Система управления запасами — это набор правил, который отвечает на два вопроса: когда сделать заказ и сколько заказать. Всё остальное (учёт, отчёты, согласования) обслуживает этот расчёт. Базисных систем две — с фиксированным размером заказа и с фиксированным интервалом: различаются тем, какой из двух параметров зафиксирован. Остальные производны от них.
Ниже — механика каждой системы, её параметры и формулы расчёта с числовым примером. Если нужен общий разбор темы — целей, видов запасов, методов и технологий — он в статье Управление запасами: цели, методы, модели и современные технологии.
Основные системы управления запасами
Поскольку условия работы предприятий разные, способ пополнения запасов выбирают под них: фиксированный размер заказа, фиксированный интервал между поставками или комбинированный способ — в чистом виде первые две работают редко. Различие удобно свести в таблицу: что задано жёстко, что пересчитывается, при каких условиях система работает.
Все четыре системы оперируют одним набором параметров, поэтому термины стоит развести сразу — в учебниках и в отчётах они называются по-разному.
Параметры системы управления запасами:
Гарантийный (страховой) запас — уровень запаса к моменту получения поставки; резерв на задержку поставщика или всплеск спроса.
Пороговый уровень запаса, он же точка заказа — остаток, при достижении которого пора размещать заказ.
Максимально желательный запас — целевой уровень, до которого при заказе поднимают позицию запаса. Физический пик на складе будет ниже на расход за срок поставки: пока партия едет, товар продолжает уходить.
Текущий запас — фактический остаток на момент проверки.
Размер заказа и интервал времени между заказами — то, что в каждой системе либо фиксируется, либо пересчитывается.
Система управления запасами с фиксированным размером заказа
Данная система удобна для формирования запасов товаров, спрос на которые непостоянен. В этом случае, заказ поступления новых товаров оформляется тогда, когда текущий уровень запаса снизится до критического уровня. Поставки производятся равными партиями, при этом промежуток времени между поставками может быть разным.
Плюсы и минусы
- Плюс. Партия всегда одна и та же — объём заказа не рассчитывают, а логистику под него настраивают один раз.
- Минус. Нужен постоянный учёт остатков и точно рассчитанная точка заказа.
- Минус. Интервалы между поставками разные — сложнее планировать работу склада.
Что положено в основу системы с фиксированным размером заказа
В основу положен оптимальный размер заказа — та величина партии, при которой суммарные затраты на размещение заказа и на хранение минимальны. Логика простая: раз объём партии здесь константа, выбирать его наугад нельзя, иначе система будет либо возить мелочь слишком часто, либо замораживать деньги в складе. Всё остальное — пороговый уровень, гарантийный запас — считается уже вокруг этой величины.
Будет полезно: Оптимальный размер заказа: формула, пример и ошибки расчёта — как считается оптимальная партия по формуле Уилсона и какие ошибки чаще всего ломают расчёт.
Формулы: гарантийный запас, точка заказа, максимум
Для настройки системы нужны четыре величины: среднесуточный расход Qсут, срок выполнения заказа tвып, возможная задержка поставки tзад и оптимальный размер заказа Qопт. Из них считаются три параметра.
Гарантийный (страховой) запас: Зг = Qсут × tзад Пороговый уровень (точка заказа): Зпор = Зг + Qсут × tвып Максимально желательный запас: Змакс = Зг + Qопт
Сравнивают не физический остаток, а позицию запаса: остаток минус резерв под клиентские заказы плюс размещённые и ещё не пришедшие партии. Термин тот же, что в статье об управлении остатками, и это важно: «доступный к отгрузке» в учётных системах означает другое — товара в пути там нет. Пороговый уровень отвечает за момент заказа: пока едет партия, запас расходуется, и к приходу поставки на складе должен остаться ровно гарантийный запас. Максимально желательный запас — отметка для позиции запаса, а не для полки. Физический пик считают отдельно: из максимально желательного вычитают расход за срок поставки. Место на складе и связанные деньги оценивают по нему, а не по максимально желательному.
Посчитаем на одной позиции. Среднесуточный расход — 40 ед., срок поставки — 5 дней, поставщик может опоздать на 2 дня, оптимальная партия — 500 ед.
Проверим систему на двух сбоях. Поставщик опоздал на 2 дня — за это время уйдёт 80 ед., ровно гарантийный запас: дефицита нет, но резерв обнулён, и следующая задержка уже даст пустую полку. Спрос вырос на 20 %, до 48 ед. в день, — точка заказа 280 наступит на 1,2 дня раньше, система сама отреагирует, но гарантийный запас теперь покрывает не 2 дня задержки, а 1,7. Отсюда правило: параметры пересчитывают при изменении спроса, а не раз в год.
Простыми словами: пороговый уровень — это отметка на баке, на которой водитель едет на заправку, чтобы доехать до неё не на парах. Гарантийный запас — те самые пары, которые должны остаться.
Применяют такую систему прежде всего к дорогим позициям группы A по ABC-анализу: цена ошибки высока, и непрерывный учёт остатков себя окупает.
Автоматизировать сигнал можно, задав точку заказа не в единицах, а в днях покрытия: порог сам пересчитается в штуки при изменении среднесуточного расхода. В примере окно — срок поставки плюс типичная задержка, 7 дней. В Forecast NOW! точка заказа работает так при ежедневном расписании заказа: пока внутри окна дефицит не прогнозируется, заказ откладывается; когда порог срабатывает, система заказывает до оптимального запаса, а не фиксированной партией.
Заказ формируется, когда прогнозируемый остаток опускается ниже рассчитанного порога:
Система с фиксированным интервалом поставки
Система с фиксированным интервалом поставки — модель, в которой заказы оформляются через равные промежутки времени, а размер партии каждый раз пересчитывается по остатку.
Думать, когда заказать, не нужно, но объём заказа надо просчитать точно, чтобы товаров хватило до следующей поставки.
Расчет размера заказа производится по формуле:
Размер заказа: q = Змакс − позиция запаса Змакс — максимально желательный запас (верхняя граница); позиция запаса — остаток минус резерв под клиентские заказы плюс товар в пути. (в учебниках те же величины обозначают qmax — максимально желательный запас, qнал — текущий запас, qстр — гарантийный запас)
Гарантийный запас отдельно прибавлять не нужно: он уже сидит внутри Змакс.
У формулы Зг = Qсут × tзад есть граница, о которой стоит сказать прямо: она закрывает только опоздание поставщика. Колебания спроса ею не закрыты — именно поэтому в примере ниже возникает дефицит 56 единиц, и это свойство формулы, а не невезение. Чтобы задать уровень сервиса, к гарантийному запасу добавляют слагаемое вида k × σ × √tвып, где σ — разброс дневного спроса, а k — коэффициент под нужную долю циклов без дефицита. Расчёт k разобран в статье «Страховой запас: определение, методы, формулы и примеры».
Как рассчитать интервал между заказами
В учебниках эта же система называется системой с фиксированным интервалом времени между заказами. Интервал не берут «раз в неделю, потому что удобно» — его выводят из той же оптимальной партии, что и в первой системе:
I = N ÷ (S ÷ Qопт) — то же самое: I = Qопт ÷ Qсут, в примере 500 ÷ 40 = 12,5 дня
I — интервал между заказами, дней;
N — число рабочих дней в периоде;
S — потребность за период, ед.;
Qопт — оптимальный размер заказа, ед.
N и Qсут берут в одних днях: либо рабочих, либо календарных.
Максимально желательный запас: Змакс = Зг + Qсут × (I + tвып)
Змакс = 80 + 40 × (12 + 5) = 760 ед.
Срок поставки в формуле обязателен: заказ размещают в день проверки, а приходит он через плечо поставщика. Покрывать надо не интервал, а интервал плюс плечо — иначе система уходит в дефицит каждый цикл.
Полученное число округляют до удобного графика — под дни отгрузок поставщика или логистическое плечо. Дальше считаем тот же товар, что и выше: 250 рабочих дней, потребность 10 000 ед., оптимальная партия 500 ед.
Один и тот же товар, две системы — и разные слабые места. Фиксированный размер заказа сам ловит ускорение спроса, потому что смотрит на остаток каждый день; фиксированный интервал между проверками слеп, и промах прогноза превращается в дефицит. Зато он устойчивее к сбоям поставщика: график заказов не сдвигается, и несколько опозданий подряд система переживает без перенастройки. Отсюда практический вывод: фиксированный интервал требует более точного прогноза спроса, а не более частого контроля склада.
Важное замечание: округление интервала — не формальность. Сдвиг с 12 до 14 дней при тех же параметрах поднимает верхнюю границу запаса с 760 до 840 ед., то есть добавляет к складу 10 % товара, который просто ждёт своей очереди.
В Forecast NOW! создаётся расписание заказов (как часто мы делаем заказы) и расписание поставок для каждого поставщика (какие у него сроки доставки и на какой период мы планируем склад):
После того, как параметры расписания заказов и поставок заданы, Forecast NOW! автоматически сформирует календарь заказов и рассчитает заказы: если оптимальный запас по позиции выше прогнозируемого остатка, заказ формируется.
Комбинированный способ управления запасами
Комбинированные системы производны от двух базисных: совмещают проверку по расписанию с контролем уровня запаса. Их две — минимум-максимум (она же двухуровневая) и пополнение до постоянного уровня. Двухбункерная схема стоит отдельно: способ реализовать фиксированный размер заказа без учётной системы.
Будет полезно: Оптимизация запасов - как сбалансировать уровни запасов, минимизировать риски дефицита и избежать излишков – ключевые принципы оптимизации товарных остатков.
Система минимум-максимум
Остатки проверяются по расписанию, как при фиксированном интервале, но заказ размещается не всегда: только если на день проверки позицию запаса опустился до минимума или ниже. Заказывают до максимума — его же называют целевым уровнем. Обе границы считаются из уже знакомых величин:
Минимум (нижняя граница): Зmin = Зг + Qсут × (I + tвып) Максимум (верхняя граница): Змакс = Зmin + Qсут × I × 2 Размер заказа: q = Змакс − позиция запаса
На нашей позиции это 80 + 40 × 17 = 760 и 760 + 960 = 1720 ед. Минимум выше точки заказа из первой системы (280 ед.), потому что между проверками сигнала нет: после пропущенной проверки ждать надо интервал плюс плечо. Экономия минимум-максимума не в низком минимуме, а в редком крупном заказе: партия берётся на два интервала, поэтому заказов вдвое меньше — около 10 в год. Поэтому минимум-максимум ставят на дешёвые позиции, где оформление и доставка партии стоят дороже лишнего дня запаса.
Система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня
Система с пополнением до постоянного уровня — надстройка над фиксированным интервалом. Здесь к расписанию добавлен второй сигнал — пороговый уровень: если спрос резко вырос и позиция запаса провалилась ниже него между проверками, заказ размещается досрочно. Сравнивать порог с физическим остатком здесь нельзя: пока партия едет, остаток продолжает падать, и система будет каждый день дозаказывать уже едущий товар. На нашей позиции это поднимает пик склада с 560 до 2720 ед. Заказывают в обоих случаях до постоянной верхней границы. На нашей позиции это порог 280 ед. и верхняя граница 760 ед.
Плата за такую страховку — двойной контроль: нужно и вести расписание, и следить за остатком.
Двухбункерная система
Способ реализовать фиксированный размер заказа без учётной системы. Запас делится на две части: пока расходуется первая, вторая не трогается. Как только первая заканчивается, размещается новый заказ фиксированного размера; во второй части лежит расход за время поставки плюс гарантийный запас. Отдельного учёта остатков не требуется — сигналом служит сам факт вскрытия второй партии, поэтому схема держится там, где остатки в реальном времени вести нечем.
Где минимум-максимум перестаёт работать
Нижняя и верхняя границы рассчитываются по прошлому спросу и живут до следующего пересмотра. Всё, что происходит со спросом между пересмотрами, система не видит: при росте продаж она исправно заказывает до старого максимума и упирается в дефицит, при спаде — так же исправно поднимает запас до уровня, который больше не нужен. После проверки, на которой заказ не сработал, пополнения ждать интервал плюс плечо — 17 дней, ровно то, на что и рассчитан минимум. Дефицит в минимум-максимуме начинается не с малого роста: на нашей позиции он появляется примерно с половины сверх среднесуточного расхода, тогда как фиксированный интервал ломается уже при росте на десятую-восьмую часть. Платят за устойчивость запасом: средний остаток около 1020 ед. против 340 у двух других систем — втрое больше замороженных денег на том же товаре. Слабость минимум-максимума не в дефиците, а в цене этой страховки, поэтому его и ставят на дешёвые позиции.
Лечится это не отказом от системы, а частотой пересмотра границ и прогнозом: если границы пересчитываются по свежим данным о продажах, сезонности и акциях, система остаётся рабочей. Такой пересчёт по всей номенклатуре и автоматизируют системы прогнозирования спроса, например Forecast NOW!
Сценарии применения: склад, производство, розница, фарма
Одна система на всю номенклатуру не ставится почти никогда.
Выбор системы упирается в четыре фактора:
- Расходы на хранение. Чем дороже день хранения, тем ниже держат верхнюю границу и тем чаще заказывают мелкими партиями.
- Расходы на доставку. Дорогая или редкая машина работает в обратную сторону: партию укрупняют, интервал растягивают, запас растёт.
- Потери из-за отсутствия нужных товаров. Высокая цена дефицита поднимает гарантийный запас и требует ежедневного контроля остатка, а не проверки по расписанию.
- Предпочтения покупателей. Если позицию не заменяют аналогом, а уходят к конкуренту, дефицит стоит дороже своей закупочной цены — и это меняет расчёт границ.
Шесть данных, без которых не настроить ни одну систему: среднесуточный расход по позиции, срок выполнения заказа, типичная задержка поставщика, стоимость хранения единицы, стоимость размещения одного заказа и требуемый уровень сервиса. Первых трёх достаточно, чтобы посчитать гарантийный запас и точку заказа; остальные нужны для размера партии и границ.
Будет полезно: Системы управления товарными запасами — классы решений, критерии сравнения и что спрашивать у поставщика системы.
Частые вопросы
Что такое система управления запасами?
Набор правил, определяющих момент и объём заказа: когда заказывать и сколько.
Какие бывают системы управления запасами?
Базисных две: с фиксированным размером заказа и с фиксированным интервалом времени между заказами. Производные от них — с установленной периодичностью пополнения до постоянного уровня и минимум-максимум.
Что положено в основу системы с фиксированным размером заказа?
Оптимальный размер заказа. Партия здесь константа, поэтому её считают по формуле Уилсона, а пороговый уровень и гарантийный запас выстраивают вокруг неё.
Как называется уровень запаса к моменту получения поставки?
Гарантийный, он же страховой запас. Считается как среднесуточный расход, умноженный на возможную задержку поставки: Зг = Qсут × tзад.
Чем точка заказа отличается от порогового уровня запаса?
Это одно и то же, разные названия одного параметра. Формула: Зпор = Зг + Qсут × tвып.
Что такое система минимум-максимум?
Комбинированная система: остатки проверяют по расписанию, заказ размещают только при падении позиции запаса до минимума и всегда до максимума. Подходит дешёвым позициям с дорогой операцией заказа.
Чем система с фиксированным размером заказа отличается от системы с фиксированным интервалом?
В первой постоянен объём партии и плавает дата заказа, во второй наоборот. Первая требует ежедневного учёта остатков, вторая — точного прогноза спроса.
Грамотное управление запасами держится на показателях эффективности, нормировании и логистике поставок. Об этих аспектах — в следующих материалах:
-
Ключевые показатели эффективности управления запасами - Статья рассматривает основные метрики, такие как оборачиваемость запасов, коэффициент покрытия, дефицит, упущенная прибыль. Даёт понимание, как оценивать эффективность управления запасами.
-
Нормирование товарных запасов - Статья объясняет, как рассчитывать нормативный уровень запасов, чтобы минимизировать издержки и не допускать дефицита.
-
Логистика и цепи поставок - Статья анализирует ключевые процессы цепочек поставок, влияющие на своевременное пополнение запасов и оптимизацию затрат.
-
Модели управления запасами - Статья разбирает модели, на которых строится расчёт момента и объёма заказа.
-
Фиксированная модель заказа и модели с нефиксированным расписанием поставок - Статья сравнивает расписания поставок и их влияние на размер партии.
