Оптимизация отдела закупок: цели, методы, KPI и современные требования

Основной задачей отдела закупок является организация и осуществление закупочной деятельности, размещение товара на складах, расчет и пополнение страхового запаса по всем товарным позициям. Оптимизация отдела закупок — это стратегическая задача, направленная на повышение эффективности закупочной деятельности, сокращение затрат и обеспечение бесперебойного товарооборота. В условиях роста конкуренции и нестабильности поставок компании всё чаще пересматривают структуру и процессы своих закупочных подразделений. В этой статье мы разберём, что такое оптимизация отдела, какие функции выполняет закупочный отдел, как повысить его эффективность, и за счёт каких инструментов и решений можно добиться стабильного результата.

Что делает отдел закупок: цели, функции и задачи

Отдел закупок — чем занимается?

Отдел закупок отвечает за своевременное обеспечение компании товарами, материалами и услугами, необходимыми для производства или реализации. Он управляет всей цепочкой от формирования потребности до заключения контрактов с поставщиками и контроля исполнения условий поставки.

Функции и задачи отдела закупок

К основным функциям отдела закупок относятся:

• анализ потребностей предприятия;

• планирование и размещение заказов;

• выбор и оценка поставщиков;

• ведение переговоров и заключение договоров;

• контроль сроков и объёмов поставок;

• управление страховыми запасами;

• участие в формировании стратегии ассортимента.

Кроме того, закупщики часто взаимодействуют с другими подразделениями: логистикой, финансами, производством, маркетингом. Это делает их работу ключевой частью операционного управления.

Структура отдела закупок

Структура отдела закупок может отличаться в зависимости от размера компании. В типичную схему входят:

• руководитель отдела закупок;

• стратегические закупщики (категорийные менеджеры);

• операционные закупщики;

• специалисты по документообороту;

• аналитики (в компаниях с продвинутой закупочной функцией).

Разделение обязанностей позволяет повысить специализацию и снизить количество ошибок при планировании и исполнении закупок.

Отличие отдела закупок от отдела снабжения

В небольших компаниях закупочная и снабженческая функции часто объединяются. Однако на практике это два разных подхода к управлению ресурсами компании. Отдел закупок ориентирован на стратегическое управление: анализ, выбор поставщиков, заключение контрактов. В то время как отдел снабжения выполняет операционные задачи: доставка, складирование, сопровождение логистики.

Вот чем отличаются эти два подразделения по своим функциям:

Критерий	Отдел закупок	Отдел снабжения
Цель	Получить лучшие условия поставки	Обеспечить своевременное поступление товара
Фокус	Цена, условия, качество, долгосрочные отношения	Логистика, наличие, документы
Основные задачи	Анализ потребностей, выбор поставщика, контракт	Отгрузка, доставка, складирование
Инструменты	Сравнение предложений, тендеры, переговоры	Транспорт, план поставок, склад
Результат	Оптимальные условия закупки	Точное и полное обеспечение потребностей
Взаимодействие	С поставщиками, финансами, планированием	С логистикой, складом, производством

Важно:

• В крупных компаниях эти отделы работают параллельно, дополняя друг друга.

• В малом бизнесе часто одна команда совмещает обе функции, но при росте объёма операций такое совмещение снижает эффективность.

Цели и мотивация отдела закупок

Цели отдела закупок

Цели закупочного отдела должны быть чётко сформулированы, соответствовать стратегии компании и быть достижимыми с точки зрения ресурсов и процессов.
Вот основные цели, которые чаще всего ставятся перед отделом закупок:

• Обеспечение бесперебойных поставок
  Главная задача — обеспечить наличие нужных товаров, материалов или компонентов в нужное время, без дефицита и сбоев в производстве или продаже.

• Оптимизация закупочных затрат
  Закупки должны быть не просто своевременными, но и экономически обоснованными. Это значит — сравнение условий поставщиков, работа с объёмами, скидками, условиями оплаты и отсрочками.

• Сокращение излишков и остатков на складе
  Эффективный отдел закупок управляет объёмом закупаемых товаров так, чтобы избежать замораживания средств в медленнооборачиваемом запасе.

• Контроль за качеством и стабильностью поставок
  Цель — не только купить вовремя, но и получить товар нужного качества, в нужной комплектации и в согласованный срок.

• Участие в оптимизации ассортимента
  Закупщики играют ключевую роль в управлении SKU: исключают дубли, контролируют аналоги, следят за оборачиваемостью.

• Снижение операционных рисков
  Регулярная проверка условий поставок, анализ стабильности контрагентов, мониторинг логистики — всё это снижает вероятность кризисных ситуаций.

Цели закупок обязательно должны быть связаны с метриками эффективности: оборачиваемость, точность планов, экономия, соблюдение сроков и др. О них — в блоке про KPI.

Мотивация отдела закупок

Хорошо настроенная мотивация помогает не просто удерживать сотрудников, а выстраивать систему, в которой каждый закупщик осознаёт вклад своей работы в итоговый результат компании.

Принципы эффективной мотивации:

• Привязка к результату
  Бонусы или премии должны быть связаны с реальными показателями: точность исполнения планов, снижение остатков, своевременность заказов, отсутствие штрафов со стороны поставщиков.

• Учет разных ролей в команде
  Категорийные менеджеры, операционные закупщики, аналитики — у всех разные задачи. Универсальные схемы демотивируют сильных специалистов.

• Обратная связь и понятные цели
  Регулярные планёрки, обсуждение результатов, прозрачная система KPI — это создаёт уверенность и укрепляет доверие.

• Нематериальные стимулы
  Возможность принимать решения, участвовать в проектах по автоматизации, проходить обучение — всё это повышает вовлечённость.

• Стабильность условий
  Постоянные изменения критериев оценки работы снижают мотивацию. Закупщик должен понимать: за что он получает оценку, как она формируется, и как он может на неё влиять.

Цели и мотивация в отделе закупок должны быть не формальностью, а рабочим инструментом управления. При правильно выстроенной системе сотрудники стремятся не просто «закрыть заказ», а обеспечить компании максимальную ценность от каждого рубля, потраченного на закупки.

Типовые проблемы и риски в работе закупочного отдела

Даже в опытных командах отдел закупок может работать с низкой эффективностью, если не выстроены процессы, не определены зоны ответственности или отсутствует контроль.
Ниже — самые распространённые проблемы закупочной деятельности, которые регулярно встречаются в компаниях.

1. Отсутствие единой системы учёта потребностей

Закупки идут по запросам «на глаз», без анализа продаж, остатков и сезонности. В результате — либо дефицит, либо переизбыток.

2. Игнорирование неликвидов и аналогов

Менеджеры закупают товары, не учитывая наличие аналогов на складе. Это приводит к накоплению дублирующихся позиций и снижению оборачиваемости.

3. Несогласованность действий между подразделениями

Отдел закупок не получает вовремя информацию от продаж, логистики или производства. В итоге — заказы не соответствуют реальной потребности.

4. Неоптимальные условия поставок

Заключаются договоры без достаточной проработки: слишком частые поставки, отсутствие гибкости по цене, длинные отсрочки и пр.
Это увеличивает издержки и снижает рентабельность.

5. Человеческий фактор

Ошибки при расчётах, забытые заказы, двойное дублирование поставок — всё это ведёт к прямым убыткам. Особенно в отсутствии автоматизации.

6. Слабый контроль исполнения

Даже при грамотном планировании бывают срывы сроков, нарушение условий, потеря отслеживания статусов заказов. Это связано как с системой, так и с отсутствием KPI.

Где чаще всего происходят потери?

• При необоснованных закупках — заказы делаются не по данным, а по ощущениям

• В остатках — неликвиды на складе замораживают деньги

• В логистике — лишние поставки, нерациональные маршруты

• В времени — сотрудники тратят часы на рутинные операции вместо анализа и планирования

Чтобы закупочный отдел работал эффективно, нужно устранять системные ошибки, автоматизировать рутину и регулярно оценивать риски, особенно в быстро меняющейся рыночной среде.

KPI для отдела закупок: как оценить эффективность

Правильно настроенные KPI (ключевые показатели эффективности) позволяют прозрачно оценивать работу закупочного отдела, вовремя выявлять узкие места и повышать мотивацию команды.

Какие KPI у отдела закупок бывают?

KPI делятся на три уровня: финансовые, операционные и качественные.

Финансовые KPI

• Снижение затрат по сравнению с предыдущим периодом (%)

• Средняя закупочная цена (по группам товаров)

• Экономия за счёт переговоров и условий поставки

Операционные KPI

• Точность исполнения заказа (совпадение факта с планом)

• Своевременность размещения заказов

• Оборачиваемость запасов (дни)

• Доля дефицита и излишков в запасах

Качественные KPI

• Доля возвратов по качеству

• Стабильность поставщиков (по срокам и условиям)

• Количество ошибок в заказах или договорах

Какова полная форма KPI в отделе закупок?

Полная система KPI должна учитывать:

1. Общие цели бизнеса (например: сократить складские остатки на 15%)

2. Стратегические цели отдела (например: повысить оборачиваемость до 9 оборотов в год)

3. Индивидуальные цели сотрудников (например: точность расчета потребности, работа с ассортиментом)

Всё это должно быть связано с системой мотивации.

Как оценить эффективность работы?

Эффективность закупочного отдела оценивается по результатам KPI, а также:

• уровню удовлетворенности смежных отделов (логистика, финансы, продажи)

• наличию системных сбоев и проблем

• динамике ключевых метрик по кварталам/годам

KPI помогают не просто «оценить» отдел, а превратить закупки в предсказуемый и управляемый бизнес-процесс. Без метрик — только ощущения и ручное управление.

Методы оптимизации работы отдела закупок

Какие существуют методы оптимизации?
Оптимизация отдела закупок — это не одна мера, а комплекс изменений, направленных на повышение управляемости, снижение затрат и устранение ошибок. Ниже перечислены ключевые методы, которые действительно работают на практике.

1. Перераспределение функционала и ответственности

Одним из наиболее распространенных на крупных предприятиях, является разделение функциональных обязанностей между несколькими отделами. Таким образом, сужается сфера функциональных обязанностей менеджеров, что позволяет им эффективнее решать поставленные перед ними задачи.

Например:

• Один специалист работает с категориями А (высокий оборот), другой — с категориями B и C

• Один отвечает за формирование заказа, другой — за контроль остатков
  Это снижает вероятность дублирования функций и ошибок.

При этом необходимо обязательно продумать систему горизонтальной связи между такими отделами, иначе это может привести к путанице при закупках, например, может возникнуть ситуация одновременной закупки нескольких аналогов, что приведет к излишку запасов. Или, наоборот, менеджеры не закажут товар, понадеявшись друг на друга.

2. Централизация или децентрализация закупок

В зависимости от типа бизнеса, можно централизовать закупки (единый отдел закупает всё) или, наоборот, децентрализовать (каждое подразделение закупает самостоятельно, но по общим правилам).
Выбор зависит от логистики, географии и специфики товаров.

3. Регулярный пересмотр ассортимента и поставщиков

Многие издержки связаны с устаревшими позициями, дублированием аналогов и «зависшими» поставщиками. Регулярная аналитика помогает избавиться от балласта и сосредоточиться на том, что приносит оборачиваемость.

4. Повышение квалификации сотрудников

Очень выгодной методикой оптимизации отдела закупок видится планомерное повышение квалификации сотрудников. В этом случае средства, затраченные на обучение, многократно окупаются, за счет уменьшения количества ошибок при планировании и осуществлении закупочной деятельности. Обучение закупщиков в части аналитики, работы в специализированном ПО, автоматизации, работы с данными даёт быстрый эффект. Но обучение должно быть привязано к бизнес-целям и сопровождаться чёткой системой ответственности.  Здесь необходимо предусмотреть контрактные обязательства сотрудника перед предприятием, поскольку есть высокая вероятность, что конкурент, не вкладывая средств в обучение персонала, просто предложит высококвалифицированному сотруднику более высокую зарплату. Это приведет к прямым и косвенным убыткам (а возможно, и к утечке служебной информации), и данная методика окажется неэффективной.

5. Автоматизация процессов

Что эффективнее: автоматизация или увеличение штата?
Расширение команды не решает проблему неэффективных процессов — их просто становится больше.
А вот внедрение программы, которая автоматически рассчитывает заказы, отслеживает остатки и предупреждает о дефиците, позволяет работать в меньшем составе и быстрее.

Автоматизация также помогает:

• Исключить ошибки вручную

• Экономить время на рутине

• Увеличить точность заказов

• Повысить прозрачность и контроль

Многие компании идут на увеличение числа сотрудников отдела закупок. Данная методика оптимизации отдела закупок эффективна лишь до определенного момента. При чрезмерном увеличении числа сотрудников нарушается система управления, когда функции дублируются, в результате чего выполняются некачественно. При этом затраты на фонд оплаты труда возрастают многократно. Чтобы избежать этого, лучше всего составить жесткое штатное расписание и строго его придерживаться, корректируя его только в случае действительной необходимости.

В современных компаниях отделы закупок оснащаются современным программным обеспечением. Это действительно помогает оптимизировать их деятельность, но при выполнении нескольких условий. Прежде всего, нужно при помощи специалистов подобрать нужную программу, которая разработана именно для того рода деятельности, которым занимается предприятие, а это немалые финансовые вложения. На следующем этапе нужно произвести учет товара и анализ закупочной деятельности, которые следует ввести в параметры системы автоматизации закупок. Кроме того, снова становится вопрос обучения персонала, который должен научиться работать в новых условиях. Если выполнить все требования и избежать проблем, которые могут возникнуть при внедрении программного обеспечения, все затраты очень быстро окупятся и оптимизация отдела закупок будет очень эффективной. 

6. Настройка системы внутренней коммуникации

Многие сбои в закупках происходят не из-за ошибок в расчётах, а из-за отсутствия информации. Регулярные совещания, каналы связи с логистикой и продажами, единые базы данных помогают избежать недопонимания.

Методы оптимизации закупочной деятельности всегда должны опираться на анализ текущего состояния. Не существует универсального решения — только системный подход с учётом задач, ресурсов и зрелости компании.

Чек-лист: 5 шагов к оптимизации отдела закупок

Хотите быстро оценить, с чего начать оптимизацию? Вот 5 обязательных шагов:

1. Проведите аудит закупочного процесса
   Проанализируйте: как формируются потребности, по каким правилам создаются заказы, где чаще всего происходят ошибки и потери.

2. Сформируйте правила управления запасами
   Настройте минимальные и максимальные остатки, определите зоны ответственности по категориям или складам.

3. Организуйте учёт аналогов и работу с ассортиментом
   Сведите дублирующие позиции, проверьте, не закупается ли лишнее. Настройте единый справочник с группами взаимозаменяемых товаров.

4. Автоматизируйте ключевые рутинные операции
   Выберите программное решение, которое закроет задачи расчёта потребности, контроля остатков, планирования поставок.

5. Внедрите KPI и систему обратной связи
   Установите показатели для оценки работы закупщиков и проводите регулярные разборы результатов. Обратная связь и видимость прогресса — основа устойчивых изменений.

Примеры оптимизации работы отдела закупок в программе Forecast NOW!

Перед процессом оптимизации необходимо определиться с функционалом отдела закупок. Это, прежде всего, анализ и учет товара. Группа менеджеров, работающих над учетом должна выявить недостатки имеющейся системы закупок товара, которая приводит к недостатку или переизбытку запасов. Особое внимание необходимо обратить на наличие аналогов, которые способны взаимозаменяться. В этом случае, это приводит к удвоению продаж или запасов на складах, что существенно искажает реальное количество запасов и не позволяет правильно производить закупки.

Автоматизация закупочной деятельности помогает не только сократить время на рутину, но и устранить ошибки, связанные с человеческим фактором, анализ товаров и учет аналогов можно проводить аналитически, а также повысить точность и обоснованность решений. Ниже представлены практические примеры того, как программа Forecast NOW! решает ключевые задачи отдела закупок.

1. Пример учета аналогов в программе Forecast NOW!:

Аналоги задаются одним кликом мыши в программе или автоматически загружаются из учетной системы пользователя.

После этого заказ рассчитывается только для главного аналога, но при этом учитывается история продаж по всем аналогичным товарам.

2. Проведение аналитики и выявление  товаров с избыточным (недостаточным) уровнем запаса в программе Forecast NOW!

Использование категорийного менеджмента:

Видно, что, несмотря на высокие продажи мучных изделий, по ним самый высокий неснижаемый остаток. Соответственно этот остаток можно постепенно распродать, а потом стабилизировать закупки.

Второй пример:

 

По группе товаров «масло» довольно высокий дефицит (больше 20%), и вторые по группе средние продажи. Соответственно по этой группе возможно стоит увеличить уровень сервиса.

Таким образом, использование программного обеспечения существенно облегчает работу отдела закупок на стадии аналитики и учета товаров-аналогов.

Основная задача отдела закупок  - расчет объемов закупок. Делается это при помощи календарного плана, который составляется с учетом колебаний потребительского спроса на каждую из товарных позиций. Согласно этому документу, исходя из запланированной потребности, определяется план закупок товаров. Наиболее точно можно рассчитать потребность, используя принципы АВС-анализа. Для каждой группы товаров разрабатывается отдельный план реализации закупок, что позволяет планировать движение финансов на длительный период.

С помощью использования программных средств можно существенно упростить и сделать более эффективным расчет объемов закупок.

1. Программа сформирует  автоматическое расписание поставок с учетом сроков поставки, периодичности заказов и других факторов.

2. После формирования расписания поставок программа точно рассчитает объем заказов. Таким образов, ваши поставки будут точно спланированы.

Пример спланированных поставок в программе Forecast NOW!:

 

Также в компетенции менеджеров отдела закупок находится выбор поставщиков каждого вида товара. Свои предложения они передают руководству, которое утверждает окончательный список. Поставщик может подбираться на конкурсной основе, на тематических выставках или на основе личных связей. Соглашение о поставке товара закрепляется в виде договора, где должно быть прописано количество поставляемого товара и возможность изменения ассортимента. Кроме того, здесь указывается частота подвоза и уточняются логистические вопросы, а также предусматриваются штрафные санкции за невыполнение пунктов договора.

Как выбрать программу для автоматизации закупок

Автоматизация закупок — логичный шаг в развитии компании, но результат зависит не только от выбора самой программы, но и от понимания, какие задачи она должна решать.

Какие функции нужны для отдела закупок?

Хорошая программа для оптимизации закупок должна покрывать следующие блоки:

• Расчет потребности с учётом динамики продаж и остатков

• Учёт аналогов и дублирующихся позиций

• Автоматический подбор уровня страхового запаса

• Прогнозирование спроса по товарным категориям

• Анализ оборачиваемости и сезонности

• Интеграция с учётными и складскими системами (1С, ERP, WMS)

• Журнал ошибок и история расчётов

Дополнительно важны:

• гибкие настройки под логику компании;

• возможность ограниченного доступа для разных ролей;

• понятные визуализации и отчёты.

Как избежать ошибок при внедрении?

• Ошибка 1: внедрять «ради галочки»
  Без постановки целей автоматизация превращается в затратный проект с низким результатом.

• Ошибка 2: отсутствие тестового запуска
  Перед полноценным переходом важно протестировать систему, чтобы учесть специфику компании.

• Ошибка 3: недостаточная вовлечённость пользователей
  Если сотрудники не понимают, как работает система, они не будут ей доверять. Важно обучить команду и объяснить выгоды.

• Ошибка 4: автоматизация хаоса
  Программа не исправит плохо настроенные процессы — сначала нужно наладить логику закупок, а потом переносить её в систему.

• Ошибка 5: нет ответсвенного
  Обязательно должен быть куратор проекта, который будет контролировать этапы внедрения програмы.

Успешная автоматизация — это не просто покупка лицензии, а переход на новый уровень управления закупками, где решения принимаются быстрее, точнее и с меньшими рисками.

Современные требования к отделу закупок

За последние годы роль закупок в бизнесе кардинально изменилась.
Если раньше основная задача заключалась в поиске лучшей цены, то сегодня отдел закупок выполняет гораздо более стратегические функции:

• управление рисками поставок;

• повышение устойчивости цепочек поставок;

• оптимизация ассортимента и запасов на основе данных;

• интеграция закупочной функции в финансовое планирование компании.

Компании всё чаще воспринимают закупщиков как внутренних консультантов, которые помогают бизнесу не только покупать, но и зарабатывать за счёт правильной структуры закупок.

Что изменилось за последние 10 лет?

• Рост требований к скорости принятия решений
  Рынки меняются стремительно, и закупщик должен быстро адаптироваться к новым условиям.

• Повышение требований к прогнозированию спроса
  Ручные расчёты больше не справляются с задачами: требуется работа с данными, трендами, сезонностью.

• Появление новой роли: аналитик закупок
  Теперь закупщик должен не просто размещать заказы, а анализировать: как меняется спрос, какова динамика остатков, какие товары лучше оборачиваются.

• Сближение закупок с продажами и производством
  Закупки больше не могут работать в изоляции — требуется тесная координация всех подразделений.

• Фокус на снижение рисков
  Устойчивость цепочки поставок и диверсификация поставщиков стали обязательными задачами.

Какие технологии и навыки стали обязательными?

Технологии:

• автоматизация расчётов закупок;

• цифровые платформы для анализа остатков и спроса;

• интеграция с ERP и CRM-системами;

• аналитические инструменты (BI-системы).

Навыки:

• работа с большими объёмами данных;

• аналитическое мышление;

• прогнозирование спроса;

• понимание финансовых показателей (маржинальность, стоимость запасов, оборачиваемость);

• проектное управление.

Современные закупки — это не просто заключение сделок, а полноценное управление затратами, рисками и эффективностью компании через грамотное снабжение и управление запасами.

Заключение: зачем бизнесу системная оптимизация отдела закупок

Разовые изменения в процессе закупок дают краткосрочный эффект: снижение расходов на 1–2 месяца, уменьшение остатков в одном квартале. Однако без системной работы:

• процессы быстро возвращаются к исходному уровню;

• сотрудники теряют мотивацию соблюдать новые правила;

• ошибки накапливаются незаметно, и через полгода эффект нивелируется.

Причина: отсутствие устойчивой системы управления, автоматизации контроля и вовлечённости команды.

Оптимизация отдела закупок — это не разовая инициатива, а долгосрочная инвестиция в устойчивость и эффективность бизнеса.
Компания, которая выстраивает закупочную деятельность системно, получает не только финансовые выгоды, но и сильное конкурентное преимущество: быстрее реагирует на изменения рынка, снижает зависимости и стабильно обеспечивает свои потребности при оптимальных затратах.

Системная оптимизация отдела закупок включает:

• чёткую структуру задач и ответственности;

• постоянную работу с данными и аналитикой;

• настройку KPI и обратной связи;

• автоматизацию ключевых процессов;

• прозрачные процедуры планирования, учёта и контроля.

Результаты системного подхода: стабильно высокое качество обслуживания внутренних заказчиков, снижение операционных рисков, повышение оборачиваемости товарных запасов, экономия затрат на закупку и хранение.