Для специалиста по закупкам внедрение единой системы для автоматического заказа, оптимизации запасов и прогнозирования спроса несёт множество существенных выгод, которые напрямую упрощают и улучшают его работу
Сокращение рутинных операций и переработок
Часто рабочий день специалистов связан с переработками, особенно если для расчётов используется Excel. В случае внедрения системы управления запасами расчёт заказов, анализ остатков и прогнозирование спроса выполняются автоматически. Освобождается часть рабочего времени на стратегические задачи и снижается общая нагрузка. Высвободившееся время специалист может направить на более важные и интеллектуальные задачи: поиск новых поставщиков, ведение переговоров о лучших условиях, анализ рынка, проработку аналогов и улучшение стратегии закупок.
Часто специалисты опасаются, что автоматизированная система может вовсе их заменить, и это мнение вполне объективно. Раньше специалисты глубоко знали ассортимент, умели работать со своими формулами расчёта. Теперь алгоритм берёт это на себя, и возникает ощущение, что опыт обесценен.
Но на практике программа остаётся лишь тактическим инструментом, который помогает человеку, а основные решения лежат на сотрудниках: они дополняют программу экспертизой, принимают решения в нестандартных ситуациях и помогают алгоритму становиться точнее. Ни одна система не способна работать самостоятельно без экспертизы сотрудников.
Подробнее об этом рассказываем в статье «Когда компании нужна автоматизация управления запасами?»
Снижается риск ошибок
При высокой нагрузке и больших объёмах работы программа помогает специалистам избегать серьёзных ошибок в расчётах, которые могут стоить серьёзных убытков для компании, а самим сотрудникам — лишения премии, выговоров от руководства или снижения KPI.
Повышение собственных KPI
Правильно настроенная система помогает сотрудникам повысить собственные KPI. Специалист получает мощный инструмент, который позволяет наглядно демонстрировать руководству свою ценность через конкретные финансовые результаты компании, такие как рост прибыли, оборачиваемость и оптимизация затрат. Соответственно, это может сказываться и на доходе специалиста.
Быстрая и обоснованная подготовка заказов
Система предлагает оптимальный объём заказа с учётом спроса, сезонности, акций, минимальных партий и логистических ограничений. Специалисту остаётся лишь проверка и утверждение без долгих ручных подсчётов.
В случае необходимости заказы можно легко обосновать и объяснить руководству или другим отделам, так как все сотрудники работают по одной методологии, заложенной в систему. Каждое закупочное решение подкреплено конкретными данными и расчётами системы, а не просто интуицией. Это позволяет легко обосновать свои действия перед руководством.
Рост компетенций и профессиональной ценности
Технологии стремительно развиваются. Тренд на автоматизацию в ритейле продолжается уже несколько лет, и специалисты, которые умеют работать с системами управления запасами, ценятся выше. Такой специалист становится не просто «исполнителем заказов», а аналитиком, который управляет спросом и запасами с опорой на данные. Им зачастую проще найти работу, и она будет более высокооплачиваемая. С течением времени этот тренд будет только усиливаться.
Сокращение конфликтов с другими отделами
Когда расчёты прозрачны, меньше споров с логистикой и продажами по поводу причин дефицита или излишков. Все оперируют одними и теми же данными.
Одна из частых проблем в закупках — разногласия между подразделениями. Продажи обвиняют закупки в дефиците, закупки — логистику в задержках, логистика — продажи в неверных прогнозах. В итоге много времени уходит не на работу с поставщиками и запасами, а на внутренние согласования и поиск «виноватых».
Система автозаказа устраняет эту проблему за счёт единой базы данных и прозрачной методологии расчёта заказов. Все отделы — закупки, логистика, продажи, финансы — опираются на одни и те же данные: реальные остатки, прогноз спроса, график поставок и текущие заказы. Это снимает основу для споров: если товар не заказан, видно почему — например, из-за минимальной партии или низкого прогноза. Если возник дефицит, можно быстро отследить, когда и на основании каких данных был сделан заказ.
В результате снижается уровень конфликтов и эмоционального напряжения между отделами, а коммуникация становится рабочей и конструктивной. Специалист по закупкам может сосредоточиться на анализе и управлении, а не на оправданиях и объяснениях.
Удобство работы и контроля заказов
Современные системы оптимизации запасов помогают аккумулировать все основные процессы в одном месте. Вся информация о движении товаров, текущих остатках, статусах заказов и прогнозах находится в одной системе. Это обеспечивает полную прозрачность и упрощает анализ. Специалистам не нужно управлять множеством файлов и работать в нескольких разных системах. Также системы могут помогать контролировать запасы и поставки: присылать уведомления при риске дефицита или сбоев в поставке, предоставлять отчётность в удобном виде, подсвечивать проблемные зоны и давать рекомендации по оптимизации запасов.
Повышение удовлетворённости от работы
Работа в закупках часто подвержена стрессу. Использование системы автозаказа даёт сотрудникам больше контроля, понятные процессы и прогнозируемый результат. Работа становится более структурированной и профессиональной, это влияет на общий уровень стресса и удовлетворённость от своей деятельности.
