При эффективной организации планирования товарных запасов, контролируется уменьшение или увеличение их объемов для обеспечения непрерывной работы предприятия. Для этого устанавливаются минимальный и максимальный уровень, между которыми и должен находиться текущий запас.
Потребность в планировании запасов
При формировании товарных запасов предприятие сталкивается с двумя проблемами, которые необходимо решить. Первая проблема – риск возникновения дефицита товара, что приведет к ухудшению сервиса и убыткам предприятия. Для того чтобы эта проблема не возникала, устанавливается нижний предел товарного запаса, достижение которого является сигналом для его закупки. Пока остаток товара реализуется, поступает новая его партия, чем обеспечивается непрерывность продаж. Но такая стратегия, при ее кажущейся выигрышности, может привести к другой проблеме – перезатариванию. Если партия заказанного товара слишком велика, то на его реализацию потребуется длительное время. Весь этот период товар необходимо будет складировать, создавая подходящие условия хранения, что приводит к дополнительным затратам. В некоторых случаях, при уменьшения спроса на данную категорию товара, на складе образуется неликвид, который представляет собой прямой убыток для предприятия. Поэтому, для того, чтобы избежать подобной ситуации устанавливается максимальный объем закупки товара. Он определяется на основе аналитики и прогнозирования спроса. Таким образом, установка нижнего и верхнего предела позволит избежать дефицита товара и неликвида, а также оптимизировать затраты на хранение товара.
Программные средства позволяют учитывать вышеописанные пределы.
Так, в Forecast NOW! Расчет оптимального запаса и объема заказов происходит по специальным алгоритмам математического моделирования, а корректировать верхний и нижний пределы можно при помощи специальных параметров.
Так, верхний предел запаса устанавливается параметром «Максимальный запас» - если рассчитанный по программе оптимальный запас больше этого числа, то программа предложит заказать именно максимальный запас.
Рассмотрим пример:
Заказ на товар без учета максимального запаса:
Программа рассчитала, что конфет Белочка на 6 дней нужно 177 единиц, при этом прогнозируемый остаток равен 27, соответственно заказать нужно 150 единиц товара.
Однако менеджер по закупкам знает, что максимальный запас по этим конфетам не должен превышать 150:
Пересчитаем заказ:
Оптимальный запас стал равен максимальному, соответственно уменьшилось и поле Заказать.
Минимальный предел запаса в программе можно корректировать с помощью параметра «Точка заказа дней».
В этом случае, если товара на складе меньше, чем на то количество дней, указанных в параметре «Точка заказа», то заказ будет сформирован.
Если же товара на складе больше, то заказа не произойдет.
Пример:
Товара должно хватать на 5 дней:
Сформируем заказ:
Так как прогнозируемый остаток меньше минимального запаса на 5 дней, то Заказ формируется.
Как планировать запасы
На первом этапе планирования нужно собрать группу специалистов, которые произведут учет расхода всех товарных позиций. При этом замеряется скорость продаж и изменение остатков на складах на протяжении предыдущего периода. Делается это посредством изучения учетной документации. В результате можно будет определить скорость продаж по каждой товарной позиции, а также составить календарное планирование, которое ляжет в основу будущей стратегии планирования товарных запасов. Постоянный учет позволит корректировать уровень максимального и минимального уровня товарных запасов, который может меняться со временем, например, в зависимости от сезона.
В программных средствах доступен большой инструментарий для анализа. Так, в Forecast NOW! можно рассчитать следующие параметры:
Более точное планирование запасов позволит сделать тщательное изучение ассортиментной группы. Среди товаров выделяются группы А, В и С, по которым и планируются будущие запасы. При этом группы А и В представляют собой основной источник продаж, но при этом они составляют всего 20% ассортимента, в то время, как группа С является наиболее широкой (до 80% наименований), но ее прибыльность сравнительно невелика. При этом не нужно забывать, что именно в эту группу входит основная масса сопутствующих товаров, которые формируют высокий сервис обслуживания.
Планирование товарных запасов невозможно без прогнозирования спроса. Он проводится на основе нескольких методик. Наиболее простой путь – эмпирическое отслеживание колебаний спроса за длительный промежуток времени. Особенно это удобно для групп товаров, интенсивность продаж которых напрямую связана с сезонностью. Товарные запасы тогда делаются в соответствии с увеличением или уменьшением спроса с учетом максимального и минимального уровня.
В специализированных программных средствах предусмотрены различные методы прогнозирования спроса и определения оптимального товарного запаса.
Так, в Forecast NOW! Определение оптимального запаса происходит с помощью математического моделирования:
Считается накопительная вероятность распределения спроса (с какой вероятностью будет продано не более определенного объема товара за заданный период).
Дальше учитывается уровень сервиса (вероятность отсутствия дефицита) и рассчитывается оптимальный товарный запас.
Формирование товарного запаса во многом зависит от условий, на которые соглашаются поставщики. При выборе партнеров необходимо удостовериться, что выполняется несколько важных критериев. Поставщик должен обладать достаточно мощной базой, чтобы удовлетворить самый крупный заказ, при этом он должен быть согласен и на поставки мелких партий товара с оговоренной ранее частой. Заключать договор лучше всего на длительный период, при условии возможности пересмотра цены на продукцию при изменении рыночной конъюнктуры. Кроме того, поставщик должен иметь достаточно развитые логистические возможности, гарантирующие своевременную поставку товарной партии. Это позволит своевременно в полном объеме спланировать товарные запасы на предприятии. Кроме того, это даст возможность избежать перезатаривания и связанных с этим убытков.
