаются к пиковым периодам. Пример: новогодние товары, туристическое снаряжение перед летом.

4. Спекулятивные запасы — формируются при ожидании роста цен или перебоев. Пример: закупка металла или топлива «впрок».
   
   Таблица: Типы запасов, их назначение и риски
    

Тип запаса	Когда используется	Примеры	Риски при ошибках
Текущие	Для покрытия ежедневного или постоянного спроса	Продукты в супермаркете, расходники на производстве	Недостаток → дефицит и потеря клиентов; избыток → неликвиды и списания
Страховые	При нестабильных поставках или колебаниях спроса	Фармацевтика, запчасти для СТО	Недостаток → остановка производства или отказ клиенту; избыток → «заморозка» оборотных средств
Сезонные	Перед пиковыми сезонами или праздниками	Ёлочные украшения, туристическое снаряжение	Недостаток → потеря продаж в пике; избыток → нереализованные остатки после сезона
Спекулятивные	Когда ожидается рост цен или перебои	Металл, топливо, зерно	Недостаток → покупка по высоким ценам; избыток → риск обесценивания или хранения без спроса

 

Какие бывают системы управления запасами?

• Ручные (Excel). Подход, с которого начинают многие компании. Применим для малого бизнеса и ассортимента до 100–200 SKU. Но при росте масштабов этот метод становится слишком затратным и неточным.

• ERP-системы. Предоставляют единый учёт запасов в связке с закупками, продажами и финансами. Полезны для средних и крупных компаний.

• SCM-системы. Позволяют управлять запасами в логистике на уровне всей цепи поставок: прогнозировать спрос, рассчитывать уровни страхового запаса, оптимизировать пополнение.

Практическая польза:

• Малому бизнесу достаточно Excel и простых min-max моделей.

• Компании среднего уровня стоит переходить на ERP, чтобы объединить закупки и склад.

• Для дистрибьюторов и крупных сетей без SCM-решений невозможно эффективно управлять тысячами SKU и десятками складов.

Методы и модели управления запасами

Компании могут использовать разные методы управления запасами, и выбор зависит от ассортимента, отрасли и целей бизнеса. Универсального решения нет: то, что идеально работает в FMCG, не всегда подходит для производства с длинным циклом.

Основные методы управления запасами

• Фиксированный размер заказа (EOQ, Economic Order Quantity).
  Метод Вильсона: компания заказывает всегда одинаковый объём продукции, рассчитанный по формуле, при достижении определённого уровня запаса.
  Подходит для товаров с равномерным спросом и стабильными поставщиками.

• Фиксированный интервал заказа.
  Заказы делаются через равные промежутки времени (например, раз в неделю или месяц), а объём закупки зависит от текущих остатков.
  Удобно для сезонных или акционных товаров, но есть риск переполнения склада.

• Модель min-max.
  Устанавливаются минимальный и максимальный уровень запасов. Когда товар опускается ниже минимума, оформляется заказ до максимума.
  Хорошо работает в рознице и торговых сетях.

• Kanban.
  Визуальная система контроля (карточки, ячейки, цифровые панели), где заказ формируется при «сигнале» о снижении запасов.
  Используется на производстве и в lean-логистике. 

Модели управления запасами

• ABC-анализ. Делит товары по значимости: А — ключевые, B — средние, C — малозначимые.

• XYZ-анализ. Делит товары по предсказуемости спроса: X — стабильные, Y — умеренно изменчивые, Z — хаотичные.
   В связке ABC/XYZ позволяет определить стратегию: какие товары держать с запасом, а какие — заказывать только под спрос.

• JIT (Just in Time). Минимизация запасов: материалы поступают точно к моменту производства.
  Подходит только при надёжных поставщиках.

• MRP (Material Requirements Planning). Планирование потребности в материалах на основе производственных графиков.
  Используется в машиностроении и серийном производстве.

• DRP (Distribution Requirements Planning). Планирование распределения: рассчитывается, сколько товара и куда нужно отгрузить в сеть складов и магазинов.
  Актуально для дистрибьюторов и ритейла.

Практическая таблица: методы управления запасами
 

Метод	Где применять	Плюсы	Минусы
EOQ (фиксированный размер заказа)	Товары с равномерным спросом и стабильными поставками	Оптимизация издержек на заказ и хранение	Требует точных данных о спросе и издержках
Фиксированный интервал	Сезонные товары, регулярные закупки	Простота планирования, удобно для договоров	Риск дефицита между интервалами или переполнения склада
Min-max	Розница, дистрибуция	Гибкость, защита от дефицита	Может вести к избыточным запасам при колебаниях спроса
Kanban	Производство, lean-подход	Минимальные остатки, визуальный контроль	Требует стабильного спроса и поставщиков
ABC/XYZ	Любая отрасль с широким ассортиментом	Сегментация, фокус на ключевых SKU	Нужен регулярный пересмотр категорий
JIT	Производство с надёжными поставщиками	Минимум запасов, экономия склада	Высокие риски при сбое поставок
MRP	Производство (машиностроение, серийное)	Планирование материалов, меньше сбоев	Сложность расчётов, нужны точные данные
DRP	Розничные сети, дистрибьюторы	Оптимизация распределения по складам	Высокая сложность внедрения

 

Технологии управления запасами

Сегодня управление запасами невозможно представить без технологий. Если раньше многие компании полагались на ручные расчёты и интуицию менеджеров, то теперь конкурентоспособность зависит от автоматизации и точности данных.

Excel и ручной учёт

Для малого бизнеса стартовый инструмент — это Excel или аналогичные таблицы. Они позволяют вести учёт остатков, рассчитывать простые нормативы и прогнозировать закупки. Такой подход подходит для компаний с ассортиментом до 100–200 SKU и небольшим складом.
Минус: высокая трудоёмкость и риск ошибок.

ERP, BI и SCM-системы

По мере роста компании и расширения ассортимента ручной учёт перестаёт работать. На этом этапе внедряют:

• ERP (Enterprise Resource Planning) — объединяет закупки, склад, финансы и продажи в единую систему.

• BI (Business Intelligence) — помогает анализировать данные по оборачиваемости, дефицитам и излишкам, строить дашборды и отчёты.

• SCM (Supply Chain Management) — позволяет прогнозировать спрос, рассчитывать страховые запасы, управлять цепочками поставок от производителя до конечного клиента.

Практическая польза: ERP даёт прозрачность, BI — аналитику, SCM — прогнозирование и управление всей логистической сетью.

AI и машинное обучение

Современный уровень развития — это использование искусственного интеллекта и машинного обучения. Эти технологии анализируют историю продаж, сезонность, акции, погодные и макроэкономические факторы.

• AI способен предсказывать спрос с точностью выше классических методов.

• Модели машинного обучения выявляют скрытые закономерности и помогают определить, какие товары попадут в категорию неликвидов.
  Это особенно важно для ритейла, e-commerce и дистрибьюторов с тысячами SKU.

Таблица: Технологии управления запасами и их практическая польза
 

Технология	Для кого подходит	Практическая польза	Ограничения
Excel и ручной учёт	Малый бизнес, до 100–200 SKU	Простота, низкая стоимость, быстрый старт	Высокий риск ошибок, трудоёмкость, не масштабируется
ERP (Enterprise Resource Planning)	Средние и крупные компании	Единый учёт закупок, складов, продаж и финансов	Требует внедрения и адаптации процессов
BI (Business Intelligence)	Компании с разветвлённой сетью и большим ассортиментом	Аналитика: отчёты, дашборды, поиск узких мест	Не управляет запасами напрямую, только анализ
SCM (Supply Chain Management)	Дистрибьюторы, розничные сети, производство	Прогноз спроса, управление цепями поставок, расчёт страховых запасов	Высокая стоимость, сложность внедрения
AI и машинное обучение	E-commerce, крупные сети, компании с тысячами SKU	Высокая точность прогнозов, выявление скрытых закономерностей, предупреждение неликвидов	Требует больших объёмов данных и специалистов

Вопрос-ответ: что важно установить в процессе управления запасами?
Чтобы технологии действительно работали, важно:

• иметь точные данные по продажам и остаткам;

• прописать правила пополнения (min-max, EOQ, safety stock);

• контролировать KPI: оборачиваемость, уровень сервиса, долю неликвидов.

Будущее управления запасами

Экологический менеджмент, который появился благодаря альтруизму или законодательству, значительно расширил возможности управления запасами и логистики обратной цепочки поставок. Экологический менеджмент увеличил количество единиц учета, которые должны контролировать компании. Помимо сырья, полуфабрикатов, готовой продукции и товаров, подлежащих ремонту, теперь компании вынуждены также  иметь дело с отходами потребления, такими как списанные товары, возвращаемые товары, многоразовые или перерабатываемые контейнеры и любые другие товары, требующие ремонта, повторного использования, переработки или вторичного использования в другом продукте. Розничные продавцы вынуждены иметь дело с теми же самыми проблемами с товарами, которые вернули из-за дефекта, цвета, модели, или просто из-за того, что покупатель откровенно «передумал».

В конечном итоге, управление цепочками поставок имеет сильное влияние на управление запасами. Вместо того, чтобы управлять своими запасами, увеличивать только свою прибыль и снижать только свои расходы, сейчас компании принимают такие решения, которые идут на благо всей цепочке поставок. 

Практика: как наладить управление запасами на предприятии

Теория полезна, но в бизнесе всегда важнее практические шаги. Чтобы управление запасами приносило реальную пользу, процесс нужно выстроить системно.

Чек-лист: как организовать управление запасами

1. Проанализировать текущие запасы. Определите неликвиды, избыточные остатки и дефицитные позиции. Без этого анализа невозможно понять реальное положение дел.

2. Определить цели и KPI. Решите, что для вас приоритет: минимизация издержек, увеличение оборачиваемости или снижение доли дефицитов. KPI могут включать коэффициент оборачиваемости, уровень сервиса, долю списаний.

3. Выбрать метод управления. Для стабильного спроса подойдёт EOQ (модель Вильсона), для динамичных продаж — min-max, для широкой номенклатуры — ABC/XYZ.

4. Настроить систему. На старте подойдёт Excel, но при росте компании лучше переходить на ERP, BI или SCM. Это обеспечит прозрачность и автоматизацию расчётов.

5. Постоянно пересматривать стратегию. Ассортимент, спрос и поставщики меняются. Если не обновлять правила управления, KPI быстро теряют актуальность.

Пример из практики

Компания-дистрибьютор имела на складе более 20% избыточных запасов: часть товаров зависала без продаж месяцами. После внедрения ABC/XYZ-анализа ассортимент был разделён по важности и предсказуемости спроса.

• Для категории AX (ключевые и стабильные товары) был установлен фиксированный размер заказа.

• Для категории CZ (малозначимые и хаотичные товары) решили закупать только под заказ клиентов.

Результат: складские остатки сократились на 15%, оборачиваемость выросла на 12%, а уровень сервиса сохранился на прежнем уровне.

Даже простые инструменты анализа помогают компаниям значительно улучшить управление товарными запасами.

Какую литературу следует читать по теме управление запасами:

1.  «Моделирование цепи поставок» -  Джереми Шапиро 
2. «Логистика производственных и товарных запасов»  -  Зеваков А.М. и Петров В.В. 
3. «Эффективное снабжение. Простые и надежные способы снижения издержек и повышения прибыли.» - Роберт Э. Рудзки, Дуглас Э. Смок, Майкл Кацорке, Шелли Стюарт мл.
4. «Управление закупками и поставками.» - Майкл Линдерс, Фрейзер Джонсон, Анна Флинн, Гарольд Фирон.
5. «Терминологическая структура логистики» - Стерлигова А.Н.
6. «Управление запасами в цепях поставок» - Стерлигова А.Н.
7. «Управление производством и материальными запасами в век ЭВМ» -Оливер Уайт 1978 год
8. «Управление поставщиками» -  Штефан М. Вагнер  
9. «Эффективное управление запасами»  -  Джон Шрайбфедер 
10. «Управление ассортиментом в рознице. Категорийный менеджмент» -  Светлана Сысоева, Екатерина Бузукова
11. «Товарный портфель и управление закупками в рознице» -  Елена Комкова
12. «Управление товаром» - Дональд Р. Леманн, Расселл С. Винер
13. «Логистика. Интегрированная цепь поставок» -  Бауэрсокс Д.Дж., Клосс Д.Дж
14. «Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений.» - Гаджинский А. М.
15. «Теория очередей и управление запасами.» - Рыжиков Ю.И.

Заключение

Управление запасами — это стратегический элемент бизнеса, от того, насколько грамотно компания управляет остатками, зависит её прибыльность, ликвидность и устойчивость на рынке.

Ошибки в управлении всегда превращаются в издержки: излишки замораживают капитал, дефициты приводят к потерям клиентов и падению репутации. Но правильно выстроенная система позволяет снизить расходы, повысить оборачиваемость и обеспечить высокий уровень сервиса.

Будущее управления запасами связано с цифровизацией и интеграцией в SCM-системы. Использование ERP, BI и прогнозных моделей на базе искусственного интеллекта становится не конкурентным преимуществом, а стандартом. Те компании, которые внедряют современные технологии уже сегодня, получают устойчивое преимущество в логистике и закупках.

Итог: управление запасами — это инвестиция в эффективность и стабильность бизнеса.

Материалы, которые читают чаще всего вместе со статьей «Управление запасами»:

•  Управление запасами предприятия.
•  Оптимизация складских запасов.