Оптимизация закупок: пошаговое руководство, методы, примеры и KPI

Оптимизация закупок на предприятии — это не разовая акция по снижению цен у поставщиков, а системная работа по выстраиванию эффективной закупочной стратегии. От того, как именно организован процесс закупок, зависят затраты, оборачиваемость товарных запасов, надёжность поставок и устойчивость всей операционной модели бизнеса. В этой статье мы подробно разберём, что такое оптимизация закупок, какие цели она преследует, с какими проблемами сталкиваются компании, и как выстроить процесс закупочной деятельности так, чтобы он приносил не только экономию, но и управляемость, прозрачность и рост рентабельности.

Что такое оптимизация закупок?

Оптимизация закупок — это комплекс мероприятий, направленных на то, чтобы закупочная деятельность приносила бизнесу максимальную ценность при минимальных затратах. Это не только про «купить дешевле», но и про выстраивание процессов, управление рисками, эффективное взаимодействие с поставщиками, прогнозирование потребности и снижение объёма неликвидных запасов.

Оптимизация закупок включает в себя:

• анализ и пересмотр текущих процессов закупки;

• внедрение автоматизации и систем поддержки решений;

• работу с ассортиментом и аналогами;

• повышение точности расчёта потребностей;

• контроль сроков, качества и стабильности поставок;

• регулярную оценку эффективности принятых решений.

В зависимости от уровня зрелости компании оптимизация может затрагивать как отдельные процессы (например, управление запасами или выбор поставщиков), так и всю закупочную функцию в целом.

Рекомендуем прочитать:
Если вас также интересует, как оптимизировать работу закупочного отдела, рекомендуем прочитать отдельную статью на эту тему — Оптимизация отдела закупок. В ней подробно разобраны структура, цели, KPI и современные требования к закупочной команде.

Цели оптимизации закупок

Для бесперебойной работы торгового предприятия необходимо обеспечить постоянное наличие товара, предлагаемого потребителю. Организовать это можно только в том случае, если на складе есть достаточный запас товара, который немедленно может быть поставлен взамен уже проданного. Но излишнее количество страховых запасов приводит к дополнительным расходам на складирование и обеспечение сохранности товара. Кроме того, в условиях снижения спроса может образоваться неликвид, что является прямым убытком. Любая оптимизация должна иметь измеримые цели. В контексте закупочной деятельности речь идёт не только об экономии, но и о повышении эффективности всех операций, связанных с приобретением товаров, услуг и сырья.

Ключевые цели оптимизации закупок:

• Снижение затрат на закупку и хранение товаров
  За счёт пересмотра условий, планирования объёмов, снижения излишков и дублирующих позиций.

• Сокращение неликвидов и повышение оборачиваемости запасов
  Управление ассортиментом и учет спроса позволяют минимизировать «зависшие» остатки и ускорить возврат вложенных средств.

• Повышение точности закупочных решений
  Чем выше точность расчёта потребности, тем меньше вероятность дефицита или избыточного запаса.

• Обеспечение стабильности поставок
  Правильно выстроенные отношения с поставщиками, прозрачные договоры и работа с рисками позволяют избежать сбоев.

• Оптимизация затрат при закупках
  Это не только цена за единицу товара, но и все косвенные расходы: доставка, хранение, упаковка, пересортица, возвраты.

• Интеграция закупок в стратегическое управление
  Современный отдел закупок работает не изолированно, а в связке с финансами, логистикой, производством и продажами.

Цели оптимизации закупок не ограничиваются снижением расходов. Это способ повысить адаптивность бизнеса, ускорить оборот капитала и усилить конкурентные преимущества компании.

Под оптимизацией закупок понимают процесс регулирования закупочной деятельности, которая позволяет снизить затраты за счет экономии на закупке и хранении страхового запаса товара. Сэкономленные средства можно направить на расширение производства или области обслуживания, в которой работает предприятие.

Типовые проблемы в закупках и как их решать

Закупки — это одна из наиболее затратных и чувствительных к ошибкам функций компании. Даже при наличии бюджета и команды потери могут возникать регулярно, если процессы выстроены неэффективно.

Оптимизация закупочной деятельности позволит значительно уменьшить фонды, затрачиваемые на закупку, путем уменьшения цены закупаемого товара. Это достигается за счет того, что менеджеры работают с различными поставщиками и могут выбрать наиболее привлекательное предложение по соотношению цены и качества товара. Дополнительно оцениваются логистические возможности производителя, который должен наладить непрерывные поставки товаров по доступной цене. Кроме того, при заключении договора нужно прописать возможность изменить условия сотрудничества, при изменении спроса на данную категорию товара.

При работе с поставщиком случаются ситуации, когда в силу различных причин он не может вовремя доставить нужный объем товара, провоцируя его дефицит. Оптимизация закупок поможет избавиться от этой проблемы, за счет правильного распределения частоты завоза товара при минимизации объема запаса. Это позволит постоянно предоставлять широкий выбор товара, тем самым повышая уровень обслуживания клиентов.

Проблема 1: Закупки формируются «на глаз», без анализа потребностей

Суть: Закупки основываются на запросах менеджеров или субъективных ощущениях, без учёта реального спроса, оборачиваемости и остатков. В результате появляются дефициты и излишки одновременно.

Как решить:

• Внедрить регулярный пересчёт потребности на основе данных о продажах, сезонности, сроков поставок.

• Использовать инструменты прогнозирования спроса — даже простейшие модели Excel с анализом за последние 3/6/12 месяцев дадут результат.

• В идеале — подключить специализированное ПО для расчёта потребностей.

Проблема 2: Нет системы учёта аналогов

Суть: Закупается товар, который уже есть в наличии, в виде аналога (например, товар другого бренда с теми же характеристиками). Это приводит к раздутому ассортименту и неликвидам.

Как решить:

• Составить справочник взаимозаменяемых товаров и ввести его в оборот.

• Учитывать аналоги при расчёте потребности и заказов.

• Автоматизировать группировку аналогов в учётной системе или в ПО для закупок.

Проблема 3: Переизбыток медленно оборачиваемых позиций

Суть: Менеджеры часто закупают «с запасом», особенно по неликвидам. В итоге товар лежит месяцами, замораживая деньги.

Как решить:

• Внедрить ABC/XYZ-анализ, чтобы понимать, какие товары нужно контролировать чаще и глубже.

• Установить лимиты на максимальный запас по медленным позициям.

• Периодически сокращать ассортимент: избавляться от лишнего через акции, возвраты или утилизацию.

Проблема 4: Недостаток страхового запаса по ходовым позициям

Суть: Пока компания пытается сэкономить, «урезая склад», часто попадает в ситуацию дефицита по ключевым товарам.

Как решить:

• Рассчитывать страховой запас с учётом темпов продаж, срока поставки и желаемого уровня сервиса (например, 95% случаев товар должен быть в наличии).

• Ввести правило минимального остатка для группы A (ходовые товары).

• Автоматизировать предупреждение о просадке ниже минимума.

Проблема 5: Слабая связь с продажами и другими подразделениями

Суть: Отдел закупок не получает вовремя информацию о промоакциях, сезонных планах или новых SKU. Это приводит к несогласованности и задержкам.

Как решить:

• Настроить еженедельные короткие встречи с продажами, маркетингом, логистикой.

• Обеспечить единый доступ к планам продаж и акциям.

• Согласовать календарь закупок с коммерческими планами.

Проблема 6: Нет анализа эффективности поставщиков

Суть: Закупки идут «по инерции» у одного и того же поставщика, без регулярной переоценки условий, качества, сроков.

Как решить:

• Вести учёт по каждому поставщику: надёжность, своевременность, качество, отклонения.

• Установить критерии регулярного пересмотра: раз в квартал, по показателям, по снижению объёма.

• Оценивать Total Cost of Ownership (TCO), а не только цену за единицу.

Проблема 7: Всё делается вручную и в Excel

Суть: Даже если таблицы выглядят «проработано», они не защищены от ошибок, дублирования, потери данных, и не масштабируются.

Как решить:

• Использовать Excel только на этапе перехода к автоматизации.

• Постепенно внедрить ПО, в котором автоматизированы:

  • расчёт потребности,

  • работа с остатками и аналогами,

  • контроль исполнения заказов.

• Выбрать программу, которая интегрируется с текущей учётной системой (например, 1С, УТ, ERP).

Проблема 8: Нет KPI и обратной связи

Суть: Менеджеры по закупкам не получают объективную оценку своей работы. Никто не отслеживает ошибки или экономию.

Как решить:

• Внедрить KPI по точности заказов, снижению остатков, срокам поставок, экономии.

• Проводить регулярные разборы ошибок, «сухих» остатков и избыточных закупок.

• Делать это не в формате наказания, а как способ повышения прозрачности. 

 

Типовые проблемы закупок — это не случайные сбои, а системные дефекты. Решения всегда начинаются с анализа, автоматизации и согласования процессов. Если устранить даже 3–4 проблемы из списка, можно заметно сократить запасы, повысить оборачиваемость и снизить затраты без ущерба для продаж.

Методы оптимизации закупок

После выявления основных проблем важно не просто их исправить, а выстроить устойчивую систему, которая позволяет управлять закупками в разных условиях и масштабах. Ниже — методы, которые действительно работают на практике.

1. Стандартизация закупочных процедур

Разработка и внедрение регламентов позволяет сделать закупки управляемыми и прозрачными:

• правила формирования заказов;

• сроки пересмотра потребности;

• ответственные по каждой товарной группе.

2. ABC/XYZ-анализ и управление категориями

Классический и по-прежнему эффективный инструмент:

• ABC показывает, какие товары приносят основную выручку или оборот;

• XYZ — насколько стабилен спрос по каждой позиции.
  Эти данные позволяют выставлять приоритеты в закупке и контроле остатков.

3. Учёт аналогов и работа с ассортиментом

Группировка взаимозаменяемых товаров позволяет:

• сократить количество SKU;

• уменьшить закупки дублирующих позиций;

• снизить объём излишков.

4. Оптимизация страхового запаса

Расчёт страхового уровня на основе:

• скорости продаж;

• срока поставки;

• желаемого уровня сервиса (например, 95%)
  Позволяет избежать как дефицита, так и заморозки средств в складе.

5. Прогнозирование потребностей

Регулярное обновление прогноза на основе фактических продаж, сезонности, планов отдела продаж. Прогноз позволяет сформировать обоснованный заказ и подготовиться к всплескам спроса.

6. Автоматизация расчётов и контроля

Внедрение специализированных программ снимает нагрузку с сотрудников, снижает долю ручных ошибок и ускоряет работу. Автоматизация помогает:

• формировать точные заказы;

• учитывать аналоги;

• отслеживать исполнение;

• сохранять историю расчётов.

7. Постоянная обратная связь и корректировка

Любая система требует актуализации. Регулярный пересмотр параметров (например, сезонности или надёжности поставщика) позволяет закупкам оставаться гибкими и эффективными.

Таблица «Методы оптимизации закупок по уровню зрелости компании»

Уровень зрелости	Методы	Пример результата
Начальный	ABC-анализ, Excel-прогноз, ручной учёт	Появление базового контроля над запасами
Развивающийся	Учёт аналогов, страховой запас	Сокращение неликвидов, рост оборачиваемости
Зрелый	Автоматизация, интеграция с ERP	Управляемый процесс, снижение затрат

Методы оптимизации закупок — это не просто «советы», а база для построения системы управления. На практике они позволяют не только сэкономить, но и сократить потери, ускорить оборот капитала и улучшить снабжение компании.

Как оптимизировать процесс закупок: пошаговая инструкция

Оптимизация закупочной деятельности невозможна без системного подхода. На первом этапе нужно создать группу менеджеров, основной задачей которых будет упорядочить учетную систему товара. Эта группа должна произвести оценку товарных запасов, системы поставок и выявить недостатки и слабые места всей системы. Обязательно следует обратить внимание на учет аналогов одного типа товаров, которые могут полноценно взаимозаменяться. Недостаточное внимание к таким товарам может привести к удвоению продаж или остатков, что в результате выльется в неликвиды или дефицит товара.

Ниже — базовая структура, по которой можно выстроить процесс оптимизации закупок с нуля или пересобрать его в действующей компании.

Шаг 1. Провести аудит текущего процесса

Прежде чем что-то менять, важно разобраться, как работает закупка сейчас:

• по каким принципам формируется заказ;

• кто и как считает потребность;

• где чаще всего происходят ошибки и задержки;

• какие товары скапливаются на складе, а какие регулярно в дефиците.

На этом этапе выявляются слабые места, дублирующие функции, неэффективные участки.

 

Шаг 2. Установить правила и цели закупок

Нельзя оптимизировать то, у чего нет целей. Что важно определить:

• уровень сервиса (например, 95% заказов должны быть выполнены со склада);

• принципы расчета страховых запасов;

• формат взаимодействия с продажами, производством и логистикой;

• приоритетные категории товаров (ABC/XYZ-анализ);

• зоны ответственности (по группам, складам, ролям).

 

Шаг 3. Настроить учёт аналогов и очистить ассортимент

На этом этапе:

• формируются группы взаимозаменяемых товаров;

• убираются дублирующие SKU;

• проверяется, где товар заказывается в параллель, без необходимости.

Это позволяет значительно сократить объём закупок и «раздутые» остатки.

 

Шаг 4. Внедрить расчёт потребности

Расчёт должен опираться не на интуицию, а на:

• продажи за последние периоды (3–6–12 месяцев);

• прогноз спроса (с учётом сезонности);

• срок поставки и кратность;

• желаемый уровень запаса и сервисного покрытия.

Даже базовые формулы Excel с контролем остатков помогут выйти на новый уровень точности.

 

Шаг 5. Автоматизировать повторяющиеся действия

На этом этапе подключается программа, которая:

• рассчитывает заказы по правилам;

• показывает отклонения и проблемные позиции;

• сохраняет логику расчётов;

• формирует задания закупщику.

Важно: автоматизация не заменяет мышление, но снимает рутину и снижает количество ошибок.

 

Шаг 6. Внедрить контроль, аналитику и обратную связь

Что нужно контролировать:

• точность заказов;

• выполнение KPI;

• оборачиваемость по категориям;

• динамику остатков;

• ошибки и просадки по уровню сервиса.

Периодическая корректировка параметров (по сезону, спросу, акциям) позволяет системе работать гибко.

Оптимизация процесса закупок — это не разовое действие, а настройка предсказуемой системы, где каждое решение обосновано, автоматизация помогает, а закупки становятся управляемыми, а не реактивными.

Что такое оптимизация ассортимента?

Ассортимент — это основа закупки. Именно от него зависят:

• оборачиваемость товаров;

• эффективность склада;

• скорость возврата инвестиций;

• объём замороженных средств.

Оптимизация ассортимента — это процесс регулярного анализа, отбора и корректировки товарной матрицы с целью повышения прибыли и снижения издержек.

Как ассортимент влияет на эффективность закупок?

• Чем больше лишних или дублирующих позиций — тем выше расходы на хранение и закупку.

• Ассортимент напрямую влияет на оборачиваемость и точность расчётов.

• Неликвидные товары и аналоги в заказах создают «шум» и искажают планирование.

Как избежать дублирующих товаров и неликвидов?

1. Провести анализ ассортимента:

• определить, какие товары регулярно оборачиваются;
• выявить позиции без продаж за 90/180/365 дней;
• сравнить по маржинальности, скорости, стабильности спроса.

2. Сгруппировать аналоги:

• составить списки взаимозаменяемых товаров;
• настроить расчёты с учётом групп, а не отдельных SKU;
• исключить избыточные закупки товаров с одинаковой функцией.

3. Сократить ассортимент там, где это не влияет на продажи:

• особенно в категориях B и C;
• убрать «украшения» ассортимента, которые не продаются, но закупаются.

4. Интегрировать аналитику в закупки:

• оборачиваемость;
• доля в прибыли;
• индекс складского «шума» (количество SKU на единицу продаж).

Оптимизация ассортимента — важнейший шаг в снижении затрат. Без управления ассортиментом невозможно настроить обоснованные закупки, эффективно использовать склад и прогнозировать потребность.

Примеры автоматизации и оптимизации закупок в программе Forecast NOW!

Forecast NOW! — это специализированная программа для управления закупками, которая помогает компаниям принимать более точные решения, снижать издержки и минимизировать потери от дефицита или избыточных запасов. Ниже — реальные примеры того, как автоматизация процессов в Forecast NOW! позволяет оптимизировать закупочную деятельность.

В специализированном программном обеспечении анализ товаров и учет аналогов можно проводить аналитически.

 Пример учета аналогов в программе Forecast NOW!:

 

Рис. 1 Аналоги

Аналоги задаются одним кликом мыши в программе или автоматически загружаются из учетной системы пользователя.

После этого заказ рассчитывается только для главного аналога, но при этом учитывается история продаж по всем аналогичным товарам.

На следующем этапе необходимо произвести расчеты, которые повысят точность определения оптимального уровня закупок на все виды товаров.

Одним из основных параметров, влияющих на точность определения оптимального запаса, является уровень сервиса — это та вероятность, с которой мы удовлетворим спрос на товар. Чем более важен для нас товар, тем более высоким должен быть по нему уровень сервиса.

Первым способ выставления уровня сервиса является проведение кросс-ABC-анализа.

Например,

 

Рис. 2 Кросс АВС (Прибыль/ Ед. – Продажи, ед.) в программе Forecast NOW!

Результатом будет формирование групп товаров, по которым нужно установить различный уровень сервиса.

Уровень сервиса выставляется экспертным путем, возможные значения см на рис.3:

 

Рис. 3 Основные значения уровня сервиса

Более сложный способ расчета оптимального уровня сервиса доступен в программных средствах.

. В этой модели сделаны следующие предположения:

• компания теряет недополученную прибыль от дефицита товаров
• компания несет затраты по хранению товаров на складе

Соответственно оптимальной будет та точка, в которой минимизирована сумма потерь от этих двух факторов.

Поиск этой точки можно проводить через подбор уровня сервиса. Вручную сделать это невозможно, но на помощь могут прийти специализированные программы по управлению товарными запасами.

Рис. 4 Пример расчета оптимального уровня сервиса, выполненный в программе Forecast NOW!

На рисунке видно, что при плече поставки в 30 дней, затратах на хранение + стоимости альтернативных вложений в 20% оптимальным уровнем сервиса по товару будет 98%. Если мы увеличим уровень сервиса до 99%, то потери на стоимости хранения запасов будут больше, чем компенсированные потери от дефицита. И наоборот, если снизим уровень сервиса до 97%, то дефицит даст больше потерь, чем мы сэкономим на хранении.

Такой анализ можно провести по всем товарам:

 

Рис. 5 Оптимальный уровень сервиса в программе Forecast NOW!

Согласно разработанной стратегии, основанной на двухмерном АВС-анализе или подборе оптимального уровня сервиса, разрабатывается модель управления запасами. Ее важнейшей структурной частью является подбор поставщиков, у которых будет производиться закупка товара. Все они должны отвечать определенным критериям. Прежде всего, поставщик должен предоставить обширный список товаров в разных ценовых категориях. Он должен гарантировать выполнение долгосрочных заказов, с возможностью корректировки цены в зависимости от ситуации на рынке. В соглашении необходимо прописать ответственность за точность выполнения периодических заказов, что позволит свести к минимуму вероятность дефицита товара. Дополнительно рассматриваются расходы на доставку. Правильный подбор поставщика, обладающего широкими логистическими возможностями, позволит значительно снизить стоимость товара.

Чтобы процесс оптимизации закупок был максимально эффективен, необходимо ввести систему контроля закупочной деятельности. Наибольшее внимание нужно обратить на два аспекта: своевременность закупок и человеческий фактор. В первом случае, в силу разных причин менеджер может не произвести заказ вовремя. Это сразу нарушит работу всей системы и приведет к дефициту товара, что станет причиной снижения уровня обслуживания клиентов и, как следствие, к убыткам. Человеческий фактор заключается в том, что при подборе поставщиков менеджеры могут руководствоваться личными интересами для получения «комиссионных». В этом случае закупка производится не по самой выгодной схеме, а значит, рентабельность предприятия снижается.

Forecast NOW! позволяет выстроить закупки как управляемый процесс: с чёткими расчётами, автоматическим контролем и понятными рекомендациями.
Программа особенно полезна для компаний, стремящихся:

• уменьшить затраты на закупку и хранение;

• избежать ошибок при планировании;

• повысить оборачиваемость и прозрачность запасов;

• управлять рисками дефицита системно, а не реактивно.

KPI и оценка эффективности закупочной деятельности

Закупки — это не просто расходная статья, а один из важнейших рычагов управления прибылью, ликвидностью и устойчивостью компании. Но чтобы управлять, нужно уметь измерять. KPI (ключевые показатели эффективности) позволяют объективно оценивать работу отдела закупок и принимать обоснованные решения.

Как оценить эффективность закупок?

Оценка должна строиться на трёх уровнях:

1. Финансовые показатели — напрямую связаны с результатом:

• экономия на закупках (% к базовой цене или прошлому периоду);
• стоимость складских остатков;
• стоимость закупленного запаса на единицу прибыли.

2. Операционные метрики — отражают стабильность процессов:

• точность заказов;
• своевременность поставок;
• количество внеплановых закупок;
• точность прогнозирования потребности.

3. Качественные и стратегические показатели:

• оборачиваемость запасов (в днях);
• доля дефицита по SKU;
• устойчивость цепочек поставок;
• участие закупок в оптимизации ассортимента.

Какие KPI закупок применяются на практике?

 

KPI	Что измеряет	Для чего нужен
Оборачиваемость	Скорость оборота капитала	Уменьшить заморозку средств
Точность заказов	Насколько факт соответствует плану	Минимизировать дефицит и излишки
Экономия	Снижение затрат по сравнению с бенчмарком	Показать результативность переговоров и подходов
Уровень сервиса	Доля заказов, выполненных без дефицита	Обеспечить стабильность продаж
Просрочки поставок	Надёжность поставщиков и логистики	Контролировать качество исполнения
Количество SKU с неликвидами	Качество работы с ассортиментом	Повышать эффективность закупаемой номенклатуры

Оптимизация закупок — это не точечное снижение цен и не разовая кампания по сокращению остатков. Это системная работа, которая охватывает весь цикл: от формирования потребности до управления поставками и оценки результатов.

Компании, которые подходят к закупочной деятельности системно, получают ощутимые преимущества:

• снижают затраты, не жертвуя стабильностью поставок;

• ускоряют оборачиваемость запасов и высвобождают оборотные средства;

• снижают риски дефицита и избыточных остатков;

• улучшают взаимодействие между подразделениями;

• принимают обоснованные решения, а не действуют по инерции.

Чтобы избежать типичных ошибок — закупок «на глаз», дублирования позиций, ручных расчётов и несогласованности действий — нужно выстроить процесс: с аналитикой, автоматизацией, KPI и постоянной обратной связью.