Как выбрать систему управления товарными запасами и не потратить бюджет впустую

Управление товарными запасами - область, которой торговые компании в РФ уделяют мало внимания по сравнению другими направления: логистикой, продажами или маркетингом.  Во многом это связано с тем, что развитие коммерческой торговли в РФ началось относительно недавно по мировым стандартам. Большинство компаний привыкли вкладываться в маркетинг и продажи, считая управление запасами второстепенной задачей. Фокус в основном был направлен на расширение: открытие новых точек и охват большего количества потребителей.  Об оптимизации других бизнес-процессов и своевременном внедрении инструментов, которые могли бы повысить эффективность бизнеса, мало кто задумывался.  В условиях умеренной конкуренции такая стратегия могла хорошо работать.

Однако сейчас картина несколько поменялась - из года в год конкуренция становится сильнее. Многие торговые компании уже не в состоянии перестроить процессы и перестают существовать.  Крупные федеральные сети по всей стране набирают обороты и жестко конкурируют между собой и региональными сетями. В таких условиях компании начинают задумываться об оптимизации процессов, связанных с управлением товарами, начинают серьезнее относиться к вложениям денег. Появляются вопросы: Как прогнозировать спрос? Сколько товаров нужно закупать, чтобы не было излишков на складе и дефицита? Выгодно ли держать деньги в товарных запасах или лучше инвестировать их во что-то другое? Как правило, на этом этапе приходит понимание, что необходимо специализированное ПО для управления запасами. 

Многообразие подходов к управлению товарными запасами может вызвать сложности даже у специалистов. Каждый из подходов имеет свои достоинства и недостатки. В данной статье мы не будем детально углубляться в алгоритмы, а поговорим о видах  систем управления товарными запасами (SCM систем и других решений), для чего они предназначены и к чему нужно быть готовым при внедрении.

Условно, разделим все виды решений по управлению товарными запасами на 5 типов:

  1. Простые решения. Это скрипты в Excel, самописные модули автозаказов.

  2. Визуальные аналитические платформы для бизнеса, имеющие в своей основе мощный математический аппарат (Deductor). Такие решения не заточены конкретно под определенную область применения, но помогают решать широкий круг задач, делая прогнозы продаж, спроса и выполняя другие расчеты.

  3. Отдельный модуль в составе комплексной платформы (ERP). Компании, предлагающие такие решения, как правило, имеют широкую продуктовую линейку, направленную на автоматизацию ключевых бизнес-процессов. Решение в этом случае дорабатывается под конкретную компанию и зачастую требует внедрение платформы.

  4. Специализированные кастомизируемые решения, заточенные под одну задачу - управление товарными запасами. 

  5. Специализированные универсальные решения. Как правило, их разработчики - это моно продуктовые компании, которые занимаются исключительно одним продуктом. Решения этой категории в большинстве случаев имеют коробочный вид.

Рассмотрим, как происходит внедрение при использовании различных решений.

Простые решения

Как правило, такие решения не отвечают современным реалиям бизнеса. Они не имеют механизмов оптимизации и дают посредственные результаты, так как используют исключительно простые методы прогнозирования. Всё это делает их применение на больших объемах с широким ассортиментом практически бесполезным.

Важно понимать, что многие системы просто автоматизируют существующие процессы в компании, помогая сотрудникам оптимизировать свою работу. Но при этом никак не влияют на точность  расчётов и прогнозов, связанных с управлением товарными запасами. В таких случаях не идет речи о применении новых алгоритмов или методик, которые помогли бы решить проблему дефицита и избытков. Но, стоит отметить, даже такая автоматизация может принести положительные результаты. При масштабировании торговой сети не нужно будет кратно масштабировать количество сотрудников, которые работают с товаром. С одной стороны это сократит издержки. С другой - проблема поиска и найма квалифицированного персонала стоит очень остро. Использование же автоматизации поможет частично решить эту задачу, а также снизит риски человеческих факторов: болезни, ошибки в расчётах и заказах, несвоевременное выполнение задач.

Отдельно стоит выделить MS Excel. Даже при большом выборе специализированных решений многие компании до сих пор рассматривают данный инструмент как замену полноценной SCM системы. Такой подход вряд ли может быть оправдан.

Во-первых,  в MS Excel нет входного контроля формата данных. Кто-то привык ставить точку при разделении дробной и целой части числа, а кто-то запятую; кто-то привык агрегировать данные по дням, а кто-то по неделям; для одного удобнее вводить номенклатуру построчно, а для кого-то по столбцам; кто-то использует одни уникальные коды, а кто-то совершенно другие. Соответственно нет никакой стандартизации и унификации. А это первый шаг к тому, чтобы автоматизировать деятельность.

Во-вторых,  управление запасами - это совместный процесс, MS Excel же - это инструмент исключительно для одного человека. Обычно у каждого сотрудника свой документ, куда он вносит изменения. В лучшем случае имеется один общий документ, в который вносятся данные по очереди, но нет возможности работать одновременно. Даже если компания работает в формате Google-документов, то нет никакого разграничения зоны ответственности. Сложно отследить кто, что и когда поменял. И здесь велик риск ошибки одного человека, которая может повлиять на все расчеты.

В-третьих, для управления товарными запасами важна точность исходных данных. MS Excel никак не контролирует данный параметр, поэтому малейшая ошибка на входе может сильно исказить итоговый результат.

В-четвертых, учетные системы выгружают отчеты в MS Excel в агрегированном виде. Соответственно, ни о какой детализации показателей не может идти речи. Расчёт может быть по группам товаров, по неделям или месяцам. И тогда теряется динамика спроса. Даже если выгрузка будет по дням, то необходим еще ряд показателей для корректной оценки, например, остатки по дням. Но большинство учетных систем либо не позволяют делать выгрузку таких деталей, либо на выходе получается огромный, абсолютно не читаемый документ.

И наконец, в-пятых,  Excel практически не имеет возможности для контроля и автоматизации. А при большом количестве SKU это превращается в настоящую проблему.

Комплексные аналитические платформы

Аналитические платформы больше подходят для дистрибьюторов и компаний с небольшим количеством SKU. Они позволяют им учесть все особенности компании, но при этом требуют и больших финансовых затрат на лицензию и внедрение, а так же на команду дорогостоящих аналитиков, которые в последствии будут работать с решением. Сочетание различных прогнозных моделей, возможность применять оптимизационные модели для учета ограничений и прочих факторов,  настройка любой нетривиальной логики заказчика при правильном подходе может дать хорошие результаты. Аналитические платформы зачастую позволяют реализовать выбор методов прогнозирования, гибкие сценарии штатной эксплуатации. Например, в процессе обработки данных пользователь может выбирать разные сценарии прогнозирования, сравнивать ошибки и результаты между собой. Ответственность за использование и результат ложится на плечи аналитика. Все зависит от его компетенций. Сама же платформа - это мощный набор инструментов для работы эксперта.

Как понять, что перед вами аналитическая платформа?

  1. Вам предлагают готовые инструменты аналитики и визуального проектирования, которые будут встроены в ваши бизнес-процессы. В дальнейшем эти инструменты будут дорабатываться именно под ваши задачи управления товарными запасами. 

  2. Для внедрения требуется техническое задание на решение по управлению запасами. 

  3. Перед внедрением требуется привлечение аналитиков вендора для подробного исследования бизнес-процессов компании.

  4. Все работы по исследованию, доработкам и внедрению будут оплачиваться как человеко-часы работы специалистов вендора.

  5. Скорее всего вам не дадут точных сроков внедрения, так как каждая компания уникальна и предусмотреть все риски невозможно.

Что нужно знать перед внедрением аналитической платформы?

Первое, с чем столкнется заказчик, выбирая такое решение, - это покупка лицензии. Как правило, стоимость лицензии начинается от нескольких миллионов рублей. Цена зависит от задач компании, сложности процессов, количества сотрудников, которые будут использовать платформу. Второе - это необходимость адаптировать платформу под решение задачи управления товарными запасами в компании заказчика. Это долгий и дорогостоящий процесс. Обычно, чтобы запустить пилотный проект, требуется от 9 до 12 месяцев. Все это время специалисты вендора (разработчики, аналитики, менеджеры проектов) будут работать по стандартной ставке. Из этих затрат и будет складываться внедрение.  Кроме того, со стороны заказчика потребуется активное участие сотрудников отделов IT, закупок и логистики. Само же внедрение может растянуться до 2-3 лет.  

Важный вопрос связан с обучением и конечным использованием. Первое, что может вызвать трудности - это интерфейс системы. Он, как правило,  не предназначен для рядовых пользователей (закупщиков, логистов, руководителей), поэтому могут возникнуть проблемы с обучением и привыканием к программе. Второе и самое важное - чтобы ежедневно использовать такую систему для управления товарными запасами в штате нужны квалифицированные математики-аналитики.  Работа с аналитической платформой подразумевает выбор различных моделей прогнозирования для каждого товара, построение полученных моделей,  их проверку и верификацию, выбор сценариев обработки данных. Все это требует высокой квалификации сотрудников. И при большом количестве SKU штат сотрудников может значительно увеличиться, так работа с каждым SKU требует внимания.

Обновление системы до новой версии тоже может быть сопряжено со сложностями. Так как для каждого клиента делается уникальная сборка, то и любое обновление  будет делаться индивидуально.  Сложность, стоимость и трудоемкость этого процесса обычно прямо пропорциональна внедрению. Ресурсы, закладываемые в регулярную поддержку, тоже зависят от сложности проекта. Чем она выше, тем выше риск сбоев и появления ошибок в ходе эксплуатации. А это значит, что кроме затрат на поддержку от вендора, часть работ ляжет на плечи IT-отдела компании. При этом нужно учитывать,  что сотрудникам заказчика на протяжении всего периода использования ПО будут требоваться консультации вендора. 

Подводя итоги, следует сказать, что подобные решения при правильной настройке позволяют добиться хороших результатов, но требуют достаточно серьезных вложений, как денежных так и временных. Так как значительная часть работы ложится на аналитиков,  более всего аналитические платформы хорошо подойдут для компаний с небольшим количеством SKU. 

Модуль управления товарными запасами в составе комплексного решения управления предприятием ERP и других учетных систем

Это, пожалуй, один из самых противоречивых вариантов. Чаще всего подобные решения предлагают крупные компании. Пул их продуктов может покрывать широкий круг потребностей бизнеса, начиная от управления цепочками поставок (SCM) и заканчивая бухгалтерской отчетностью и документооборотом.

Многих заказчиков привлекает единая платформа, которую может предложить вендор. Автоматизировав один из процессов, в дальнейшем можно использовать другие решения вендора на этой же платформе, а не содержать “зоопарк” различных систем.  Здесь нужно отметить, что, чем более востребовано направление, тем больше специалистов компании подключаются к процессу разработки такого направления. Поэтому, например, решения в области электронного документооборота или бухгалтерии, как правило, представляют из себя более стабильные продукты. 

Область управления товарными запасами на сегодняшний день не настолько востребована, как  другие. Поэтому широкая экспертиза может отсутствовать, вплоть до того, что на территории в РФ таких разработчиков не окажется вовсе, либо найдется лишь несколько специалистов. Зачастую эти задачи просто перекладываются на интеграторов. Во многих случаях модули, предназначенные для управления товарными запасами, могут быть достаточно сырыми и использовать базовые математические модели с невысокой точностью расчета оптимального товарного запаса, а то и вовсе отсутствовать как готовый продукт. Но многим компаниям это не мешает выдавать такие наработки за готовое коробочное решение.

Зачастую компании могут похвастаться огромным количеством клиентов и громкими именами, что несомненно вызывает доверие. Но на поверку это вполне может оказаться общим списком клиентов компании, а не их экспертизой в конкретной области.

Как понять, что вам предлагают модуль комплексного решения?

  1. Вам потребуется внедрение платформы вендора, чтобы начать использовать решение, даже, если вендор выдает свое решение за готовое коробочное. 

  2. Для внедрения обязательно потребуется техническое задание. 

  3. Перед внедрением потребуется привлечение аналитиков вендора для подробного исследования бизнес-процессов вашей компании.

  4. Все работы по исследованию, доработкам и внедрению будут оплачиваться как человеко-часы работы специалистов вендора.

Что нужно знать о внедрении и использовании? 

В 99% случаев внедрение будет сопровождаться доработками и кастомизацией решения. Первое, что нужно понимать - стоимость лицензии на использование системы скорее всего составит лишь небольшую часть от затрат на весь проект. Каждое внедрение очень индивидуально, зависит от специфики процессов заказчика и дорабатывается непосредственно под него.

Второе, что нужно учитывать - внедрение может растянуться на несколько лет или вовсе стать постоянным процессом. Разработчику не выгодно быстро установить типовой продукт и завершить внедрение. А зачастую его попросту нет. Вендору выгодно, чтобы компания заказчик стала его постоянным клиентом на много лет и приносила деньги.  И чем больше денег вложено в разработку ПО, тем сложнее от него отказаться.

Третье - заказчику придется активно задействовать своих сотрудников - IT-отдел, закупки, логистику. Так как велика вероятность, что экспертиза вендора именно в управлении товарными запасами недостаточна, то ожидается наличие такой экспертизы со стороны заказчика. Либо может потребоваться привлечение сторонних консультантов, которые смогут составить техническое задание. Нужно понимать, что от грамотности и точности ТЗ будет зависеть успешность всего проекта. И это будет либо опыт консультанта, либо опыт самой компании, а вендор или интегратор будут делать ровно то, что запросит заказчик. При этом есть риск, что внутри организации заказчика (или среди приглашенных консультантов) может отсутствовать опыт и широкомасштабная экспертиза. В результате может получиться автоматизация существующих процессов, но не оптимизация, как это происходит на уровне последних современных международных практик. Таким образом, проект превратиться в уникальный в своем роде.

Четвертое - вендор будет стараться расширить использование линейки своих продуктов у заказчика. Отраслевое решение - это обычно точка входа в компанию для предложения других продуктов. 

Как и в случае с комплексными аналитическими платформами, обновление системы не унифицировано, поэтому будет выполнятся под конкретную сборку и потребует дополнительных затрат. Так как подобные решения отличаются сложностью, заказчику потребуется интенсивные консультации со стороны вендора и помощь технических специалистов. Как правило, это сравнимо с работой на полную ставку нескольких человек.

Подводя итоги, можно отметить, что подобные решения требую больших затрат и больше подойдут крупным компаниям, которые планируют в дальнейшем использовать другие решения вендора и готовы активно вкладываться в развитие IT.

Специализированные кастомизируемые решения

Такие решения, в отличии от предыдущих вариантов, заточены исключительно под область управления запасами. Они зачастую специализируются на конкретной отрасли (автомобильные запчасти, продукты питания, бытовая техника) и имеют в ней серьезную бизнес-экспертизу.

Специализация разработчиков в одной предметной области позволяет иметь в продукте хорошо проработанную алгоритмическую часть, что может положительно сказываться на конечных результатах. 

Как понять, что вам предлагают специализированную кастомизируемую систему управления товарными запасами?

  1. Разработчик предлагает решения исключительно для области управления товарными запасами.

  2. Зачастую разработчик имеет экспертизу в конкретной сфере и может ее доказать.

  3. Нет типовой конфигурации ПО, которую можно было бы внедрить без технического задания.

  4. Для внедрения потребуется техническое задание.

  5. Разработчик не может сразу назвать итоговую стоимость внедрения , так как непонятен объем доработок и кастомизации.

Что нужно знать о внедрении и использовании?

В отличие от сложных платформ, процесс внедрения данного типа продуктов может быть лучше проработан и протестирован на похожих компаниях. Но, во-первых,  так как бизнес-процессы компаний даже из одной сферы сильно отличаются, этот процесс всегда индивидуален. Заказчику нужно быть готовым к тому, что решение придется адаптировать под компанию и возможно менять свои бизнес-процессы. Во-вторых, внедрение - это долгий и дорогостоящий процесс, который зависит от множества факторов, таких как уровень развития компании, зрелость ее менеджмента и сотрудников,  наличие регламентированных процессов, общее состояние IT-инфраструктуры. Здесь нет типовых конфигураций, которые могли бы этот процесс унифицировать. Поэтому для данного типа решений справедливы все сложности с внедрением, которые касаются двух предыдущих типов систем.

Вопрос дальнейшей поддержки платформы здесь может стоять очень остро. Компании, предлагающие подобные решения, как правило, не обладают широким штатом технической поддержки. Учитывая, что каждый проект очень индивидуален, поддерживать его бывает просто невозможно. Эта задача ложится на плечи IT-отдела заказчика. Это же справедливо и для обновлений до новых версий. Задача становится еще сложнее, если меняются алгоритмы и методология в решении. 

В целом, подобные решения могут показывать хорошие результаты в конкретной области. Но компаниям-заказчикам нужно быть готовым к тому, что придется вкладывать достаточно много своих ресурсов в поддержание системы.

Специализированные универсальные решения

Как и предыдущий тип систем управления товарными запасами, они предназначены исключительно для этой области. Их отличие в универсальности применения ко всем возможным сферам. В их основе - набор проработанных алгоритмов, применимых к различным видам спроса. Подобные продукты в большей мере ориентированны на бизнес-пользователей, т.е. не требуют какой-то специальной подготовки от сотрудников, которые будут с ними работать. Разработчики имеют более широкую экспертизу по сравнению с глобальными решениями и поэтому могут предложить хорошо проработанный продукт. 

Как понять, что вам предлагают специализированное универсальное решение?

  1. Разработчик предлагает решения исключительно для области управления товарными запасами

  2. Разработчик имеет экспертизу по управлению запасами в различных сферах торговли и может ее доказать.

  3. Есть типовая конфигурация решения для внедрения.

  4. Для внедрения не требуется наличие технического задания.

  5. Разработчик может точно озвучить сроки внедрения.

  6. Решение не меняет бизнес-процессы заказчика.

  7. Итоговая стоимость проекта известна до начала внедрения.

Что нужно знать о внедрении и использовании?

Внедрение специализированных продуктов, как правило, детально продумано и опробовано на большом количестве клиентов, поэтому процесс отработан. Во-первых, в зависимости от решения, базовое внедрения занимает от 1 до 6 месяцев, после чего заказчик уже может использовать систему. Далее идет тонкая настройка системы под клиента. Во-вторых, это единственный тип решений (не считая Excel, и другие скрипты), стоимость которых обычно известна заранее. БОльшую ее часть составляет лицензия, меньшую дополнительные работы по настройке, если потребуются. В-третьих, коробочный продукт обычно не требует изменения бизнес-процессов заказчика, а встраивается в  его IT-инфраструктуру.  Это единственный тип решений, который не выдвигает серьезных требований к проектной команде и команде аналитиков со стороны заказчика.

Универсальные специализированные решения обычно не нуждаются в серьезной поддержке со стороны вендора, так как имеют интерфейс, понятный пользователям, и отличаются стабильной работой. Наличие универсальной сборки позволят более тщательно тестировать новые версии так как нет необходимости делать это для каждого заказчика. Это в свою очередь влияет на возможность обновлять решение без существенных затрат. 

Специализированные универсальные решения подойдут для широкого круга торговых компаний, которые хорошо понимают, для каких целей им нужна система, и не готовы ждать несколько лет для полноценного запуска и использования продукта. Но и их применение не всегда оправдано.

Кому не подойдут унверсальный системы управления товарными запасами?

  1. Компаниям c небольших количеством SKU, которым важна максимальная точность для каждой товарной позиции и которые могут позволить себе нанять для этого квалифицированных специалистов . Например, если в компании порядка 100-200 SKU и есть эксперты, которые самостоятельно выбирают модели, строят прогнозы и сравнивают результаты, специализированное универсально решение им не нужно, так задача таких систем - автоматизировать расчёт большого количества SKU максимально выгодным образом.

  2. Компаниям, где не стандартизированы и не регламентированы процессы по управлению товарными запасами, внедрение такой системы не желательно. Если заранее не навести порядок в собственных бизнес-процессах, то при внедрении высока вероятность перенести существующий беспорядок в новую систему. При больших затратах эффективность такого подхода может быть сродни использованию Excel.

Подводя итоги, следует сказать, что вопрос о том, какой тип решения выбрать, во многом зависит от самой компании, ее внутренних бизнес-процессов, уже используемых  IT-продуктов и конечных целей.  При общении с консультантами вендора важно понимать, для чего именно необходима система и какую роль в IT-инфраструктуре она должна занять. Желательно понимать, кто из сотрудников будет пользователем системы и заранее убедиться, что интерфейс будем им понятен. При общении с консультантами вендора важно запрашивать конкретные примеры внедрений, в компаниях, похожих на вашу, а еще лучше - пообщаться лично с текущими клиентами компании, которые уже использует данное решение. 

Узнайте, чем программа Forecast NOW! будет полезна именно вашей компании

Оставьте заявку на демонстрацию программы. С вами свяжется менеджер, чтобы подобрать удобное время демонстрации.

Мы подробно расскажем о функциях, которые будут полезны именно вам и рассчитаем экономию от внедрения программы. После чего вы сможете поработать в демонстрационной версии программы самостоятельно.