Количество запасов является одним из главных критериев, обеспечивающих устойчивую работу предприятия. Причем как недостаток, так и переизбыток товарного запаса на складе приводит к тому, что предприятие несет убытки. Для того чтобы этого не случилось, необходимо правильно организовать систему закупок, которая невозможна без своевременного планирования.
Как решить проблему? Организация планирования закупок
Опыт показывает, что наиболее прогрессивным вариантом планирования закупок является внедрение специализированной программы, например, такой как Forecast NOW! О том, как выбрать программу читайте в статье: “Как выбрать систему управления товарными запасами и не потратить бюджет впустую”
Особенно актуально использование программных средств, если у вас большой товарный ассортимент, несколько складов и т.п.
Но для обеспечения ее работы необходимо провести комплекс соответствующих мероприятий.
Cистема учета и контроля движения товара
На начальном этапе создается система учета и контроля движения товара. Для этого группой сотрудников производится полная инвентаризация находящегося на складе товара. Кроме того, путем изучения накладных и прочих документов учитывается приход и расход товара по каждой позиции, а также его перемещение внутри предприятия. По результатам инвентаризации создается пакет документов, в котором регламентируется прогнозирование закупок, исходя из потребностей предприятия, с учетом изменения спроса в зависимости от сезонных колебаний и изменений рыночной конъюнктуры.
Анализ данных и выстраивание стратегии закупочной деятельности
Дополнительно к этому производится анализ данных для выявления правильной стратегии ведения закупочной деятельности. Наиболее эффективной специалисты считают систему двухмерного АВС-анализа. Он позволяет разбивать товар на группы по двум критериями, например, по прибыльности и частоте продаж. Наиболее прибыльные и часто продающиеся товары составляют группу АА, а наименее прибыльные, пользующиеся периодическим спросом – группу СС.
При планировании закупок необходимо обеспечить постоянную поставку товаров групп АА-ВВ, поскольку они хорошо продаются и имеют стабильный спрос, поэтому излишек запасов приведет к неоправданным затратам на аренду склада. А вот по группам СА и СВ следует иметь определенный страховой запас и планировать их закупку реже, но большими партиями, поскольку спрос на них нестабилен. Товары группы СС лучше всего закупать по необходимости, например, при оформлении предварительного заказа. Результаты анализа вводятся в программу, которая в соответствии с введенными параметрами будет автоматически прогнозировать заказ, как в короткой, так и длительной перспективе. Полученные данные корректируются менеджером, после чего можно оформлять заказ товара.
Пример проведения кросс-ABC анализа в Forecast NOW!
Рекомендации по планированию закупок для разных групп товаров:
Поставка товара
Исходя из данных АВС-анализа, производится выбор поставщика по различным товарным позициям. Для этого выделяется группа поставщиков, которые удовлетворяют заказчика по соотношению цены и качества товара, после чего необходимо в договоре оговорить конкретные требования по поставкам каждой товарной группы. Товары категорий АА-ВВ должны поставляться с высокой частотой, партиями под реализацию. В то же время, необходимо предусмотреть возможность крупных поставок товаров групп СА и СВ, и оперативный подвоз товаров группы СС под заказ.
Данные требования заносятся в программу для планирования закупок, после чего она предлагает наиболее удобных поставщиков, относительно введенных данных. В результате программа формирует лист предложений по каждой товарной категории, из которых только остается выбрать наиболее предпочтительные. Кроме того, она может помочь в создании календарного планирования закупок для каждого из поставщиков, что значительно облегчит работу в будущем, как заказчику, так и поставщику, который сможет планировать свою производственную деятельность.
Модели планирования закупок
Наиболее простые модели планирования закупок – по количеству товара или по времени. В первом случае закупка производится после того, как количество товара на складе снизилось до определенной отметки. Эта стратегия подходит для тех групп товаров, по которым создается значительный страховой запас, например СА и СВ, а так же АС и ВС. Поскольку спрос на них спрогнозировать довольно сложно, то их закупку целесообразно планировать именно таким способом. При этом программа при достижении критического значения будет автоматически формировать заказ на закупку данных видов товаров.
Для групп товаров АА, АВ и т.д. до категории ВВ, более удобной является стратегия закупок по времени. Поскольку эти товары пользуются стабильным спросом, и они генерируют около 80% прибыли, несмотря на то, что составляют всего 20-30 % от ассортимента, создание их страхового запаса считается нецелесообразным. Поэтому при прогнозировании закупок в параметры программы вводится их периодичность и величина партии. В результате она будет в автоматическом режиме формировать заказ, с определенным периодом, например, через день, раз в три дня или каждую неделю. Менеджеру останется только подкорректировать его и отправить в отдел поставок.
