Планирование товарных запасов

Что такое планирование запасов? (Простыми словами.)
Планирование запасов — это процесс расчета и определения оптимального количества товаров, которое компания должна держать на складе, чтобы бесперебойно обеспечивать потребности клиентов. Простыми словами, это решение вопроса: сколько, каких именно и когда нужно заказывать товаров, чтобы избежать дефицита или излишков, минимизировать затраты на хранение и повысить эффективность бизнеса.

Грамотное планирование запасов помогает компании находить баланс между постоянной доступностью продукции и минимальными издержками на складское хранение и логистику.

Почему эффективное планирование товарных запасов так важно для бизнеса?

Эффективное планирование товарных запасов — основа стабильной и прибыльной работы любого торгового или производственного предприятия. Регулярно корректируя количество запасов, компания решает несколько стратегических задач:

• Предотвращает ситуации, когда товара нет в наличии, а значит — не теряет прибыль из-за упущенных продаж.

• Минимизирует излишки, что существенно сокращает расходы на хранение, аренду складских помещений и логистику.

• Улучшает оборачиваемость товаров и, следовательно, ускоряет возврат вложенных средств.

• Повышает удовлетворенность клиентов, которые могут всегда найти нужные товары в достаточном количестве.

• Позволяет компании быть более конкурентоспособной и гибко реагировать на изменения рынка и спроса.

Таким образом, грамотное планирование товарных запасов является ключом к устойчивому развитию и успешному функционированию бизнеса в долгосрочной перспективе.

Какие показатели и параметры нужно учитывать при планировании товарных запасов?

При планировании товарных запасов необходимо определить целый ряд показателей и параметров, от которых напрямую зависит точность и эффективность закупок:

• Объёмы продаж: анализ исторических данных о продажах товаров является фундаментом для прогноза спроса и расчета нужного количества товаров.

• Сезонность: обязательный учёт сезонных колебаний спроса позволяет подготовиться к периодам роста или снижения продаж и скорректировать объемы закупок.

• Сроки и условия поставки: важно знать точное время выполнения заказов поставщиками, чтобы избежать перебоев с товарами.

• Минимальный и максимальный уровень запасов: эти показатели определяют границы оптимального количества товара, которое нужно держать на складе.

• Страховой запас: объем товара, который помогает сгладить непредвиденные колебания спроса и задержки в поставках.

• Динамика и тренды рынка: понимание текущих тенденций и трендов помогает точнее спрогнозировать будущий спрос.

Без учёта этих показателей невозможно правильно спланировать закупки и достичь необходимого баланса между затратами и уровнем обслуживания покупателей.

Как правильно сформировать ассортимент и объёмы товарных запасов?

Формирование ассортимента и объёмов товарных запасов начинается с детального анализа спроса и оценки эффективности каждого товара. Правильно составленный ассортимент — это основа успешных продаж и экономически оправданных закупок.

При формировании и планировании товарных запасов важно учитывать:

• Популярность каждого товара (ABC-анализ поможет выделить наиболее востребованные позиции).

• Предсказуемость продаж (XYZ-анализ покажет стабильность спроса на отдельные группы товаров).

• Совместные закупки и взаимозаменяемость товаров.

• Показатели прибыльности и маржинальности товара.

Кроме того, важно постоянно актуализировать ассортиментную матрицу и учитывать данные анализа спроса, чтобы четко понимать, на какие позиции делать акцент в закупках, а какие — сокращать.

Основные цели и задачи планирования запасов

Планирование товарных запасов решает сразу несколько ключевых задач, которые напрямую влияют на прибыльность и эффективность бизнеса:

• Минимизация дефицита — позволяет компании всегда иметь достаточное количество товара и избегать ситуаций, когда покупатели не могут купить нужный продукт.

• Оптимизация складских остатков — помогает избежать избытка товара, что уменьшает расходы на его хранение, обслуживание склада и сокращает необходимость в дополнительных площадях.

• Снижение затрат — рациональное планирование позволяет сократить финансовые потери от неэффективных закупок, логистических ошибок и порчи товаров, улучшая таким образом финансовые показатели компании.

• Повышение качества клиентского сервиса — грамотное планирование запасов обеспечивает наличие нужных товаров на полках магазинов, что увеличивает лояльность покупателей.

• Повышение оборачиваемости запасов — позволяет быстрее возвращать вложенные в товар средства, ускоряя денежный поток.

Таким образом, главная цель планирования товарных запасов — найти оптимальный баланс между наличием товаров и затратами на их хранение и закупку, что в итоге способствует росту прибыльности предприятия.

При эффективной организации планирования товарных запасов, контролируется уменьшение или увеличение их объемов для обеспечения непрерывной работы предприятия. Для этого устанавливаются минимальный и максимальный уровень, между которыми и должен находиться текущий запас.

Потребность в планировании запасов

При формировании товарных запасов предприятие сталкивается с двумя проблемами, которые необходимо решить — это риск появления дефицитов или, наоборот, неликвидов. Первая проблема — риск возникновения дефицита товара, может привести к ухудшению сервиса и убыткам предприятия. Чтобы эта проблема не возникала, устанавливается нижний предел товарного запаса, достижение которого является сигналом для его закупки. Пока остаток товара реализуется, поступает новая его партия, чем обеспечивается непрерывность продаж. Но такая стратегия при ее кажущейся выигрышности может привести к другой проблеме — перезатариванию. Если партия заказанного товара слишком велика, то на его реализацию потребуется длительное время. Весь этот период товар необходимо будет складировать, создавая подходящие условия хранения, что приводит к дополнительным затратам. В некоторых случаях при уменьшения спроса на данную категорию товара, на складе образуется неликвид, который представляет собой прямой убыток для предприятия. Чтобы избежать подобной ситуации, устанавливается максимальный объем закупки товара. Он определяется на основе аналитики и прогнозирования спроса. Таким образом, установка нижнего и верхнего предела позволит избежать дефицита товара и неликвида, а также оптимизировать затраты на хранение товара.

Программные средства позволяют учитывать вышеописанные пределы

Так, в Forecast NOW! расчет оптимального запаса и объема заказов происходит по специальным алгоритмам математического моделирования, а корректировать верхний и нижний пределы можно при помощи специальных параметров.

Так, верхний предел запаса устанавливается параметром «Максимальный запас» - если рассчитанный по программе оптимальный запас больше этого числа, то программа предложит заказать именно максимальный запас.

Рассмотрим пример:

Заказ на товар без учета максимального запаса:

Программа рассчитала, что конфет Белочка на 6 дней нужно 177 единиц, при этом прогнозируемый остаток равен 27. Соответственно, заказать нужно 150 единиц товара.

Однако менеджер по закупкам знает, что максимальный запас по этим конфетам не должен превышать 150:
 

Пересчитаем заказ:
 

Оптимальный запас стал равен максимальному. Соответственно, уменьшилось и поле Заказать.

Минимальный предел запаса в программе можно корректировать с помощью параметра «Точка заказа дней».

В этом случае, если товара на складе меньше, чем на то количество дней, указанных в параметре «Точка заказа», то заказ будет сформирован.

Если же товара на складе больше, то заказа не произойдет.

Пример:

Товара должно хватать на 5 дней:
 

Сформируем заказ:
 

Так как прогнозируемый остаток меньше минимального запаса на 5 дней, то Заказ формируется.

Основные этапы анализа и планирования товарных запасов

Эффективный анализ и планирование товарных запасов состоит из нескольких последовательных этапов, каждый из которых играет ключевую роль в обеспечении стабильности компании.

Этап 1: Сбор и анализ данных по продажам и остаткам

Первый и наиболее важный этап — это сбор точной информации о динамике продаж, текущих складских остатках и прогнозах спроса. Этот этап включает:

• Анализ истории продаж (по месяцам, кварталам, сезонам).

• Оценку текущего уровня складских запасов и их соответствие уровню продаж.

• Учет сезонных колебаний и трендов, влияющих на продажи.

Качественный анализ позволяет получить точную картину текущего состояния и заложить основу для дальнейших расчетов.

Этап 2: Планирование и нормирование товарных запасов (установка минимальных и максимальных уровней)

На этом этапе определяется, сколько товара должно быть на складе постоянно (минимальный запас), и до какого уровня запасы могут увеличиваться (максимальный запас), чтобы избежать излишков.

• Минимальный запас — это количество товара, ниже которого нельзя опускаться, чтобы избежать дефицита при неожиданных всплесках спроса или задержках в поставках.

• Максимальный запас — это верхняя граница, превышение которой приводит к росту затрат на хранение и замораживанию средств.

Этап 3: Формирование рекомендаций по закупкам

На основании проведенного анализа и расчетов формируются конкретные рекомендации по количеству и срокам заказов. На этом этапе важно:

• Сформировать график закупок и определить точное время размещения заказа.

• Учесть сезонные и рыночные факторы, влияющие на поставки.

• Определить размер оптимальной партии товара с учетом экономических показателей.

Правильно сформированные рекомендации по закупкам позволяют бизнесу эффективно управлять товарными запасами и оперативно реагировать на изменения в спросе и поставках.

Эти три этапа в комплексе обеспечивают системный подход к управлению запасами, помогая компании поддерживать идеальный баланс между удовлетворением спроса покупателей и минимизацией затрат.

Методы планирования товарных запасов

Эффективность управления запасами во многом зависит от выбора подходящих методов их планирования. Рассмотрим основные методы планирования товарных запасов, применяемые на практике:

Эмпирическое прогнозирование

Эмпирическое прогнозирование основано на экспертных оценках и анализе исторических данных. Закупщик или категорийный менеджер делает прогноз на основе личного опыта, наблюдений и тенденций предыдущих периодов. Этот метод прост и доступен, но отличается меньшей точностью, чем математическое моделирование, особенно при больших объемах данных и сложных ассортиментных матрицах.

ABC-анализ запасов: принцип работы и практическая польза

ABC-анализ — это метод ранжирования товарных запасов по степени важности для компании. Товары разделяются на три группы:

• А — товары с наибольшим вкладом в прибыль компании (обычно 10-20% ассортимента, обеспечивающих до 80% оборота).

• В — средне важные товары, составляющие около 30% ассортимента и оборота.

• С — наименее важные товары, многочисленные по количеству, но дающие минимальный вклад в оборот.

Практическая польза ABC-анализа заключается в том, что он позволяет компании фокусировать усилия на наиболее важных товарах, минимизировать риски дефицита и оптимизировать закупки.

XYZ-анализ запасов для оценки стабильности спроса

XYZ-анализ применяется для оценки стабильности спроса на товары и помогает понять, насколько спрос на товары подвержен колебаниям:

• X-группа — стабильный и легко прогнозируемый спрос.

• Y-группа — средняя степень стабильности спроса, сезонные или периодические колебания.

• Z-группа — товары с нестабильным и трудно прогнозируемым спросом.

XYZ-анализ особенно полезен при планировании страховых запасов и выборе методов прогнозирования для различных групп товаров.

Математическое моделирование и расчёт запасов по формуле EOQ

Математическое моделирование позволяет точно рассчитывать оптимальный уровень запасов с учетом множества факторов, таких как объем продаж, стоимость заказа и хранения товаров. Одной из самых распространенных математических моделей является формула EOQ (Economic Order Quantity):

где:

• D — годовая потребность в товаре (шт.)

• S — стоимость оформления одного заказа (руб.)

• H — затраты на хранение одной единицы товара в год (руб.)

Формула EOQ помогает определить экономичный размер заказа, минимизируя общие затраты на закупку и хранение товаров.

Как планировать запасы в системе управления запасами Forecast NOW!

На первом этапе планирования нужно собрать группу специалистов, которые произведут учет расхода всех товарных позиций. При этом замеряется скорость продаж и изменение остатков на складах на протяжении предыдущего периода. Делается это посредством изучения учетной документации. В результате можно будет определить скорость продаж по каждой товарной позиции, а также составить календарное планирование, которое ляжет в основу будущей стратегии планирования товарных запасов. Постоянный учет позволит корректировать уровень максимального и минимального уровня товарных запасов, который может меняться со временем, например, в зависимости от сезона.

В программных средствах доступен большой инструментарий для анализа. Так, в Forecast NOW! можно рассчитать следующие параметры:
 

Более точное планирование запасов позволит сделать тщательное изучение ассортиментной группы. Среди товаров выделяются группы А, В и С, по которым и планируются будущие запасы. При этом группы А и В представляют собой основной источник продаж, но при этом они составляют всего 20% ассортимента, в то время как группа С является наиболее широкой (до 80% наименований), но ее прибыльность сравнительно невелика. При этом не нужно забывать, что именно в эту группу входит основная масса сопутствующих товаров, которые формируют высокий сервис обслуживания.

Планирование товарных запасов невозможно без прогнозирования спроса. Он проводится на основе нескольких методик. Наиболее простой путь — эмпирическое отслеживание колебаний спроса за длительный промежуток времени. Особенно это удобно для групп товаров, интенсивность продаж которых напрямую связана с сезонностью. Товарные запасы тогда делаются в соответствии с увеличением или уменьшением спроса с учетом максимального и минимального уровня.

В специализированных программных средствах предусмотрены различные методы прогнозирования спроса и определения оптимального товарного запаса.

Так, в Forecast NOW! Определение оптимального запаса происходит с помощью математического моделирования:
 

Считается накопительная вероятность распределения спроса (с какой вероятностью будет продано не более определенного объема товара за заданный период).

Дальше учитывается уровень сервиса (вероятность отсутствия дефицита) и рассчитывается оптимальный товарный запас.

Влияние выбора поставщиков на планирование товарных запасов

Формирование товарного запаса во многом зависит от условий, на которые соглашаются поставщики. При выборе партнеров необходимо удостовериться, что выполняется несколько важных критериев. Поставщик должен обладать достаточно мощной базой, чтобы удовлетворить самый крупный заказ, при этом он должен быть согласен и на поставки мелких партий товара с оговоренной ранее частой. Заключать договор лучше всего на длительный период, при условии возможности пересмотра цены на продукцию при изменении рыночной конъюнктуры. Кроме того, поставщик должен иметь достаточно развитые логистические возможности, гарантирующие своевременную поставку товарной партии. Это позволит своевременно в полном объеме спланировать товарные запасы на предприятии. Кроме того, это даст возможность избежать перезатаривания и связанных с этим убытков.

Как выбор поставщиков влияет на эффективность планирования и формирования запасов?

Выбор поставщиков является одним из ключевых факторов успешного планирования и формирования товарных запасов. От надежности и точности поставщиков напрямую зависят своевременность поступления товаров на склад, уровень складских остатков, стабильность и предсказуемость планирования.

Если поставщик регулярно нарушает сроки поставок, предприятие вынуждено держать большие страховые запасы, что ведёт к повышенным расходам. Напротив, надежный партнер, соблюдающий сроки и условия поставок, позволяет компании держать минимальный страховой запас и, таким образом, экономить ресурсы, снижать затраты на хранение и повышать оборачиваемость товаров.

Важные критерии оценки поставщиков

При выборе поставщиков необходимо учитывать несколько критически важных критериев:

• Надежность: способность поставщика соблюдать согласованные сроки и объемы поставок.

• Условия поставок: возможность гибкого изменения условий сотрудничества, возможность возврата или обмена товара, удобство логистики и доставки.

• Сроки поставки: время, необходимое на обработку заказа и доставку продукции до склада компании.

• Цена: важно учитывать не только стоимость самого товара, но и дополнительные расходы на логистику и обслуживание поставки.

Автоматизация анализа и планирования товарных запасов

Система Forecast NOW! автоматизирует ключевые процессы планирования запасов и позволяет учитывать все значимые параметры в режиме реального времени.

Зачем автоматизировать процесс планирования запасов?

Автоматизация планирования запасов позволяет компании значительно повысить точность и оперативность принятия решений. Ручной расчет запасов требует много времени и несет в себе риск ошибок. Использование специальных программ минимизирует человеческий фактор и позволяет регулярно учитывать сотни параметров и переменных одновременно, делая планирование запасов точным и эффективным.

Основные преимущества автоматизации:

• Сокращение времени на расчеты и анализ.

• Повышение точности прогнозов.

• Снижение вероятности ошибок в расчетах.

• Повышение прозрачности процесса планирования и закупок.

Какие задачи решают современные программы, такие как Forecast NOW!?

Современные решения для автоматизации, такие как Forecast NOW!, решают целый комплекс задач:

• Точное прогнозирование спроса на основе исторических данных.

• Расчёт оптимальных уровней минимального и максимального запаса.

• Автоматическое формирование рекомендаций по закупкам.

• Учёт сезонности, трендов и рыночных изменений.

• Анализ эффективности текущего уровня запасов.

• Формирование отчётов и рекомендаций в режиме реального времени.

Какие показатели обязательно нужно автоматизировать для повышения точности?

Для максимальной эффективности планирования товарных запасов автоматизация должна включать контроль таких показателей, как:

• Текущий уровень и динамика продаж.

• Минимальные и максимальные уровни запасов.

• Сроки и условия поставок.

• Оборачиваемость товаров и текущие складские остатки.

• Прогноз спроса с учетом сезонности и других факторов.

Частые ошибки при планировании товарных запасов и советы по их устранению

При планировании товарных запасов компании часто сталкиваются со следующими проблемами:

• Некорректный прогноз спроса.
  Ошибки в прогнозировании возникают при недостаточном анализе исторических данных или при излишнем доверии интуитивным оценкам. Это ведёт к дефициту или избытку товаров на складе.

• Плохой выбор поставщиков.
  Поставщики с низкой надежностью и нестабильными сроками поставок заставляют компанию держать большие страховые запасы, увеличивая затраты на хранение.

• Игнорирование сезонности.
  Отсутствие учета сезонных колебаний спроса приводит к ошибкам в планировании и закупках, вызывая либо дефицит популярных товаров в сезон, либо излишки после его завершения.

Практические рекомендации: как избегать этих ошибок:

• Используйте современные методы прогнозирования и математические модели.

• Регулярно проводите аудит поставщиков, оценивая их по надежности, срокам поставки и качеству работы.

• Применяйте системы автоматизации, которые учитывают сезонность и другие внешние факторы.

• Обучайте сотрудников методам анализа спроса и оптимального управления запасами.

• Систематически проводите анализ отклонений реальных продаж от прогнозных, корректируя модель планирования.

Советы по внедрению эффективной системы планирования товарных запасов.

Если вы планируете внедрить систему управления запасами в своей компании, важно начать с подготовки. Этот этап поможет минимизировать риски, избежать саботажа со стороны персонала и обеспечить эффективное использование новых инструментов. Мы подготовили подробное руководство, которое проведет вас по всем ключевым шагам подготовки — от определения целей проекта до взаимодействия с вендором.

Подробная инструкция. Как выбрать систему управления товарными запасами? Подробнее.

После того как вы подготовите компанию к внедрению, можно переходить к следующему этапу — выбору подходящей системы управления запасами. На этом этапе важно не только учесть потребности бизнеса, но и правильно оценить функциональность различных решений, чтобы избежать лишних затрат и обеспечить максимальную отдачу. Выбор системы управления товарными запасами — ответственный шаг, от которого зависит эффективность работы всей цепочки поставок. Мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет провести аудит текущих процессов, определить ключевые цели и показатели, понять, какие типы решений существуют и что подойдет именно вашей компании.

Руководство. Как подготовить компанию к внедрению системы управления запасами. Подробнее.

Регулярный анализ и планирование товарных запасов — это обязательное условие эффективного управления современным предприятием. Без продуманной и точной системы планирования бизнес рискует потерять контроль над запасами, увеличивая свои расходы и снижая качество обслуживания клиентов. Системный подход и автоматизация позволяют компании быстро реагировать на изменения рынка, держать оптимальные уровни запасов и существенно повышать прибыльность.

Короткие рекомендации по организации эффективного планирования товарных запасов в вашей компании:

• Внедряйте автоматизированные системы прогнозирования и планирования, чтобы минимизировать риски человеческих ошибок.

• Используйте современные методы анализа, чтобы точнее планировать запасы.

• Выстраивайте надежные отношения с поставщиками и регулярно оценивайте их работу.

• Проводите постоянный мониторинг и корректировку планов закупок.

• Инвестируйте в обучение сотрудников и постоянно совершенствуйте подходы к управлению запасами.

Такой подход позволит вашему предприятию быть готовым к любым рыночным вызовам и обеспечит долгосрочное развитие и стабильность бизнеса.