Управление остатками на складе: как контролировать остатки товара и рассчитать норму

Закупщик открывает отчёт по остаткам: несколько тысяч строк, общая сумма — восьмизначная. Вопрос «сколько у нас лежит» закрыт за две минуты. Вопрос «сколько должно лежать» отчёт не закрывает вообще — и именно из-за него на одном складе одновременно живут неликвид на миллионы и дефицит по ходовым позициям.

Остатки — это след решений о закупке, принятых недели и месяцы назад. Управлять ими задним числом поздно: можно только распродать излишек с уценкой или экстренно везти дефицит. Настоящее управление остатками начинается на шаг раньше — с расчёта нормы, к которой остаток должен стремиться.

Разбираем по порядку:

• какие бывают остатки и почему учётный, фактический и доступный к отгрузке — разные числа;
• где вести учёт остатков и почему цифра в системе расходится с полкой;
• из чего складывается остаток и сколько денег в нём заморожено;
• какие уровни задают коридор остатка и с чем сравнивать текущий остаток;
• какими метриками контролировать остаток и что делать, когда складов несколько;
• чем всё это считать — Excel, учётная система, WMS или система планирования.

Если нужна общая картина по теме, а не конкретно по остаткам, — начните с обзорной статьи «Управление запасами», эта статья её дополняет.

Что такое остатки товара и чем они отличаются от запаса

Остатки на складе — это количество товара, физически находящегося в местах хранения на конкретный момент времени. Измеряются в штуках или других единицах учёта, в деньгах по себестоимости и в днях покрытия спроса. Последняя единица — рабочая: 400 штук могут быть и дефицитом, и запасом на три года.

Что считается складским остатком

Складские остатки — товар, который лежит в конкретном месте хранения и числится за ним в учётной системе. Ключевое слово — «место»: остаток всегда привязан к складу, а не к компании в целом. Один и тот же SKU может быть в избытке на центральном складе и в нуле в филиале, и суммарная цифра по компании этого не покажет.

Иногда встречается формулировка «товарный остаток» — это то же самое, просто акцент смещён с места хранения на товар. Сумма товарных остатков по всем складам и торговым точкам даёт остаток по компании.

Остаток или запас: в чём разница и почему их путают

В обиходе слова взаимозаменяемы, и большой беды в этом нет. Но разница есть, и она практическая.

• Остаток — факт на дату. Моментальный снимок: столько-то штук лежит прямо сейчас.
• Запас — управленческая категория. Это остаток плюс намерение: зачем он лежит, на какой период рассчитан, какой уровень сервиса обеспечивает.

Разница видна на простом вопросе. «Какой у нас остаток по позиции?» — 300 штук, ответ однозначен. «Какой у нас запас по позиции?» — а вот тут надо знать спрос, срок поставки и допустимый риск дефицита. Отсюда и вся статья: остатком нельзя управлять, пока вы не назвали норму запаса, с которой его сравниваете.

Простыми словами: остаток — это показание счётчика. Запас — это ответ на вопрос, сколько на этом счётчике должно быть.

Фактический, учётный и доступный остаток товара: три разных числа

Самая дорогая ошибка в работе с остатками — считать, что число одно. Их минимум три, и заказ, посчитанный не от того числа, гарантированно уедет в дефицит или в излишек.

Величин, которые в обиходе зовут «доступным остатком товара», на самом деле три, и путать их дорого:

Доступный к отгрузке = учётный остаток − резерв под заказы клиентов − брак и просрочка

Позиция запаса = доступный к отгрузке + партии в пути с приходом внутри срока поставки

Прогнозный остаток на дату прихода = позиция запаса − прогноз спроса за срок поставки

Первая величина отвечает на вопрос «сколько можно продать сегодня». Вторая — «сколько товара уже в вашем распоряжении, включая то, что едет»; именно она сравнивается с точкой заказа, и от неё же считается объём дозаказа до целевого уровня. Третья — «с чем склад подойдёт к моменту, когда приедет заказанная партия»; её сравнивают со страховым запасом. Проверка тут одна и та же, записанная двумя способами: позиция запаса ниже точки заказа — это ровно то же самое, что прогнозный остаток ниже страхового запаса.

Горизонт обязателен: в расчёт идут только партии, которые приедут внутри срока поставки. Партия, которая придёт через 30 дней при сроке поставки 16, до этой даты не поможет и ни в позицию запаса, ни в прогнозный остаток не входит.

Ниже — все виды остатка, откуда берётся цифра и какая ошибка с ней связана.

Пример: по позиции числится 500 штук. Из них 180 зарезервировано под отгрузку в четверг, 40 лежат в браке после повреждения при разгрузке. Доступный к отгрузке = 500 − 180 − 40 = 280 штук: столько можно продать сегодня. Ещё 120 штук отгружены поставщиком и приедут через три дня, то есть внутри срока поставки, — они входят в прогнозный остаток на дату прихода, но не в сегодняшнюю доступность. Позиция запаса здесь 280 + 120 = 400 штук, и заказ считается именно от неё. Заказ, посчитанный от 500, окажется на 100 штук меньше нужного: резерв и брак завышают базу на 220, но 120 штук уже едут и вычитаются из потребности — разница между 220 и 120 и даёт эти 100. Заказ, посчитанный от 280 без учёта едущей партии, наоборот, будет на 120 штук больше нужного — чем меньше база, тем крупнее дозаказ, и партия в пути ляжет сверху излишком.

Учёт остатков: где посмотреть и почему цифра расходится с полкой

Зачем нужен учёт остатков

Учёт остатков нужен для трёх вещей. Первая — контроль: без достоверной цифры нельзя понять, есть ли дефицит и по каким позициям. Вторая — расчёт закупки: заказ считается от доступного остатка, и ошибка в нём переезжает прямо в заказ. Третья — деньги: неликвид, которого не видно в отчёте, продолжает занимать место и обесцениваться.

Учёт держится на приёмке по документу, проведённых движениях и регулярной сверке с фактом. Приёмка проверяет количество и единицы измерения; движения — это продажи, списания, возвраты и перемещения между складами; сверка сопоставляет учётную цифру с фактической и разбирает причины расхождений. Выпадет любое звено — цифра в системе перестанет совпадать с полкой.

Где посмотреть остаток: отчёты учётной системы

Остаток смотрят в учётной системе — 1С, ERP, товароучётной программе или WMS. Отчёты называются примерно одинаково во всех конфигурациях: «Остатки товаров на складах» — количество на выбранную дату в разрезе складов и номенклатуры; «Ведомость по товарам на складах» — то же самое с оборотами за период; оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 — та же картина в деньгах, по данным бухгалтерского учёта. Все три дают учётную цифру, а не фактическую.

Оборотно-сальдовая ведомость по складу отвечает сразу на три вопроса: сколько было на начало периода, сколько пришло и ушло, сколько осталось на конец. Этим она полезнее простого отчёта об остатках: расхождение видно не как итог, а как конкретный оборот, который выбивается из ряда. Арифметика за ней стоит простая:

Остаток на конец = остаток на начало периода + приход − выбытие (продажи, списания, возвраты поставщику)

Ту же цифру считают в двух измерениях: в штуках — для управления наличием, в деньгах по себестоимости — для оценки замороженного капитала. Обе нужны, и обе получаются из одного отчёта.

Почему цифра расходится с полкой: шесть причин

Разрыв между цифрой в системе и товаром на полке возникает по шести причинам, и почти всегда это одна из них:

1. Непроведённые документы. Приход или отгрузка есть физически, в системе появятся завтра или в понедельник.
2. Пересорт. Отгрузили или приняли похожую позицию — по одной карточке минус, по другой плюс.
3. Брак и просрочка. Товар лежит и числится, но продать его нельзя.
4. Резерв. Остаток есть, но он уже чей-то.
5. Единицы измерения. Приход в коробах, расход в штуках, коэффициент пересчёта задан неверно.
6. Неучтённые перемещения между складами. Товар уехал в филиал, документ не оформлен.

Отсюда практическое правило: прежде чем расследовать «недостачу», проверьте документооборот за период. В большинстве случаев товар никуда не делся — просто цифра ещё не догнала реальность.

Из чего складывается остаток на складе

Общая цифра остатка бесполезна для решений, потому что внутри неё лежат разные по смыслу деньги. Часть работает и оборачивается, часть страхует от неопределённости, часть просто занимает место и платит за хранение. Разложите остаток по назначению — и сразу видно, где именно заморожен капитал.

Рабочий запас, страховой запас, излишек, неликвид, брак

Полезно посчитать долю каждой части в деньгах хотя бы раз в квартал. Обычно выясняется, что вопрос «куда уходят оборотные средства» имеет очень конкретный адрес: две-три товарные группы, по которым закупщик привык брать «с запасом».

Сколько денег заморожено: как оценить остаток в рублях

Стоимость остатка складывается не только из закупочной цены. Товар, который лежит, продолжает тратить деньги каждый месяц:

• стоимость капитала — деньги, вынутые из оборота, могли работать в другом месте или не браться в кредит;
• хранение — аренда или амортизация площади, паллетоместа, персонал, освещение, температурный режим;
• риск обесценивания — уценка, порча, истечение срока годности, моральное устаревание;
• страхование и налог на имущество, если он применим.

Практический приём: возьмите себестоимость неликвидной части остатка и прибавьте к ней стоимость хранения за то время, что она лежит. Именно эта цифра убеждает финансового директора начать разбор.

Отрицательные остатки: откуда берутся и что с ними делать

Отрицательный остаток — техническая ситуация, когда учётная система показывает количество меньше нуля. Физически такого не бывает: это всегда сигнал о разрыве в документообороте, а не о состоянии склада.

Типичные причины: расход провели раньше прихода; товар приняли по факту, а приходный документ оформили через неделю; пересорт — отгрузили одну позицию, списали похожую; ошибка в единицах измерения (упаковка вместо штуки).

Разовое лечение простое: перепровести документы за период и пересчитать позицию. В большинстве случаев минус исчезает сам — приход встаёт на своё место в хронологии, и остаток сходится. Но чтобы он не появился снова, нужен не запрет отрицательных остатков в настройках, а регламент: жёсткий срок проведения приходных документов, ежедневный отчёт по позициям с отрицательным остатком, выборочный пересчёт по каждому случаю. Запрет без регламента просто переносит проблему — кладовщик перестаёт отгружать, пока бухгалтерия не проведёт приход.

И здесь начинается главное. Увидеть остаток — задача учётной системы, и она с ней справляется. Но отчёт не отвечает на вопрос, который стоит денег: 400 штук на складе — это много или мало? Ответ зависит от того, сколько эта позиция продаётся, как долго едет от поставщика и насколько стабилен спрос. То есть от нормы остатка.

Норма остатка: сколько товара должно лежать на складе

Норма остатка — система уровней, задающих коридор для остатка: страховой запас внизу, максимальный уровень наверху, а точка заказа и целевой уровень отвечают на вопрос, когда и до какого объёма дозаказывать. Каждый уровень считается по связке «товар × склад» отдельно и пересчитывается при изменении спроса, срока поставки или требований к уровню сервиса. В большинстве компаний уровни не считают, а назначают по памяти закупщика — отсюда режим «то пусто, то густо».

Четыре уровня остатка: страховой запас, точка заказа, целевой и максимальный

• Страховой запас, он же минимальный и неснижаемый остаток, — резерв на всплеск спроса или задержку поставки. В обычном режиме не расходуется: пробили вниз — риск уже реализовался.
• Точка заказа — уровень, при котором пора заказывать: прогноз спроса за срок поставки плюс страховой запас. Формула верна, если позицию проверяют каждый день. Если заказы уходят по графику — раз в неделю, раз в две, — к сроку поставки прибавляют период между заказами: иначе запас проваливается ровно на один цикл. При недельном графике это около 2–3 % упущенных продаж, при двухнедельном — до 7 %.
• Целевой уровень — до чего дозаказываем: точка заказа плюс партия пополнения.
• Максимальный остаток — верхний предел того, что реально лежит на складе: страховой запас плюс партия пополнения с учётом кратности и минимальной партии поставщика. Всё выше — излишек, за который вы платите хранением.

Уровни сравниваются с разными величинами, и это принципиально. Страховой и максимальный — границы физического остатка, того, что лежит в ячейках. Точка заказа и целевой уровень — отметки для позиции запаса: остаток на складе плюс то, что уже заказано и едет. Перепутать эти две величины — самая частая ошибка при настройке уровней.

Как посчитать каждый уровень — с формулами, коэффициентами уровня сервиса, сквозным примером в цифрах и разбором позиций, где расчёт не работает (новинки, редкий спрос, товар со сроком годности), — разбираем в отдельной статье «Нормирование товарных запасов». Здесь дальше операционная сторона: как измерить фактический остаток относительно этих уровней, чем его контролировать и что делать с отклонениями.

Одна оговорка нужна сразу. Расчётные уровни редко совпадают с тем, что можно реально заказать: поставщик отгружает кратно паллете и вводит минимальную сумму заказа, поэтому фактические целевой и максимальный уровни оказываются выше расчётных. Где здесь проходит граница разумного компромисса, разбираем в статье «Оптимальная партия заказа».

Простыми словами: четыре уровня — это разметка на шкале остатка. Ниже нижней отметки начинается дефицит, выше верхней лежат деньги, замороженные в товаре.

Как анализировать остатки: метрики и отчёты

Анализ остатков на складе начинается с перевода штук в дни. Пока остаток измеряется в единицах, сравнивать позиции между собой невозможно: 50 штук по одной номенклатуре — полугодовой запас, по другой — полтора дня работы.

Остаток в днях: измеряем остаток спросом, а не штуками

Остаток в днях = текущий остаток / средний дневной прогнозный спрос

Важная деталь: в знаменателе — прогнозный спрос, а не средние продажи за прошлый период. Для сезонного товара это принципиально. Остаток зимней резины в 40 дней в августе и в ноябре — это два совершенно разных состояния склада, хотя число одно и то же.

Переведите уровни нормы в дни и сравните с ними остаток — получится рабочий рейтинг: ниже страхового запаса дефицит, выше максимального уровня излишек. Это и есть основной операционный отчёт закупщика: список отклонений от нормы, отсортированный по деньгам.

Высокий остаток при низкой оборачиваемости: что это значит

Связка «много лежит и медленно двигается» — самый частый диагноз склада, который никогда не нормировали. Причины обычно три: закупка крупными партиями ради скидки; страховой запас, назначенный «с запасом» без расчёта; ассортиментные позиции, которые давно перестали продаваться, но остались в матрице.

Оборачиваемость здесь работает как индикатор. Формулы оборачиваемости, среднего товарного запаса и запаса в днях с примерами расчёта разобраны в статье «Товарооборачиваемость: показатели товарных запасов» — дублировать их здесь смысла нет.

Метрики контроля остатков

Точность учёта — метрика, которую чаще всего не считают, а зря. Пересчитали 100 позиций, совпало 85: значит, примерно каждый седьмой заказ считается по вымышленному остатку, и никакая формула этого не исправит. Порядок действий именно такой: сначала достоверность данных, потом расчёт уровней. Сами 95 % — рабочий ориентир, а не норматив: при налаженном циклическом пересчёте по ходовым позициям обычно целятся в 97–99 %, а 95 % держат как нижнюю границу, ниже которой расчёт нормы теряет смысл.

Процесс управления остатками: шесть шагов

Контроль остатков — цикл, а не разовая акция. Он замыкается: результаты последнего шага меняют входные данные первого.

Шаги 1 и 2 подробно разобраны в отдельных статьях, шаги 3 и 4 — выше по тексту; здесь только суть и куда смотреть подробнее. Шаги 5 и 6 разворачиваем ниже.

• Шаг 1. Прогноз спроса. Сезонность, тренд, промо, аналоги, каннибализация новинками. Обзор моделей — в статье «Сравнение алгоритмов прогнозирования».
• Шаг 2. Расчёт уровней по связке «товар × склад». Уровни и то, с чем каждый сравнивается, — в разделе про норму остатка; разбор по местам хранения — в разделе про несколько складов.
• Шаг 3. Заказ. Объём заказа = целевой уровень минус позиция запаса. Равносильная запись — максимальный уровень минус прогнозный остаток на дату прихода. Смешивать пары нельзя: «целевой уровень минус прогнозный остаток» завысит каждый заказ на спрос за весь срок поставки. Дальше — округление под кратность и минимальную партию, см. раздел про виды остатка. Модель поставок — в статье «Планирование поставок».
• Шаг 4. Инвентаризация и сверка. Циклический пересчёт вместо годовой инвентаризации, ориентир по точности учёта — в разделе про метрики. По каждому расхождению нужна причина, а не только проводка «списать разницу».

Шаг 5. Контроль сроков годности и партий

Для фармы, продуктов, косметики и бытовой химии остаток без разреза по срокам годности бесполезен. Тысяча упаковок с остаточным сроком в две недели — это не запас, а будущее списание.

Рабочий минимум: партионный учёт, отгрузка по правилу FEFO (First Expired — First Out: первым уходит то, что раньше портится), отчёт по остаткам в разрезе остаточного срока годности и правило приёмки — какой минимальный остаточный срок вы вообще принимаете от поставщика. Норма остатка для такого товара упирается не в деньги, а в срок годности: заказывать больше, чем успеете продать до его истечения, нельзя ни при какой скидке.

Шаг 6. Работа с излишками и неликвидами

Излишки на складе появляются по трём причинам: ошибка учёта (пропущенный приход, пересортица, двойное списание), ошибка планирования (завышенный прогноз, слишком крупная партия, повторный заказ) и поставка сверх заказанного от поставщика. Первую лечит сверка, вторую — норма остатка, третью — приёмка по документу.

Что с ними делать: остановить закупку по позиции, перебросить излишек на склад с дефицитом, включить в акцию или набор с ходовым товаром. Излишек тем и отличается от неликвида, что товар всё ещё продаётся — просто не там и не так быстро, как рассчитывали.

Неликвид — позиция без движения дольше установленного срока. Опасен он тремя вещами сразу: деньги заморожены и не превращаются в выручку, компания платит за хранение, а место занято товаром, который мог бы приносить оборот.

Как выявлять: отчёт по позициям без движения за 30, 60, 90 дней; список позиций с остатком выше максимального уровня; проверка остаточных сроков годности. Как избавляться: уценка и распродажа, комплектация в наборы с ходовыми позициями, возврат поставщику по договору, перенос на другой канал продаж, сбор со всех складов в один лот и, если ничего не сработало, списание. Отдельная большая тема — как системно сокращать избыточный запас; она разобрана в статье «Оптимизация складских запасов».

Простыми словами: неликвид не «полежит и продастся». Каждый месяц он дешевеет и одновременно берёт с вас плату за постой. Чем позже принято решение, тем меньше денег удастся вернуть.

Вывод: шаги 1–3 определяют, каким остаток станет через месяц. Шаги 4–6 разбирают последствия решений, принятых раньше. Компании, у которых «постоянно то дефицит, то затоваривание», обычно живут только на шагах 4–6 и не доходят до первых трёх.

Остатки на нескольких складах и в распределительном центре

С появлением второго склада задача меняется качественно. Общий остаток по компании перестаёт что-либо значить: дефицит в одном филиале и излишек в другом в сумме дают ровную приличную цифру, за которой не видно ни одного, ни другого.

Почему сумма остатков по складам ничего не говорит

Отчёт «остаток по компании» показывает 3 000 штук при норме 2 800 — вроде бы всё в порядке. В разрезе по складам оказывается, что 2 700 лежат на центральном, где спрос упал, а в двух региональных филиалах по 150 при норме 500 в каждом. Продажи в этих регионах уже теряются, и отчёт об этом молчит.

Поэтому любой отчёт по остаткам должен читаться в разрезе складов, а норма — считаться для каждого из них. Единственный корректный агрегат — сумма отклонений от нормы, отдельно по дефицитам и отдельно по излишкам.

Балансировка: перемещение излишков между филиалами

Прежде чем заказывать у поставщика, стоит проверить, нет ли нужного товара внутри компании. Перемещение из филиала с излишком в филиал с дефицитом обычно дешевле и быстрее новой закупки, а заодно расчищает место на складе-доноре. Правило одно: забирать можно только то, что лежит выше максимального уровня донора. Возьмёте больше — дефицит переедет вместе с товаром, и через неделю донор будет заказывать сам.

Механику блокировки остатка на распределительном центре и правила перемещения излишков разбираем в отдельном материале — «Блокировка остатка распределительного центра и перемещение излишков».

Сбор неликвидов на распределительном центре

Разрозненный неликвид по филиалам почти не продаётся: в каждой точке лежит по три-пять штук, ни ассортимента, ни повода для акции. Собранный на одном складе, тот же товар превращается в лот, который можно уценить, выставить оптовому покупателю или включить в набор. Как это устроено, описано в разделе «Сбор неликвидов».

Остатки на маркетплейсах: чем отличаются от своего склада

Управление остатками на Wildberries и Ozon — смежная, но другая задача: там добавляются лимиты складов площадки, платное хранение по коэффициентам, сроки приёмки и распределение поставки между складами маркетплейса. Общая логика нормирования сохраняется, специфика — в разделе о работе с маркетплейсами.

Чем считать остатки: Excel, 1С и ERP, WMS, система планирования

Вопрос «какая программа для учёта остатков на складе лучше» задан неверно, потому что задач тут четыре: зафиксировать движение, найти товар в конкретной ячейке, посчитать норму и сформировать заказ. Один класс систем все четыре не закрывает.

Excel: где он ломается

Excel не «плохой» — он просто рассчитан на другую задачу. Ломается он в трёх предсказуемых местах: данные в файле устаревают в момент выгрузки; формула страхового запаса требует пересчёта разброса спроса по каждой позиции, а это уже не таблица, а расчётная процедура; и версия файла существует в трёх копиях у трёх сотрудников. Пока позиций сотня, всё это терпимо. На пяти тысячах — нет.

Что умеет WMS и чего она принципиально не считает

WMS (Warehouse Management System — система управления складом) отвечает за физику: где стоит паллета, какая партия отбирается первой, как оптимизировать маршрут комплектовщика, сколько времени занял пересчёт. Она резко повышает точность учёта — то есть чинит именно ту проблему, из-за которой учётный остаток расходится с фактическим.

Но вопрос нормы вне её компетенции по устройству. WMS не знает прогноза спроса, не оперирует уровнем сервиса и не рассчитывает страховой запас. Разделение простое и его стоит держать в голове при выборе софта:

Простыми словами: WMS отвечает на вопрос «где и сколько лежит». Система планирования запасов — на вопрос «сколько должно лежать». Это разные вопросы, и вторая система не заменяет первую, как и наоборот.

Система прогнозирования и автозаказа

Здесь считается всё, что описано в разделе про норму: прогноз спроса с учётом сезонности и промо, страховой запас от разброса продаж и уровня сервиса, точка заказа, целевой и максимальный уровень по каждой связке «товар × склад», а на выходе — готовый заказ поставщику с учётом кратности и минимальной партии. Так работают специализированные системы управления запасами, например Forecast NOW! Что это меняет в работе отдела закупок — разобрано в материале «В чём выгода для директора по закупкам».

Цифры одного из внедрений — ТОО «Барс-Nord», оптово-розничная торговля стройматериалами, Казахстан, 4 филиала. Старт в июле 2013 года, замер результатов — май 2015:

Оборачиваемость там выросла на 22 % (в Петропавловске — на 38,6 %), рентабельность запасов — на 14,4 %. Обратите внимание на сочетание: остатки снизились, а уровень сервиса при этом вырос. Это и есть признак того, что запас стал считаться, а не назначаться.

Семь ошибок в управлении остатками

1. Считать заказ от общего учётного остатка. Резервы и брак в него входят, товар в пути — нет. Результат: то повторный заказ уже проданного, то дубль того, что едет.
2. Одна норма на весь ассортимент. «Держим на 30 дней» одновременно замораживает деньги в стабильных позициях и оставляет без запаса рваные.
3. Норма без прогноза. Уровень задан по прошлогодним продажам или по памяти закупщика и не пересматривался после изменения спроса и сроков поставки.
4. Игнорирование сезонности. Остаток в днях считается по средним продажам за год, и перед сезоном склад входит в пик с нормой межсезонья.
5. Сверка раз в год. Между инвентаризациями учётный остаток расходится с фактическим настолько, что расчёт заказа идёт по недостоверным данным.
6. Оценка остатка в штуках. Пока остаток не переведён в дни покрытия и в рубли, приоритезировать разбор невозможно — непонятно, с чего начинать.
7. «Полежит — продастся». Неликвид не улучшается со временем: он продолжает занимать место и обесцениваться. Решение по нему дешевле принять на шестом месяце, чем на восемнадцатом.

Частые вопросы

Что такое складские остатки простыми словами?
Это товар, который физически лежит на складе на конкретную дату. Измеряют его в штуках, в деньгах по себестоимости и в днях покрытия спроса. Последняя единица информативнее всего: она сразу показывает, на сколько хватит текущего остатка при обычных продажах.

С чего начать проверку учёта остатков?
С замера точности: пересчитайте выборку из 50–100 ходовых позиций и посмотрите, по скольким фактический остаток совпал с учётным. Ниже 95 % — разбирайте документооборот: непроведённые приходы, пересорт, неоформленные перемещения между складами, ошибки в единицах измерения. Пока точность не выросла, считать нормы и заказы бессмысленно: расчёт пойдёт по недостоверной базе.

Что такое товарные остатки?
То же, что складские остатки, только акцент смещён с места хранения на товар: объём продукции, которая лежит на складе или в торговом зале и ещё не продана. Сумма товарных остатков по всем складам и точкам даёт остаток по компании — но принимать решения по этой сумме нельзя, нужен разрез по складам.

Что такое минимальный остаток на складе?
Это страховой запас — нижний уровень, который лежит на случай отклонений и в обычном режиме не расходуется. Его часто путают с точкой заказа: точка заказа выше и считается как прогноз спроса за срок поставки плюс страховой запас. Сравнивают с ней не то, что лежит на полке, а позицию запаса — остаток за вычетом резервов и брака плюс партии в пути. Позиция запаса опустилась до точки заказа — пора заказывать; физический остаток опустился до минимального — что-то уже пошло не по плану.

Чем остаток отличается от запаса?
Остаток — факт на дату, снимок количества. Запас — управленческая категория: сколько должно лежать, на какой период и под какой уровень сервиса. Остаток измеряют, запас рассчитывают и нормируют.

Как посчитать остаток товара на складе?
Учётный остаток берётся из отчёта учётной системы на дату. Для продажи нужен доступный к отгрузке: учётный минус резервы под заказы клиентов, минус брак и просрочка. Для расчёта заказа — прогнозный остаток на дату прихода: доступный плюс партии в пути, которые приедут внутри срока поставки, минус прогноз спроса за этот срок. Фактический остаток проверяется пересчётом, потому что с учётным он совпадает не всегда.

Что такое неснижаемый остаток на складе и как его рассчитать?
Это минимальный уровень запаса по позиции, ниже которого опускаться нельзя. В банках тем же словом называют минимальную сумму на счёте — к товарным запасам это отношения не имеет, термины просто совпали. Корректный способ — считать его как страховой запас: от разброса дневного спроса, срока поставки и выбранного уровня сервиса. Формула и коэффициенты уровня сервиса разобраны в отдельной статье о нормировании товарных запасов. Норматив «на N дней» проще, но не различает стабильные и нестабильные позиции.

Откуда берутся отрицательные остатки?
Из документооборота, а не со склада. Расход провели раньше прихода, приход оформили с опозданием, случился пересорт, перепутали единицы измерения, не оформили перемещение между складами. Разовое лечение — перепровести документы за период и пересчитать позицию. Чтобы минус не возвращался, нужен регламент проведения документов и ежедневный отчёт по отрицательным позициям, а не запрет в настройках.

Как часто нужно снимать остатки?
Полная инвентаризация — по регламенту компании, обычно раз в год. Для управления остатками этого мало: нужен циклический пересчёт, когда ходовые и дорогие позиции проверяют раз в месяц, а редкие и дешёвые — раз в квартал. Ориентир — точность учёта не ниже 95 % по проверяемым позициям.

Чем WMS отличается от системы управления запасами?
WMS управляет складом физически: адресное хранение, приёмка, отбор, партии и сроки годности. Она знает, где и сколько лежит. Система управления запасами считает, сколько должно лежать: прогноз спроса, страховой запас, точка заказа, целевой уровень. Компании с большим складом обычно нужны обе, они решают разные задачи и обмениваются данными.

С чего начать

Порядок в остатках наводится четырьмя шагами, каждый из которых даёт результат сам по себе и не требует нового софта.

1. Почините доступный остаток. Проверьте, что в расчёте заказа учитываются резервы, брак и товар в пути. Это самая дешёвая правка с самым быстрым эффектом.
2. Измерьте точность учёта. Пересчитайте выборку из 50–100 ходовых позиций и посмотрите долю совпадений с учётными данными. Ниже 95 % — сначала документооборот, потом всё остальное.
3. Переведите остаток в дни. Постройте отчёт «остаток в днях покрытия» и отсортируйте по деньгам. Верх и низ списка покажут, где лежат замороженные средства и где вы теряете продажи. Позиции с редким спросом — меньше одной продажи в неделю — из основного отчёта уберите: знаменатель у них близок к нулю, покрытие уходит в бесконечность, и весь верх списка займут товары, которые продаются раз в квартал. Их оценивают иначе: временем с последней продажи и суммой остатка.
4. Посчитайте норму хотя бы по группе А — это 20 % позиций, дающих около 80 % оборота; если ABC-классификации нет, отсортируйте ассортимент по продажам в деньгах за год и возьмите верхние 20 %. Страховой запас — от разброса спроса и выбранного уровня сервиса, точку заказа как «прогноз спроса за срок поставки + страховой запас» — а если заказы уходят по графику, а не ежедневно, прибавьте к сроку поставки период между заказами; целевой уровень — точка заказа плюс партия пополнения, максимальный — страховой запас плюс та же партия. Объём заказа = целевой уровень минус позиция запаса, округлённый вверх до кратности упаковки и не ниже минимальной партии поставщика. Уровни сервиса задайте разные для стабильных и нестабильных позиций, дальше расширяйте на остальной ассортимент. Формулы, коэффициенты уровня сервиса и сквозной пример — в статье «Нормирование товарных запасов».

Пересчёт уровней по одной позиции с проверкой выгрузки занимает минуты две. На 5000 SKU это больше 160 часов — месяц работы одного человека на один пересчёт, а пересчитывать надо регулярно: группу A раз в месяц, B раз в квартал, C раз в полгода, плюс внеочередной пересчёт при смене поставщика или срока поставки. На 5000 SKU при типовом делении ABC набегает 600–800 часов в год — это почти половина рабочего года одного человека, потраченная на пересчёт, который не меняет ассортимент и не приносит продаж. Такой расчёт автоматизируют системы прогнозирования спроса и управления запасами — например, Forecast NOW!, который считает уровни и формирует заказ на данных вашей учётной системы. Проверить, что изменится на вашем ассортименте, можно так: прогнать модель на своей истории продаж за прошлые периоды и сравнить, каким был бы остаток и уровень сервиса по каждой позиции, с тем, что получилось фактически.