Формирование плана закупок — это ключевой процесс, который помогает компаниям управлять запасами, снижать издержки и поддерживать высокий уровень сервиса. Без системного подхода закупки превращаются в хаос: дефициты ведут к потерям клиентов, а излишки замораживают капитал. Современные компании не могут закупать «по наитию» — нужен чёткий план. Стихийные заказы приводят либо к дефициту товаров и потерям клиентов, либо к излишкам на складе и замораживанию оборотных средств.
План закупок — это инструмент управления запасами, затратами и логистикой. Он позволяет компании прогнозировать потребности, планировать бюджеты и обеспечивать бесперебойность бизнес-процессов. В статье мы рассмотрим, что такое план закупок, какие этапы включает его формирование, какие модели организации существуют, какие ошибки чаще всего совершают компании и как автоматизация на примере Forecast NOW! помогает сделать процесс планирования более точным и эффективным.
Что такое план закупок
План закупок можно рассматривать и как документ, и как процесс. С одной стороны, это официальный внутренний документ компании, фиксирующий потребности в товарах, объёмы закупок, условия поставки и ответственных. С другой — это непрерывный процесс планирования и корректировки, который объединяет работу отдела снабжения, логистов, финансов и аналитиков. План закупок товара – это специализированный документ, определяющий потребности торгового предприятия в товарах для обеспечения его бесперебойной работы. Формирование плана закупок необходимо для того, чтобы понизить уровень сверхнормативных запасов, поддержать высокий уровень обслуживания покупателей и скоординировать графики доставки и планы реализации товаров.
Отдельно стоит различать план закупок и план-график закупок.
-
План закупок отвечает на вопросы «что и сколько нужно закупить, в какой период».
-
План-график — это календарь реализации: конкретные даты, когда и у кого будут производиться заказы.
Основные этапы формирования плана закупок
Формирование плана закупок — это пошаговый процесс, который помогает компании перейти от понимания потребностей к конкретным действиям. На каждом этапе закладывается основа для следующего: анализ потребностей определяет, что нужно купить; прогнозирование спроса показывает, когда и в каких объёмах; расчёты помогают избежать излишков и дефицитов; работа с поставщиками задаёт реальные условия исполнения; а согласование и контроль превращают план из документа в рабочий инструмент. Ошибка на любом этапе может привести к сбоям в снабжении, поэтому важно рассматривать этот процесс как единую систему, а не набор отдельных задач.
Важным этапом, без которого невозможно эффективное формирование плана закупок, является уровень взаимодействия между различными элементами логистики. При этом следует учитывать скорость выполнения заказа, особенно при необходимости его срочной доставки. Поставщик обязательно должен принимать обратно некондиционный товар, и заменять его на качественный. Эта позиция должна быть отражена в договоре. Формируя план закупок в логистике, торговое предприятие обязательно учитывает транспортные возможности поставщика. Он должен быть готов поставлять различные объемы заказанных товаров, при этом подбирая наиболее рентабельный транспорт, чтобы снизить затраты на перевозку, обеспечивая высококачественный сервис.
1. Анализ потребностей
Формирование плана закупок начинается с анализа реальных потребностей компании. На этом этапе собираются данные о продажах за прошлые периоды, текущие остатки на складе, сезонные колебания, планируемые акции и маркетинговые кампании. Важно учитывать и неудовлетворённый спрос — ситуации, когда товар отсутствовал, но потребность в нём была. Это позволяет избежать ошибок и заранее предусмотреть корректные объёмы закупок.
2. Прогнозирование спроса
Следующий шаг — оценка будущего спроса. Здесь могут использоваться разные подходы: простые статистические методы, машинное обучение, вероятностные алгоритмы для редкого спроса. Прогнозирование спроса на основе статистических данных» — обязательная часть формирования плана. Современные системы, такие как Forecast NOW!, расширяют этот подход: они учитывают сезонность, промо-акции, поведение клиентов и автоматически выбирают наиболее точный метод.
3. Расчёт объёмов и оптимальной партии заказа
После того как спрос спрогнозирован, нужно определить, сколько и какими партиями закупать. Необходимо определиться с оптимальной партией заказа, которая рассчитывается по формуле Вильсона. Это позволит избежать перерасхода средств на неликвид и долговременное складское хранение.
Этот подход используется до сих пор, но в Forecast NOW! он дополнен современными алгоритмами: расчёт страхового запаса, учёт времени выполнения и вероятностных сценариев спроса.
4. Работа с поставщиками и условиями
План закупок должен учитывать условия сотрудничества с поставщиками: сроки поставки (lead time), минимальные партии заказа (MOQ), гибкость графика. Поставщик обязательно должен принимать обратно некондиционный товар, и заменять его на качественный. Эта позиция должна быть отражена в договоре. Формируя план закупок в логистике, торговое предприятие обязательно учитывает транспортные возможности поставщика. Он должен быть готов поставлять различные объемы заказанных товаров, при этом подбирая наиболее рентабельный транспорт, чтобы снизить затраты на перевозку, обеспечивая высококачественный сервис.
Сегодня в этот блок добавляется анализ SLA, финансовой устойчивости и цифровых возможностей поставщика (EDI, интеграция в ERP).
SLA (Service Level Agreement) — соглашение об уровне сервиса, фиксирующее сроки отгрузки, допустимый процент брака и качество обслуживания; нужно для объективной оценки работы поставщика.
Финансовая устойчивость — способность поставщика стабильно выполнять обязательства без риска банкротства или срывов; проверяется по отчётности и кредитной истории, чтобы снизить риски сбоев в поставках.
EDI (Electronic Data Interchange) — электронный обмен заказами, счетами и документами без ручного ввода; нужен для ускорения процессов и исключения ошибок.
Интеграция с ERP — прямой обмен данными между системами клиента и поставщика; позволяет автоматизировать заказы, обновление статусов и контроль поставок.
5. Согласование и утверждение плана
После расчётов и проработки условий формируется годовой или квартальный план закупок. Этот документ согласовывается с финансовой службой, логистикой и руководством.
Согласование охватывает бюджетирование, стратегию закупок и привязку к плану продаж.
6. Контроль и корректировка
Даже тщательно составленный план требует регулярной проверки. Изменения рынка, рост цен, сбои поставок или новые маркетинговые акции могут быстро изменить потребности.
Контроль поставок — это ключ к тому, чтобы план оставался актуальным. В Forecast NOW! этот процесс автоматизирован: система отслеживает отклонения и пересчитывает заказы при изменении условий, помогая закупщикам оперативно корректировать действия. (текст для Жени, надо проверить)
В результате этих этапов компания получает инструмент управления, который помогает синхронизировать продажи, логистику, финансы и закупки.
Модели организации закупочной деятельности
Закупки можно организовать по-разному. Модель определяет, кто формирует план закупок, как принимаются решения и на каком уровне выстраиваются отношения с поставщиками.
Централизованная модель
Это схема, при которой все закупки ведёт единый отдел. Он отвечает за планирование потребностей, переговоры с поставщиками, заключение договоров, контроль бюджета и соблюдение стандартов. Все подразделения компании лишь подают заявки, а решения принимаются в центре.
Централизованная модель применяется в крупных холдингах, торговых сетях и компаниях с большим ассортиментом. Она обеспечивает контроль и выгоду за счёт крупных партий, но делает процесс менее гибким и иногда слишком бюрократичным.
Децентрализованная модель
Здесь каждое подразделение или филиал самостоятельно формирует план закупок, выбирает поставщиков и контролирует свой бюджет. Функции центра сведены к минимуму: он может лишь устанавливать общие правила и следить за соблюдением политики.
Такая модель подходит для распределённых компаний, где филиалы работают в разных регионах с уникальными потребностями. Она даёт гибкость и скорость реакции, но часто приводит к дублированию закупок и потере экономии на масштабе.
Гибридная модель
В этой схеме закупки делятся на стратегические и операционные. Ключевые товары или сырьё закупает центральный офис, а филиалы берут на себя повседневные закупки, необходимые для их работы.
Гибридный вариант особенно популярен в розничной торговле и производстве. Он позволяет сочетать контроль над важными категориями с гибкостью на местах. Главный вызов — грамотно разделить номенклатуру и выстроить управление.
Проектная модель
Закупки в этой модели формируются под конкретный проект. План закупок строго привязан к целям, срокам и бюджету — например, к строительству объекта, внедрению IT-системы или разработке продукта.
Эта модель применяется там, где работа компании организована проектно. Она даёт точность и прозрачность расходов, но требует тесного взаимодействия закупщиков с руководителями проектов и не всегда подходит для регулярных закупок.
Модель JIT (Just-in-Time, «точно в срок»)
К наиболее удачным концепциям, под которые происходит формирование плана закупок, является принцип «Точно в срок». Он состоит в том, что заказчик приобретает оптимальные партии товара, который прибывает в оговоренное время и полностью отвечает стандартам качества. Для достижения такого эффекта требуется установление полного взаимопонимания между поставщиком и заказчиком на всех этапах логистической цепочки, а также совместная работа по формированию ассортимента и качества поставляемых товаров.
Закупки делаются строго под потребность: товары приходят на склад только тогда, когда они нужны, и в минимально необходимом объёме. Это снижает затраты на хранение и ускоряет оборачиваемость капитала. Такой подход эффективен в производстве и торговле, где важна скорость оборота и снижение складских запасов. Но JIT требует точных прогнозов спроса и высокой надёжности поставщиков.
VMI (Vendor Managed Inventory)
Эта модель предполагает, что управление запасами у клиента берёт на себя поставщик. Он получает данные о продажах и остатках и сам решает, когда и сколько товара отгрузить.
VMI широко используется в FMCG и дистрибуции, где важно постоянное наличие товара. Она снижает нагрузку на закупщиков, но требует доверия и прозрачности, а также делает компанию более зависимой от поставщика.
SRM-ориентированная модель (Supplier Relationship Management)
Закупки строятся вокруг стратегических отношений с ключевыми поставщиками. Вместо краткосрочных сделок компания заключает долгосрочные контракты, совместно планирует закупки и согласует KPI.
Такой подход применяется в крупных компаниях, где важны стабильность и предсказуемость. Он позволяет укреплять партнёрства и добиваться лучших условий, но снижает гибкость при необходимости смены поставщика.
Ниже в таблице можно увидеть плюсы и минусы каждой из модели.
Таблица. Модели организации закупочной деятельности.
| Модель | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Централизованная | Единые стандарты, лучшие цены за счёт крупных партий, прозрачный контроль бюджета | Бюрократия, низкая гибкость, медленные процессы |
| Децентрализованная | Быстрая реакция на потребности локального рынка, автономность филиалов | Дублирование закупок, потеря эффекта масштаба, трудный контроль |
| Гибридная | Баланс контроля и гибкости, оптимизация по категориям | Сложность управления, требуется чёткое разграничение номенклатуры |
| Проектная | Привязка к срокам и бюджету проекта, прозрачность расходов | Высокая нагрузка на взаимодействие, не подходит для постоянных закупок |
| JIT («Точно в срок») | Минимальные складские запасы, снижение издержек, высокая оборачиваемость | Зависимость от поставщиков, необходимость точного прогнозирования |
| VMI | Снижение нагрузки на закупщиков, гарантированное наличие товара | Сильная зависимость от поставщика, требуются доверие и прозрачность |
| SRM-ориентированная | Долгосрочные партнёрства, стабильность условий, совместное планирование | Потеря гибкости при смене поставщиков, риск зависимости от партнёров |
Ошибки при планировании закупок
Даже при наличии опыта компании часто совершают типичные ошибки, которые приводят к дефицитам, излишкам и росту затрат. Причина в том, что планирование закупок требует учёта множества факторов: сезонности, остатков, логистических ограничений и точности прогнозов. Если хотя бы один из элементов выпадает из расчётов, весь план теряет эффективность и перестаёт отражать реальные потребности бизнеса. Рассмотрим некоторые из ошибок:
Игнорирование сезонности.
Закупки «по средним данным» не учитывают пики и спады спроса. В итоге летом не хватает мороженого, а зимой — обогревателей. План должен строиться с учётом сезонных трендов.
Отсутствие анализа остатков.
Если не учитывать складские остатки, часть товаров закупается избыточно, а часть оказывается в дефиците. Ошибка особенно критична при большом ассортименте.
Недооценка транспортных ограничений.
Даже при точном прогнозе спроса план может сорваться из-за логистики: долгих сроков поставки, минимальных партий, ограничений перевозчиков. Эти параметры должны быть встроены в расчёт.
Ручное планирование в Excel.
Таблицы Excel удобны на старте, но при сотнях SKU они превращаются в источник ошибок: сбиваются формулы, теряются данные, невозможно учесть сложные факторы.
Отсутствие гибкости.
Некоторые компании составляют план один раз в год и не пересматривают его. При изменении цен или спроса это приводит к искажению закупок. План должен быть «живым» инструментом.
Недостаточная интеграция с продажами и финансами.
Закупки часто планируются изолированно от других функций. В результате не совпадают планы продаж, бюджет и реальные закупки.
Автоматизация планирования закупок
Ручное планирование с помощью Excel и простых таблиц работает только при небольшом ассортименте. Но когда речь идёт о сотнях и тысячах SKU, процесс становится слишком сложным: растёт количество ошибок, снижается скорость принятия решений, а закупщики тратят время на рутину вместо анализа. Именно поэтому всё больше компаний переходят к автоматизированным системам, которые соединяют прогнозирование спроса, расчёт партий и формирование заказов в единый процесс.
Недостатки Excel.
При большом ассортименте ручные таблицы не позволяют учитывать сезонность, прогнозировать спрос или отслеживать ошибки в реальном времени. Excel хорош для малого бизнеса, но не для сетевых компаний или дистрибуции.
Роль ERP/BI-систем.
В ERP и BI-системах можно хранить данные, формировать отчёты и контролировать закупки. Однако встроенные модули часто ограничиваются простыми методами (средние, скользящее среднее) и не обеспечивают точного прогнозирования.
Преимущества Forecast NOW! - можно еще что-то добавить или убрать
-
Прогнозирование спроса с учётом сезонности, акций и поведения клиентов.
-
Расчёт оптимальных партий закупки (с использованием формулы EOQ и современных вероятностных моделей).
-
Автоматическое формирование заказов поставщикам с учётом сроков поставки, минимальных партий и целевого уровня сервиса.
-
Контроль исполнения и корректировка в реальном времени.
Таким образом, автоматизация позволяет перейти от ручного и реактивного управления закупками к системному процессу, где планирование, прогнозирование и контроль объединены в единую цепочку.
Кейсы и практические примеры
Эффективность формирования плана закупок лучше всего подтверждают реальные примеры. Компании из разных отраслей внедрили Forecast NOW! и смогли заметно улучшить оборачиваемость запасов, снизить дефицит и сократить трудозатраты на расчёты.
- ГК «Толедо» — до внедрения запасы держались на уровне 45–50 дней, а дефицит товаров класса А превышал 4 %. После использования Forecast NOW! оборачиваемость улучшилась на 40 % (до 27–35 дней), а дефицит сократился до 1,4–1,7 %. При этом ассортимент вырос с 70 тыс. до 100 тыс. SKU, а объём продаж увеличился на 50 % при сокращении численности закупщиков.
Читать подробный кейс. - Сеть «Порядок» — ранее формирование заказа занимало около 2,5 часов, а каждый магазин работал по своим настройкам, что приводило к ошибкам и излишкам. Forecast NOW! позволил унифицировать процессы: время подготовки заказа сократилось в несколько раз, улучшилась оборачиваемость и снизилась доля неликвидных остатков.
Читать подробный кейс. - «Лазурит» — мебельная сеть использовала Excel и 1С, что не позволяло учитывать разнообразный ассортимент (коллекции, ткани, цвета) и зависело от человеческого фактора. Forecast NOW! воспроизвёл внутреннюю логику заказов, автоматизировал расчёты и интегрировался с 1С. Сегодня система формирует заказы и прогнозы на 6–12 месяцев, разгружая категорийных менеджеров и повышая точность планирования.
Читать подробный кейс. - «Экспо-Торг» — до внедрения заказы рассчитывались вручную на основе заявок отдела продаж, что приводило к дефициту одних и избытку других товаров. С Forecast NOW! заказы формируются по всем филиалам за 10–15 минут, полный цикл обработки занимает около 1–1,5 часа. За два года использования неликвидные запасы сократились вдвое.
Читать подробный кейс.
Эти примеры показывают: современное планирование закупок — это не просто таблицы и ручные расчёты, а автоматизированный процесс, который снижает издержки, повышает точность и делает работу закупщиков более стратегической.
Заключение
Формирование плана закупок — это стратегический процесс, от которого зависит эффективность бизнеса.
Ключевые выводы:
-
Нужно учитывать характер спроса и факторы сезонности.
-
Для точности следует использовать современные методы прогнозирования.
-
Автоматизация — ключ к снижению ошибок и издержек.
-
План закупок неотделим от управления цепочками поставок.
Сегодня эти идеи дополняются цифровизацией, машинным обучением и интеграцией процессов. Компании, использующие современные системы вроде Forecast NOW!, получают конкурентное преимущество: меньше издержек, меньше дефицитов, выше уровень сервиса.
